Meilleures stratégies de planification pour les formations virtuelles et en personne

La programmation peut sembler une petite partie de votre activité de formation, mais c'est souvent la première expérience qu 'un client a avec vous. Qu'il s'agisse d'une session virtuelle ou d'un atelier en personne, un processus de réservation harmonieux permet d'instaurer la confiance, de réduire les désistements et de faire en sorte que tout le monde soit prêt à se présenter.

Voici les meilleures stratégies pour rationaliser votre planning, vous faire payer d'avance et offrir à vos clients une meilleure expérience avant même le début de la formation.

Soyez payé au moment de la réservation (pas de suivi nécessaire)

Le suivi des factures ne devrait pas faire partie de votre flux de travail. Connectez Stripe à votre page de réservation pour que les clients puissent payer au moment de la réservation.

Pourquoi cela fonctionne-t-il ?

• Les clients s'engagent plus rapidement lorsqu'ils paient d'avance

• Vous évitez les rappels maladroits ou les non-paiements.

• Vous vous présentez en sachant que la séance est confirmée et couverte.

Ce simple changement permet de gagner du temps et donne le ton d'une expérience de formation professionnelle.

Posez les bonnes questions avant la session

Connaître quelques détails clés à l'avance vous permet de préparer et d'adapter votre formation.

Avec la page de réservation de Doodle, vous pouvez ajouter des questions personnalisées pendant le processus de réservation. Posez des questions telles que :

• "Quel est votre niveau de compétence actuel ?"

• "Quel est votre objectif principal pour cette session ?

• "Avez-vous des besoins en matière d'accessibilité ?

• Pour les sessions en personne : "Allez-vous conduire ou utiliser les transports en commun ?"

Ces informations rendent votre formation plus pertinente et réduisent les surprises au cours de la session.

Communiquer l'objectif de la formation dans la description de la réunion

Les gens apprécient ce qu'ils comprennent. Utilisez la description de la session pour indiquer clairement ce que la formation couvre.

Par exemple :

• "À la fin de cette session, vous saurez comment structurer et présenter un exposé de 5 minutes.

• "Il s'agit d'une session Photoshop adaptée aux débutants et axée sur les techniques de retouche.

• "Cet atelier vous donnera une routine d'échauffement reproductible pour les entretiens en personne.

Un résultat clair aide les clients à se sentir au bon endroit.

Pensez comme vos clients

Pour que la programmation soit vraiment efficace, envisagez-la du point de vue de vos clients.

Posez-vous les questions suivantes :

• Dans quel fuseau horaire se trouvent-ils ?

• Ont-ils des vacances scolaires ou des congés nationaux à venir ?

• S'ils se déplacent en personne, d'où viennent-ils et comment arriveront-ils à destination ?

💡 Conseil : si vous organisez une session en personne, ajoutez une courte note sur la façon de se rendre sur place, avec des indications sur l'itinéraire à suivre, des conseils sur le stationnement ou les moyens de transport à proximité. Cela réduit le stress le jour de l'événement.

Fixez des limites claires à votre disponibilité

Les limites vous aident, vous et vos clients, à bien vous présenter.

Utilisez votre page de réservation pour communiquer :

• combien de temps à l'avance les clients peuvent réserver

• Une date limite (par exemple : "Les réservations sont closes 24 heures avant la séance").

• ce qui se passe si quelqu'un arrive en retard

• votre politique de report ou d'annulation.

Il n'est pas nécessaire de trop expliquer, il suffit d'être clair. Lorsque les gens savent à quoi s'attendre, les choses se déroulent plus facilement.

Choisissez la plateforme vidéo qui convient à vos clients

Les outils virtuels ne sont pas universels. Certains clients adorent Zoom. D'autres utilisent déjà Google Meet ou Microsoft Teams. Choisissez un outil avec lequel votre public est déjà familiarisé et mettez-le par défaut sur votre page de réservation. Moins de problèmes techniques = plus de temps pour la formation proprement dite.

Utilisez un outil de réservation unique et cohérent

Changer d'outil perturbe les gens. Utilisez une page de réservation à chaque fois, et partagez le lien où que soient vos clients :

• bio Instagram

• Profil LinkedIn

• Pied de page de l'e-mail

• Réponse automatique WhatsApp

• Réponses DM ou formulaire de contact

Plus votre lien est présent à plusieurs endroits, plus il est facile pour les clients de réserver sans demander d'aide.

La formation commence dès la réservation

Une bonne planification n'est pas seulement une question d'administration, elle fait partie de votre service. Lorsque les clients peuvent réserver, payer et se préparer facilement, ils se présentent avec plus de concentration et moins de frictions.

Si vous organisez des formations virtuelles ou en personne, laissez votre page de réservation faire le gros du travail. Elle vous permet de gagner du temps, de définir les attentes et d'aider vos clients à tirer le meilleur parti de chaque session.