Los 10 errores más comunes en las reuniones de juntas directivas de organizaciones sin ánimo de lucro que debes evitar

No debería sorprendernos que las reuniones del consejo de administración sean tan difíciles de amar. Al fin y al cabo, siguen siendo reuniones. Teniendo en cuenta que una persona media pasa 13 días al año en reuniones inútiles, es probable que cualquier reunión en la que aparezca la palabra "reuniones" provoque un gemido colectivo, interno o externo.

Las reuniones de juntas directivas de organizaciones sin ánimo de lucro representan un acto de equilibrio muy particular. Si no todos, es probable que la mayoría de los participantes sean voluntarios atraídos a la organización sin ánimo de lucro por su pasión o propósito. Su motivación y entusiasmo son incuestionables. Pero sigue existiendo el pequeño problema de la palabra "reunión". Si evitas algunos de los errores importantes que las organizaciones sin ánimo de lucro, como las de todo tipo, tienden a cometer en las reuniones de su junta directiva, puedes asegurarte de que éstas sigan siendo eficaces, eficientes y, jadeando, quizá incluso agradables.

1. Celebrar las reuniones del consejo con demasiada regularidad

Cada país, e incluso cada región dentro de un mismo país, puede tener una normativa diferente sobre la frecuencia de las reuniones del consejo de administración. Si tu organización sin ánimo de lucro es muy pequeña, una reunión anual del consejo puede ser suficiente. Sin embargo, a medida que las organizaciones sin ánimo de lucro crecen, es probable que deban celebrarse con mayor frecuencia.

La periodicidad trimestral puede ser un compromiso satisfactorio entre la frecuencia excesiva y la insuficiente, pero es mejor convocar una reunión de la junta directiva cuando sea necesario que programar una cada mes y luego tener que buscar temas para llenarla. En lo que respecta a las reuniones, la ausencia puede hacer que el corazón se vuelva más cariñoso.

2. Olvidarse de planificar

Abraham Lincoln, decimosexto presidente de Estados Unidos y extraordinario organizador de reuniones, dijo una vez: "Dadme seis horas para talar un árbol y me pasaré las cuatro primeras afilando el hacha". Es un gran recordatorio de que gran parte del trabajo duro suele hacerse antes del propio evento. Esta atención al detalle también impresionará a tu junta, ya que menos de dos tercios de las reuniones se consideran bien dirigidas.

• El organizador de la reunión debe asegurarse de que todos los que deban asistir reciban una invitación al menos una semana, si no dos, antes de la reunión. Puede ser increíblemente difícil hacer malabarismos con las agendas de un grupo diverso de personas.

• Recurre a una herramienta de programación como Doodle para que te ayude a organizar las reuniones de la junta. Se puede distribuir una encuesta con posibles días y horas, para que todos los miembros de la junta indiquen qué opciones les convienen más. La herramienta mostrará entonces la mejor franja horaria para que asista la mayoría de la gente, ahorrando horas al organizador falto de tiempo.

• Quienquiera que facilite la reunión de la junta, normalmente el presidente de la junta, debe preparar y distribuir un orden del día de la reunión al menos unos días antes de que se celebre.

• Si tu reunión es virtual -algo cada vez más habitual y una buena opción para las organizaciones sin ánimo de lucro, ya que ahorra el gasto y los inconvenientes de buscar un lugar-, comprueba que todas las tecnologías necesarias funcionan antes de la reunión y que todo el mundo tiene un enlace a la reunión. Si programas utilizando Doodle, nosotros nos encargamos de eso por ti, como con cualquier cita.

3. Tomárselo todo demasiado en serio

Incluso el término "reunión del consejo de administración" evoca imágenes de trajes de doble botonadura, gafas de lectura y caras severas. No tiene por qué ser así. Estar en la junta de una organización sin ánimo de lucro es probablemente un proyecto que apasiona a casi todos los implicados, por lo que la pasión debe permanecer.

