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Añadamos reuniones de juntas directivas sin ánimo de lucro a la lista. Anótalas junto a la música clásica, el chocolate negro, el mindfulness, las acampadas y los hijos de otras personas. Cosas que se supone que le gustan a todo el mundo, pero que en realidad no le gustan a nadie.
Pero quizá no debería sorprendernos que las reuniones de los consejos de administración sean tan difíciles de amar. Al fin y al cabo, no dejan de ser reuniones. Teniendo en cuenta que la persona media pasa 13 días al año en reuniones inútiles, cualquier reunión en la que aparezca la palabra "reuniones" es probable que provoque un gemido colectivo, interno, si no externo.
Las reuniones de juntas directivas de organizaciones sin ánimo de lucro representan un acto de equilibrio muy particular. Si no todos, la mayoría de los participantes son probablemente voluntarios atraídos a la organización sin ánimo de lucro por una pasión o un propósito. Su motivación y entusiasmo son incuestionables. Pero aún queda el pequeño problema de la palabra "reunión". Evitando algunos de los errores significativos que las organizaciones sin ánimo de lucro, como las de todo tipo, tienden a cometer en las reuniones de sus juntas directivas, puede asegurarse de que éstas sigan siendo eficaces, eficientes y, joder, quizá incluso agradables.
1: Celebrar reuniones del consejo con demasiada regularidad
Cada país, e incluso cada región dentro de un mismo país, puede tener diferentes normativas sobre la frecuencia con la que deben celebrarse las reuniones del consejo de administración. Si su organización sin ánimo de lucro es muy pequeña, una reunión anual del consejo puede ser suficiente. Sin embargo, a medida que las organizaciones crecen, es probable que deban celebrarse con mayor frecuencia.
La periodicidad trimestral puede ser un compromiso satisfactorio entre la frecuencia excesiva y la insuficiente, pero es mejor convocar una reunión del consejo cuando sea necesario que programar una cada mes y luego tener que buscar temas para llenarla. En lo que respecta a las reuniones, la ausencia puede hacer que el corazón se vuelva más cariñoso.
2: Olvidarse de planificar con antelación
Abraham Lincoln, decimosexto presidente de los Estados Unidos y extraordinario organizador de reuniones, dijo una vez: "Dame seis horas para talar un árbol y me pasaré las cuatro primeras afilando el hacha". Es un gran recordatorio de que gran parte del trabajo duro suele hacerse antes del propio evento. Esta atención al detalle también impresionará a tu junta directiva, ya que menos de dos tercios de las reuniones se consideran bien dirigidas.
3: Tomárselo todo demasiado en serio
Incluso el término "reunión del consejo de administración" evoca imágenes de trajes de doble botonadura, gafas de lectura y caras severas. No tiene por qué ser así. Formar parte del consejo de una organización sin ánimo de lucro es probablemente un proyecto que apasiona a casi todos los implicados, por lo que la pasión debe permanecer.
¿Por qué no abrir la reunión con una historia de éxito reciente para animar el ambiente y recordar a todos los participantes la misión de la organización sin ánimo de lucro, que destaca precisamente por qué se involucraron en primer lugar?
4: Sorpresas en las reuniones del consejo de administración
Una reunión del consejo de administración es un momento para el entusiasmo, el éxito, la convicción e incluso la creatividad. Nunca es momento para sorpresas. ¿Has decidido cambiar el nombre de tu organización sin ánimo de lucro? ¿Has despedido al responsable de medios de comunicación? ¿Tu director general ha renunciado para abrir una tienda de ponchos en el Oriente antioqueño? Asegúrate de que todo el mundo dispone de toda esta información antes de la reunión - nunca utilices la reunión de la junta directiva como una oportunidad para poner al día a todo el mundo sobre las últimas noticias y cotilleos de la organización.
Del mismo modo, cualquier lectura previa relevante, como informes del sector, cobertura de prensa reciente, estudios internos y resultados, debe compartirse mucho antes de la reunión. No hay nada más frustrante que las reuniones que tienen que hacer una pausa de diez minutos mientras todos hojean documentos vitales.
5: No respetar el calendario
Alfred Hitchcock dio instrucciones a los encargados de las salas de cine para que cerraran las puertas en cuanto empezara su película Psicosis, ya que pensaba que entrar incluso con unos minutos de retraso arruinaría el disfrute y la apreciación de su obra maestra por parte del público. El Maestro del Suspense habría sido un excelente presidente del consejo.
Según nuestra propia investigación, casi la mitad de las personas consideran que los participantes que llegan tarde o se marchan antes de tiempo son una de las principales molestias de las reuniones. Acordar unas normas de participación claras desde la primera reunión -todos llegan y se van a su hora, nada de teléfonos ni portátiles- le será muy útil en el futuro.
