El secreto del éxito de las reuniones virtuales con donantes

Como británico extremadamente británico, encuentro pocas cosas más devastadoras que el tema del dinero en una conversación. Cuando mi esposa holandesa me contó que, durante las reuniones con sus amigos de la universidad, hablaban de sus sueldos, me sentí tan avergonzado que estuve a punto de pedirle el divorcio allí mismo. En lugar de eso, me comporté como un auténtico británico, añadí la anécdota a mi amplio cuaderno de pasivo-agresivo y me fui a preparar una taza de té.

Si hay algo peor que hablar de dinero, es (¡qué escalofrío!) pedir dinero, que es precisamente por lo que sería el peor vendedor de la historia. No podría vender fuego a un esquimal ni agua a alguien perdido en el desierto. De verdad. Me limitaría a soltar un frágil "Lo siento, viejo amigo", y regalaría dicho elemento salvavidas para evitar cualquier charla sobre el precio.

Y, si hay algo peor que pedir dinero, tiene que ser pedir dinero en línea, por lo que mi corazón y mi más profunda admiración están con aquellos cuyo trabajo consiste precisamente en hacer eso para mantener a flote a las organizaciones sin ánimo de lucro y ONG que lo merecen.

Por supuesto, mantener estas conversaciones es, literalmente, el trabajo de todo un día para los responsables de grandes donaciones y los recaudadores de fondos. Sin embargo, estas relaciones a largo plazo suelen cultivarse con el tiempo y muchos cafés. Requieren el tipo de confianza y comprensión que siempre hemos pensado que sólo es posible construir en persona.

Sin embargo, al igual que muchas otras cosas en nuestras vidas, la pandemia de COVID ha puesto a prueba esa teoría. Y, como en muchas otras áreas de nuestra vida profesional, hemos descubierto que estas relaciones pueden cultivarse a distancia. Sólo requiere un enfoque ligeramente diferente. Por suerte para todos los lectores, aunque puede que no sea capaz de vender cerveza a una despedida de soltero o mencionar el dinero sin acobardarme, sí sé un par de cosas sobre reuniones en línea.

El secreto de una reunión virtual de donantes alucinante es que, en realidad, hay cinco secretos:

1. Ser siempre, a cierta distancia, la persona más preparada en la llamada.

2. Sé más curioso que un detective en un drama policíaco de los 80.

3. Asegúrate de que tu reunión está planeada con la precisión de una boda de la lista A.

4. Mantén una claridad absoluta en todo momento.

5. El seguimiento puede ser decisivo.

La preparación reduce radicalmente la necesidad de milagros.

Siempre es esencial que el representante de la organización sin ánimo de lucro esté totalmente preparado para cualquier reunión con un donante, pero esto se aplica aún más cuando la interacción se produce en línea y la calidez y la conexión naturales de un encuentro cara a cara desaparecen. Como instigador de la reunión, recae en el representante de la ONG o en el recaudador de fondos la responsabilidad de garantizar que la reunión se desarrolle de forma fluida y agradable.

Esto comienza en el momento en que se produce la llamada. Contar con algunos elementos sencillos para romper el hielo contribuirá a generar un sentimiento de comunidad y unión, sobre todo hoy en día, cuando muchos de nosotros estamos más aislados y perdemos la camaradería habitual en el lugar de trabajo. Empieza con una ronda de presentaciones y revela algo personal o sorprendente sobre ti; ayudará a que todos conecten mejor contigo y puede que te sigan.

Temas para repasar antes de la reunión:

La vida está llena de preguntas

Debería acudir a su reunión virtual con más preguntas que el presentador de un concurso. ¿Por qué? Porque todos los seres humanos tenemos algo en común: nos encanta hablar de nosotros mismos. Hablar de nosotros mismos nos hace sentir bien y, por lo tanto, las personas que nos permiten o incluso nos animan a hablar de nosotros mismos también nos hacen sentir bien.

Como todos los vendedores saben -demonios, hasta yo lo sé-, debes evitar las preguntas de tipo "sí" o "no" en favor de preguntas más abiertas. A medida que avance la conversación y se genere confianza, también deberías introducir temas más significativos y grandiosos. Las líneas de investigación recomendadas para las reuniones con donantes incluyen:

Los planes son inútiles, pero la planificación es esencial

Por muy convincente y persuasivo que sea el contenido de tu reunión, no servirá de nada si, para empezar, tu reunión no está bien organizada. Las reuniones en línea son más complicadas en este sentido.

1. Asegúrate de encontrar una hora que sea conveniente para los participantes. En muchos casos, las reuniones de donantes implican a varios participantes, tanto de la organización donante como de la organización sin ánimo de lucro, y alinear sus calendarios es casi imposible. (https://help.doodle.com/hc/en-us/articles/360012048494-How-do-I-connect-my-calendar-with-Doodle-?utm_source=doodleblog&utm_medium=website&utm_campaign=nonprofits), el proceso habitual implica varios días y docenas de correos electrónicos de ida y vuelta para encontrar una hora adecuada. Antes de que, inevitablemente, alguien tenga que cambiar la fecha.

