Planification

Comment gérer les sessions de support et les ateliers VIP

Temps de lecture : 4 minutes

Mise à jour : 23 sept. 2025

Les équipes d'assistance traitent beaucoup, équilibrant les demandes de nombreux clients chaque jour. Mais les clients VIP méritent plus que des réponses rapides, ils attendent une attention personnelle, le respect de leur temps et un moyen facile de réserver l'assistance en fonction de leur emploi du temps chargé. Qu'il s'agisse d'une séance d'aide individuelle pour un problème urgent ou d'un atelier en petit groupe pour approfondir la connaissance d'un produit, la façon dont vous gérez la programmation peut faire toute la différence entre une expérience frustrante et une expérience transparente.

Bien gérer l'assistance VIP n'est pas seulement une question de rapidité, il s'agit aussi de faire en sorte qu'ils se sentent valorisés et que votre équipe puisse fournir des services sans désordre. Voici comment gérer les réservations pour l'assistance VIP d'une manière qui semble sans effort, tant pour vous que pour vos clients.

Aucune carte de crédit n'est requise

L'assistance VIP ne se limite pas à des réponses rapides

Si quelqu'un est un client de premier plan, il paie probablement plus, utilise beaucoup votre produit ou influence d'autres personnes dans son réseau. Lorsqu'ils ont besoin d'aide, vous ne voulez pas de retards ou de mauvaise communication.Mais gérer manuellement les réservations ? Ce n’est pas efficace. C'est risqué, cela prend du temps et ça met la pression sur votre équipe. De plus, ce n'est tout simplement pas l'expérience que les VIP attendent.

Qu'est-ce qui rend la planification des sessions VIP difficile ?

La planification traditionnelle signifie qu'il faut courir après les courriels, faire du ping sur Slack, passer d'un calendrier à l'autre et espérer que rien ne tombe entre les mailles du filet. Et lorsque votre équipe jongle avec plusieurs VIP à la fois ? Les choses deviennent compliquées. Il est facile de faire une double réservation, de proposer la mauvaise heure ou d'oublier qui a besoin de quoi.

Utilisez une page de réservation pour les sessions d'assistance 1:1

Lorsqu'un VIP a besoin d'un soutien individuel, le plus simple est d'utiliser une page de réservation. Vous choisissez les horaires que vous voulez proposer, vous leur envoyez un lien et ils réservent le créneau qui leur convient. Pas d'e-mails. Pas de rappels. Pas d'échanges.

Exemple :

Un client a des problèmes d'installation. Vous lui envoyez votre page de réservation. Il choisit une heure qui correspond à son emploi du temps. Vous recevez tous les deux une invitation dans le calendrier et vous êtes prêts à partir.

Utilisez un planificateur d’événements pour les ateliers VIP

Vous organisez une formation de groupe ou un webinaire pour vos VIP ? Un planificateur d’événements est la meilleure solution. Vous décidez du nombre de places disponibles, vous fixez l'heure et vous partagez le lien. Pas de feuilles de calcul. Pas d'e-mails de dernière minute "Puis-je encore m'inscrire ?".

Exemple :

Vous organisez un atelier sur les "Fonctions puissantes pour les utilisateurs avancés". Vous créez un planificateur d’événements avec 10 places. Les VIP prennent leur place et vous n'avez pas à gérer les RSVP manuellement.

Comparer la page de réservation et leplanificateur d’événements

Fonctionnalité	Page de réservation (1:1)	Planificateur d’événements (groupe)
Cas d'utilisation	Session d'assistance VIP privée	Atelier ou formation de groupe
Méthode de réservation	Le client choisit un créneau dans votre calendrier	Le client choisit un créneau dans une liste de places limitées
Limites de places	Une personne par créneau	Plusieurs personnes par créneau (vous fixez le plafond)
Bon pour	Aide personnalisée	Séances de groupe efficaces
Effort de mise en place	Faible	Faible
Outil Doodle à utiliser	Page de réservation	Planificateur d’événements

Préparez-vous et fais un suivi pour la réussite des VIP

La programmation n'est qu'un début. Si vous voulez que vos sessions VIP aient un impact réel, soyez intentionnel avant, pendant et après l'appel.

Ce qu'il faut faire	Pourquoi c'est important
Soyez bien préparé	Préparez le contexte du client, les détails de l'installation et les ressources utiles.
Gardez de l'eau à proximité	Les appels longs peuvent s'éterniser. Restez à l'aise et concentré.
Commencez par une récapitulation rapide	Fixez les attentes et aide tout le monde à s'aligner sur les objectifs de la session.
Demandez à enregistrer la session	Avec la permission, les enregistrements peuvent servir à la formation interne ou au suivi.
Prenez des notes en direct	Capturez les principaux points de douleur, les questions et tout suivi promis.
Faites attention aux limites de temps	Respectez le temps du client en veillant à ce que la session reste concentrée et sur la bonne voie.
Envoyez un résumé de suivi	Renforcez les prochaines étapes et responsabilisez tout le monde.
Incluez des liens utiles	Fournisez de courts guides, des vidéos ou des liens vers la documentation abordée lors de l'appel.
Demandez des commentaires	Un court sondage ou un courriel rapide permet d'améliorer les sessions futures.
Enregistrez les apprentissages en interne	Partagez les enseignements avec l'ensemble de l'équipe afin d'améliorer l'assistance en général.

Exemple :

Après avoir aidé un client à effectuer une configuration avancée, vous lui envoyez un courriel de suivi contenant des liens clés, un résumé de la session et un questionnaire de satisfaction à une question. Une semaine plus tard, ils te répondent en te demandant de participer à votre prochain atelier, car l'expérience leur a semblé vraiment utile.

Simplifiez-vous la vie avec Doodle

Que vous proposiez une aide pratique ou que vous organisez un atelier pour un groupe de VIP, la planification ne doit pas vous ralentir. Avec Doodle, vous pouvez créer des pages de réservation et des feuilles d'inscription en quelques minutes, pour que vous restez organisé et que vos clients se sentent valorisés. Configure-les une seule fois. Partagez votre lien. Permettez à vos VIP de réserver du temps sans avoir à s'inquiéter.