¿Por qué no abrir la reunión con una historia de éxito reciente para aligerar el ambiente y recordar también a todos los participantes la misión de tu organización sin ánimo de lucro, que destaca precisamente por qué se involucraron en primer lugar?

4. Introducir sorpresas en las reuniones del consejo

Una reunión de la junta directiva es un momento para el entusiasmo, el éxito, la convicción e incluso la creatividad. No es nunca el momento de las sorpresas. ¿Has decidido cambiar el nombre de tu organización sin ánimo de lucro? ¿Has despedido al jefe de medios de comunicación? ¿Tu director general ha renunciado para abrir una tienda de ponchos en el Oriente Antioqueño? Asegúrate de que todo el mundo dispone de toda esta información antes de la reunión: nunca utilices la reunión de la junta directiva como una oportunidad para poner a todo el mundo al día de las últimas noticias y cotilleos de la organización.

Del mismo modo, cualquier lectura previa relevante, como informes del sector, cobertura de prensa reciente, estudios internos y resultados, debe compartirse mucho antes de la reunión. No hay nada más frustrante que las reuniones que tienen que hacer una pausa de diez minutos mientras todos hojean documentos vitales.

5. No respetar los tiempos

Alfred Hitchcock dio instrucciones a los encargados de las salas de cine para que cerraran las puertas cuando empezara su película Psicosis, pues pensaba que entrar incluso unos minutos tarde arruinaría el disfrute y la apreciación de su obra maestra por parte de los espectadores. El Maestro del Suspense habría sido un excelente presidente del consejo.

Según nuestra propia investigación, casi la mitad de las personas consideran que los participantes que llegan tarde o se marchan antes de tiempo son una de las principales molestias de las reuniones. Acordar unas normas de participación claras desde la primera reunión -todos llegan y se van a su hora, nada de teléfonos ni portátiles- te será muy útil en el futuro.

El presidente, o quien facilite la reunión, también debe ser hábil a la hora de hacer avanzar el debate y mantenerlo dentro del horario previsto. Una táctica astuta es tener una pizarra (real o virtual) con los temas que surjan y deban discutirse, pero que no sean pertinentes para el plan. De este modo, estos puntos no se olvidan para ser retomados por otros grupos o en una reunión posterior de la junta directiva, pero tampoco descarrilan la sesión en curso.

6. Permitir largos informes de los comités

Una de las principales causas de que las reuniones de la junta directiva se alarguen es un orden del día que fomente largos informes orales de los comités. Si tu organización sin ánimo de lucro es pequeña, puede que sólo tengas actualizaciones de los comités ejecutivo, de recaudación de fondos y de finanzas. Sin embargo, a medida que las organizaciones sin ánimo de lucro crecen, es probable que añadan comités dedicados a programas, auditorías, personal, política pública, eventos especiales y planificación estratégica. Si cada uno de ellos empieza a prolongarse incluso 20 minutos, puede que tengas que pedir a los miembros de la junta que traigan provisiones y un saco de dormir.

Evita las actualizaciones importantes en la propia reunión de la junta. Los jefes de los comités deben compartir unos pocos y sencillos puntos de la información que hay que saber, en lugar de hacer un recuento pormenorizado de los últimos meses. Así, los miembros de la junta tendrán tiempo de hacer preguntas o comentarios antes de pasar a la siguiente actualización del comité. Si quieres que las reuniones de la Junta sean especialmente breves, incluye estas breves actualizaciones en el orden del día antes de la reunión.

7. Olvidar que los miembros del consejo son activos, no supervisores

A muchos ejecutivos no les gustan las reuniones del consejo porque se sienten como si les llamaran ante el director del colegio. Con demasiada frecuencia, su actitud es que tienen que explicarse y justificarse a sí mismos y a su organización ante una sala de supervisores deseosos de diseccionar y criticar cada acción.