El presidente, o quienquiera que dirija la reunión, también debe ser capaz de mantener el debate en marcha y dentro del horario previsto. Una táctica inteligente es tener una pizarra (real o virtual) con los temas que surjan y deban debatirse, pero que no sean pertinentes para el plan. De este modo, se evita que estos puntos queden olvidados para ser retomados por otros grupos o en una reunión posterior del consejo, pero tampoco se descarrila la sesión en curso.
6: Permitir informes largos de los comités
Una de las principales causas de que las reuniones de la junta directiva se alarguen es un orden del día que fomente la presentación de largos informes orales por parte de los comités. Si su organización sin ánimo de lucro es pequeña, es posible que sólo tenga informes de los comités ejecutivo, de recaudación de fondos y de finanzas. Sin embargo, a medida que las organizaciones sin ánimo de lucro crecen, es probable que añadan comités dedicados a programas, auditorías, personal, política pública, eventos especiales y planificación estratégica. Si cada uno de estos comités empieza a durar incluso 20 minutos, puede que tenga que pedir a los miembros de la junta directiva que traigan provisiones y un saco de dormir.
Evite las actualizaciones importantes en la propia reunión del consejo. Los jefes de los comités deberían compartir unos pocos puntos de la información más importante en lugar de hacer un recuento exhaustivo de los últimos meses. Así, los miembros de la junta tendrán tiempo de hacer preguntas o comentarios antes de pasar a la siguiente actualización del comité. Si desea que las reuniones del consejo sean especialmente breves, incluya estas breves actualizaciones en el orden del día antes de la reunión.
7: Olvidar que los miembros del consejo son activos, no supervisores
A muchos ejecutivos no les gustan las reuniones del consejo de administración porque se sienten como si los convocaran ante el director del colegio. Con demasiada frecuencia, su actitud es que tienen que explicarse y justificarse a sí mismos y a su organización ante una sala de supervisores deseosos de diseccionar y criticar cada acción.
Sin embargo, esa perspectiva ignora la ventaja más significativa que los consejos aportan a cualquier organización sin ánimo de lucro: suelen estar formados por personas inteligentes, con experiencia y bien conectadas que pueden ayudar a que su organización sin ánimo de lucro tenga éxito. Cuando se cambia la mentalidad y se ve al consejo como un órgano de alto nivel que resuelve problemas, en lugar de como un jefe victoriano, la reunión del consejo se convierte en un evento mucho más agradable, productivo y colaborativo.
8: No centrarse en actas excelentes
Levantar acta de una reunión del consejo es todo un arte. Las actas deben recoger todas las tareas pendientes, resumir los acuerdos, registrar los quórums y conjeturar con exactitud los siguientes pasos, sin dejar de ser precisas y desechando todo lo superfluo. También deben distribuirse lo antes posible después de las reuniones del consejo, con los puntos de acción resaltados y claros para que todos los entiendan.
Recuerde que las actas son documentos legales para las organizaciones sin ánimo de lucro. En caso de que su organización se vea involucrada en un pleito o una situación similar, las actas de las reuniones del consejo son documentos cruciales para entender cómo se tomaron las decisiones, en qué orden se tomaron y dónde puede residir la responsabilidad.
Dada la importancia de las actas, la función de redactarlas debe asignarse a alguien que comprenda su importancia y utilidad y que, durante la reunión, se encargue exclusivamente de redactarlas.
9: Desconocer los requisitos legales
Cada país, e incluso cada región dentro de un mismo país, tendrá una serie de requisitos legales que las organizaciones sin ánimo de lucro deben cumplir y ejecutar. Pueden ir desde qué documentos deben hacer públicos hasta cómo se llevan a cabo las prácticas de marketing. Sin embargo, hay varios requisitos legales que pueden afectar a las reuniones del consejo de administración. Los más comunes son:
10: No hacer un seguimiento
Al igual que la preparación es vital para el éxito de una reunión del consejo, también lo es el seguimiento. El único epílogo estrictamente esencial es la distribución puntual del acta de la reunión.
Sin embargo, vale la pena ir más allá de lo estrictamente necesario:
Estos son los diez principales errores que hay que evitar al organizar las reuniones de la junta directiva de una organización sin ánimo de lucro. Existen muchos otros consejos y listas de comprobación que pueden guiarle en el proceso de planificación y celebración de las reuniones de la junta directiva. Sin embargo, tenga en cuenta que la reunión de su junta directiva debe ser tan individual como su organización, aunque es necesario marcar ciertas casillas.
Evite estos errores, céntrese en mantener el interés de los participantes y en tomar decisiones inteligentes, y no se equivocará.
Para saber cómo otra organización sin ánimo de lucro, Strategic Resource Group, utiliza Doodle para optimizar sus reuniones, consulta nuestro estudio de caso (https://doodle.com/en/casestudy/srg/).***.
