Scheduling

Guía para el cliente

Tiempo de lectura: 9 minutos

Doodle Content Team

Actualizado: 21 jun 2023

¿Trabaja de cara al cliente? ¿Te frustra intentar encontrar tiempo para hablar con todas las personas que necesitas? Sabemos lo problemático que puede ser, por eso Doodle está aquí para ayudarte.

En nuestro Libro de ejercicios de cara al cliente, pretendemos exponer los retos a los que te enfrentas y cómo puedes superarlos.

Los principales retos de la programación

"Un cliente satisfecho es la mejor estrategia empresarial de todas " - Michael LeBoeuf, autor de best-sellers y profesor de gestión.

El término "de cara al cliente" describe una amplia gama de profesionales y sectores. Incluye a gestores de contratación y adquisición de talento, asesores financieros, vendedores de tecnología y soluciones, agentes inmobiliarios, consultores y gestores de cuentas.

Todas estas funciones se enfrentan a problemas muy similares cuando se trata de reuniones.

El interminable ir y venir de correos electrónicos ****. La mayoría de las empresas siguen confiando en métodos lentos y no automatizados para programar las reuniones, como las llamadas telefónicas al azar o, peor aún, el eterno juego de ping pong por correo electrónico. Este enfoque manual de la programación no sólo es lento, sino que el cambio constante de tareas, como comprobar horarios y enviar correos electrónicos sobre la disponibilidad mientras se intenta buscar nuevas oportunidades de negocio, puede hacer que los empleados sean un 80% menos productivos.
Reunirse con personas de distintas zonas horarias: ***. Aunque las multinacionales ya están acostumbradas a los trastornos que supone trabajar en varios países, continentes y husos horarios, es un reto al que se enfrentan cada vez más las pequeñas y medianas empresas debido a tendencias como el aumento de la mano de obra a distancia y la economía colaborativa.
*Reunir a las personas adecuadas en el momento adecuado**.* Un tercio de los profesionales cree que su empresa se ve afectada negativamente por la ausencia de las personas relevantes en las reuniones. No tener a todas las partes interesadas clave y a los responsables de la toma de decisiones en la sala puede ralentizar proyectos importantes, impactando en la experiencia del cliente y en su capacidad para crear valor para sus clientes.
*Demasiadas malas reuniones**.* El economista estadounidense Thomas Sowell comentó en una ocasión: "Las personas que disfrutan con las reuniones no deberían estar al mando de nada".

Según nuestro Informe sobre el estado de las reuniones, alrededor del 70 por ciento de los profesionales ocupados de EE.UU., Reino Unido y Alemania creen que las malas reuniones les hacen perder un tiempo valioso. Para el 89 por ciento de los encuestados, la mala organización es la causa del problema. Demasiadas reuniones carecen de un orden del día concreto, mientras que la mayoría de las lecturas previas tienden a leerse durante los primeros 30 minutos de la reunión propiamente dicha.

Cómo ayuda automatizar el proceso

Utilizar un planificador como Doodle para automatizar la organización de las reuniones tiene una serie de ventajas.

A quien madruga Dios le ayuda ***. Hace una década, un estudio publicado en Harvard Business Review destacaba la importancia de la regla de la hora. Cuando un vendedor se pone en contacto con un cliente potencial en la hora siguiente a su primera toma de contacto, tiene 60 veces más probabilidades de convertir la oportunidad en un cliente que si espera 24 horas antes de hacer el seguimiento. Desde hace una década, la regla de la hora se ha convertido en la regla de los cinco minutos. Si se pone en contacto con un nuevo cliente potencial en menos de cinco minutos, tiene 100 veces más probabilidades de llegar a él y 21 veces más probabilidades de cualificarlo con éxito que si espera sólo 30 minutos.
Un increíble 78% de los clientes compran primero a la empresa que responde a su interés.
*Construya mejores relaciones**. *Es cinco veces más barato retener a un cliente actual que atraer a uno nuevo, así que concéntrese en nutrir a los clientes existentes en todo momento. Las principales razones por las que los clientes rompen los lazos con su agencia, empresa o proveedor actual casi siempre se reducen a la relación: se sienten desatendidos, hay falta de confianza, existe un sentimiento de apatía hacia su empresa o servicio, o no sienten una conexión humana positiva. Si hay una forma de hacer que los clientes se sientan totalmente poco valorados, es hacer que les resulte imposible encontrar un hueco conveniente para reunirse con usted y su equipo.

Utilizar un proceso de reuniones automatizado permite crear calendarios personalizados, mediante los cuales puedes compartir tu disponibilidad con los clientes y permitirles programar su tiempo siempre que lo necesiten. Esto les hace sentirse especiales y elimina la carga de programación de su equipo.

Cómo pueden ayudar las funciones de Doodle

Página de reservas

Nuestra Página de Reservas es esencialmente un calendario personalizado único con franjas horarias de citas pre-pobladas de acuerdo a tus reglas predeterminadas. Doodle crea una URL única que puedes compartir. Cualquier persona con ese enlace puede reservar tiempo en tu calendario sin ningún esfuerzo por tu parte, lo que lo convierte en un cambio de juego para los profesionales de cara al cliente con un alto volumen de reuniones con clientes.

Doodle 1:1s

Una gran herramienta para los reclutadores. Crea una reunión 1:1 con una serie de posibles horarios y envíasela a tu invitado por correo electrónico o a través de una URL específica. Doodle se integra con tu calendario y las reuniones se sincronizan automáticamente, garantizando que siempre compartas tu disponibilidad en tiempo real. A medida que los invitados seleccionan su franja horaria, ésta se bloquea en tu agenda y deja de ofrecerse como opción a otros invitados para evitar conflictos.

Grupos Doodle

Grupos Doodle es una de las funciones más utilizadas porque elimina el interminable intercambio de correos electrónicos. Resulta muy útil para organizar presentaciones a clientes, reuniones trimestrales, sesiones de brainstorming y reuniones de departamento. Lo que antes llevaba 30 correos y 30 días, ahora se puede hacer en minutos.

Y lo que es más, también pone fin a los quebraderos de cabeza de las zonas horarias. Doodle identifica automáticamente las zonas horarias locales de los invitados y muestra las opciones en su hora local, lo que resulta especialmente útil para empresas con varias sedes o empleados remotos.

Puedes encontrar más información sobre lo que Doodle puede hacer por ti en el informe completo adjunto a esta página.