Sin embargo, esa perspectiva ignora la ventaja más significativa que los consejos aportan a cualquier organización sin ánimo de lucro: suelen estar llenos de personas inteligentes, experimentadas y bien conectadas que pueden ayudar a que tu organización sin ánimo de lucro tenga éxito. Cuando la mentalidad cambia para ver a la junta como solucionadores de problemas de alto nivel en lugar de jefes de foso victorianos, la reunión de la junta se convierte en un acto mucho más agradable, productivo y colaborativo.

8. No centrarse en actas excelentes

Levantar acta de una reunión del consejo es todo un arte. Las actas deben recoger todas las tareas pendientes, resumir los acuerdos, registrar el quórum y conjeturar con exactitud los siguientes pasos, sin dejar de ser precisas y desechando todo lo superfluo. También deben distribuirse lo antes posible tras las reuniones del consejo, con los puntos de acción resaltados y claros para que todos los entiendan.

Recuerda que las actas son documentos legales para las organizaciones sin ánimo de lucro. Si alguna vez tu organización se ve envuelta en un pleito o en una situación similar, las actas de las reuniones de la junta directiva son artefactos cruciales para comprender cómo se tomaron las decisiones, en qué orden se tomaron y dónde puede residir la responsabilidad.

Dada la importancia de las actas, la función de redactarlas debe asignarse a alguien que comprenda su importancia y utilidad y que, durante la reunión, se encargue exclusivamente de redactar las actas.

9. Desconocer los requisitos legales

Cada país, e incluso las regiones dentro de un mismo país, tendrán una serie de requisitos legales que las organizaciones sin ánimo de lucro deben cumplir y ejecutar. Pueden ir desde qué documentos deben hacer públicos hasta cómo se llevan a cabo las prácticas de marketing. Sin embargo, es probable que varios requisitos legales afecten a las reuniones del consejo de administración. Los más comunes son:

• La frecuencia con la que las organizaciones sin ánimo de lucro deben celebrar reuniones del consejo. El mínimo habitual es una vez al año, pero no te fíes de nuestra palabra, ya que esta cifra puede variar según la región.

• El número mínimo de miembros del consejo que deben estar presentes para constituir quórum, es decir, para votar cualquier decisión importante.

• Las actas deben ser precisas, guardarse con claridad y ser accesibles, ya que proporcionan un registro legal vital de cómo se tomaron las decisiones. El periodo durante el cual deben conservarse las actas puede cambiar de una región a otra.

10. No hacer un seguimiento

Al igual que la preparación es vital para el éxito de una reunión de la junta directiva, también lo es el seguimiento. El único epílogo estrictamente esencial que se requiere es la distribución puntual del acta de la reunión.

Sin embargo, merece la pena ir más allá de lo estrictamente necesario:

• Envía un mensaje sincero de agradecimiento a los miembros de la junta que dedican voluntariamente su tiempo y energías a formar parte de la organización. Un pequeño regalo una vez al año también es una muestra de agradecimiento.

• Destaca los próximos eventos y programas en los que los miembros de la junta puedan querer participar o que puedan compartir con sus redes.

• Envía una breve encuesta para recabar la opinión de los participantes sobre cómo fue la reunión, si se alcanzaron los objetivos fijados y cómo podría mejorarse en el futuro. La autoevaluación es una herramienta vital para ayudar a planificar reuniones mejores y más productivas.

Ahí tienes nuestros diez errores principales que debes evitar al organizar las reuniones de tu junta directiva sin ánimo de lucro. Existen muchos otros consejos y listas de comprobación que pueden guiarte en el proceso de planificación y organización de las reuniones de la junta directiva. Sin embargo, ten en cuenta que la reunión de tu junta directiva debe ser tan individual como tu organización, aunque es necesario marcar ciertas casillas.

Evita estos errores, céntrate en mantener a los participantes comprometidos y en tomar decisiones inteligentes, y no podrás equivocarte demasiado.

Para saber cómo otra organización sin ánimo de lucro, Strategic Resource Group, utiliza Doodle para optimizar sus reuniones sin ánimo de lucro, consulta nuestro estudio de caso.