Una herramienta de programación en línea puede ser inestimable para las organizaciones sin ánimo de lucro. Puedes enviar una encuesta para ver qué fecha y hora se adaptan mejor a todos los participantes o, más fácil aún, tu MGO puede crear un calendario reservable con toda su disponibilidad ya designada y sincronizada con su agenda. A continuación, puede enviar ese calendario a los donantes potenciales a través de una URL directa, donde los donantes sólo tienen que elegir la franja horaria que más les convenga. Se genera automáticamente una invitación y se actualizan las agendas de todos los participantes. En las organizaciones dirigidas por voluntarios, donde el tiempo escasea y las horas de voluntariado son limitadas, una herramienta de programación en línea es como un asistente personal por una fracción del coste.

1. Por muy informal que sea la reunión, siempre es buena idea enviar un orden del día. Demuestra que valoras el tiempo de todos, que eres minucioso y estás preparado y que, en última instancia, hay una serie de objetivos para la reunión. El orden del día debe compartirse con todos los participantes al menos unos días antes de la cita, para que todos puedan familiarizarse con el contenido y hacer comentarios si es necesario.

2. A continuación, asegúrate de que todos los participantes reciben un enlace funcional a la reunión. Una vez más, una herramienta de programación en línea puede ahorrar tiempo y energía en este caso. Doodle, por ejemplo, se sincroniza directamente con tu cuenta de Zoom. Los enlaces de Zoom pueden añadirse automáticamente a cualquier reunión programada o reprogramada a través de Doodle.

a. Elige una plataforma que se ajuste a la agenda propuesta. Si tienes que hacer una presentación, asegúrate de que sabes cómo compartirla.

b. Compruebe que este enlace es accesible para todos los que puedan necesitar conectarse a la convocatoria.

c. ¿Es necesario que los participantes se registren en el software de conferencias que utiliza? Si es así, hágaselo saber de antemano, para que no tengan que perder diez minutos de la reunión intentando conectarse.

1. Es tu responsabilidad ocuparte de tu parte de la llamada. Eso significa asegurarte de que tienes una conexión wifi excelente, de que tu entorno es profesional y acogedor, de que no hay ruido de fondo, de que toda la tecnología, como el altavoz o los auriculares, funciona correctamente y de que no te van a interrumpir. Practique su llamada, repase cómo podría desarrollarse la conversación y compruebe los posibles problemas técnicos.

La claridad de la caridad

Hasta aquí todo bien. Presentaciones, algunas preguntas y, con suerte, algún punto en común descubierto. Por supuesto, no es probable que una sola reunión acabe con un donante abriendo su talonario de cheques (¿todavía existen los talonarios de cheques?) y preguntando cuántos ceros quieres que aparezcan en él. El principal objetivo de la captación de grandes donativos es establecer una relación duradera y fructífera entre la organización sin ánimo de lucro y los donantes.

Sin embargo, en algún momento hay que pedir algo. Cuando se hace, hay que ser receptivo y claro sobre lo que se pide. Si se trata de un donativo, prepárese para esbozar su objetivo más amplio y, a continuación, revele con precisión el papel que cree que el donante puede desempeñar para ayudarle a conseguirlo.

Es posible que su objetivo en la reunión con el donante en línea no sea siempre un donativo. Si se trata de una nueva relación o de la primera llamada, quizá su objetivo sea simplemente concretar la próxima reunión. Tal vez ya hayas establecido una conexión estable y quieras invitarle a formar parte de tu junta directiva o incluso a que su organización participe como voluntaria en un próximo evento.

Aún no ha terminado

El seguimiento de una reunión empieza antes de que todo el mundo pulse el botón rojo. Incluya cinco minutos en su agenda para algunas preguntas finales sobre la reunión en sí. Por ejemplo:

Estas preguntas le ayudarán a mejorar gradualmente sus reuniones virtuales con donantes cada vez que las celebre. También envían un mensaje claro de que su organización sin ánimo de lucro está dedicada a la mejora constante y agradece los comentarios.

Por último, debe enviar un correo electrónico de agradecimiento en un plazo de 24 horas. Lo ideal es que en este mensaje también resuma la conversación y los pasos siguientes. Si tardas un poco más en prepararlo, de momento limítate a enviar una nota de agradecimiento.

Así pues, puede que el secreto de las reuniones virtuales con donantes no sea una bala de plata que haga que las grandes donaciones inunden su organización sin ánimo de lucro, pero si sigue estos consejos, creará las mejores posibilidades de éxito, con suerte sin tener que hablar demasiado de dinero.

Para saber más sobre cómo las organizaciones sin ánimo de lucro utilizan Doodle para coordinar sus reuniones con donantes y alcanzar sus objetivos, consulta nuestra Página de soluciones para organizaciones sin ánimo de lucro****.

Autor: MATT WARNOCK

Matt es un experimentado periodista reconvertido en profesional del marketing, que lleva el contenido en la sangre y siente una especial afinidad por la tecnología, SAAS y B2B. Originario del Reino Unido, pero ahora orgulloso de Ámsterdam, nunca llega tarde a una reunión, pero cree que las reuniones de 30 minutos deberían ser la norma.