Cómo fijar tarifas y cobrar cuando los clientes reservan: guía del consultor

Como asesor, tu tiempo es tu producto. Sin embargo, muchos consultores pasan horas a la semana cotizando tarifas, enviando facturas y persiguiendo los pagos atrasados. Ese tiempo reduce el trabajo facturable y crea estrés cuando el flujo de caja disminuye.

La buena noticia es que puedes establecer tarifas claras, publicarlas una vez y cobrar en el momento de la reserva. Esta guía te ofrece un manual práctico diseñado para asesores. Aprenderás a elegir modelos de precios, a redactar una política de pagos clara y a utilizar Doodle con Stripe para cobrar puntualmente en cada cita.

Al final, tendrás un sistema sencillo que se adapta a tu consulta: los clientes reservan, tu calendario se actualiza y los fondos llegan a tu cuenta, para que puedas volver a asesorar.

El reto de los asesores

Los asesores suelen hacer malabarismos con las llamadas de descubrimiento, las sesiones remuneradas y el trabajo de proyectos con varios clientes. Sin un sistema, aparecen rápidamente algunos problemas comunes:

• Tarifas incoherentes entre clientes

• Aumento del alcance cuando el tiempo no está vinculado al precio

• Ausencias y cancelaciones tardías sin compensación

• Facturación manual y pagos lentos

• Confusión horaria y llamadas perdidas

• Reservas duplicadas en diferentes calendarios

Cada problema merma las horas facturables y debilita la experiencia del cliente cuando las normas no están claras o el pago es difícil.

Por qué es importante para los asesores

Unas tarifas claras y el pago en el momento de la reserva hacen algo más que proteger tu flujo de caja: elevan tu marca y aceleran las decisiones de los clientes.

• Los clientes ven los precios por adelantado y saben lo que van a obtener.

• Los depósitos reducen las ausencias y los cambios de última hora

• Dedicas menos tiempo a la administración y más a asesorar

• Tu calendario se mantiene preciso en todas las herramientas

Cuando conectas tu calendario en Doodle, los clientes sólo ven las horas disponibles. Cuando añades Stripe a tu página de reservas o a la configuración 1:1, puedes cobrar depósitos o pagos completos automáticamente. Eso crea un camino sin fisuras desde el interés hasta la cita pagada.

Elige el modelo de precios adecuado y fija tu tarifa base

Tu modelo de precios debe reflejar el valor y el riesgo de tu trabajo. Elige uno o dos modelos y mantén la coherencia para mayor claridad.

Modelos de precios habituales para consultores

Si no estás seguro de por dónde empezar, ofrece un tipo de sesión de pago y una llamada de descubrimiento gratuita o de bajo coste. La sencillez ayuda a los clientes a reservar más rápido.

Cómo fijar tu tarifa base

Utiliza esta fórmula rápida para evitar una tarificación insuficiente:

1. Establece tu objetivo de ingresos anuales (por ejemplo, 150.000 $).

2. Calcula el total de horas facturables. Ejemplo: 48 semanas × 30 horas = 1.440 horas. Si sólo el 60% son facturables, son 864 horas.

3. Añade los gastos generales y los impuestos (por ejemplo, +30%).

4. Tarifa base = Ingresos objetivo × 1,3 ÷ Horas facturables.

Ejemplo: 150.000 $ × 1,3 = 195.000 $ ÷ 864 = 226 $/hora.

Redondea a una cifra limpia, como 225 o 250 $.

Para tarifas planas, multiplica las horas estimadas por tu tarifa y añade un pequeño margen. Una sesión de 90 minutos con 50 minutos de preparación y recapitulación suma 2,3 horas a 225 $/hora → unos 520 $. Ponle un precio de 495 $ o 550 $ para simplificar.

Redacta una política sencilla de pagos y reservas

Tu política protege tu tiempo y establece expectativas. Publícala en tu sitio web y en las páginas de reservas para que los clientes la vean antes de pagar.

Qué debes incluir

• Condiciones de pago: Se requiere el pago completo o un depósito en el momento de la reserva

• Plazo de cancelación: por ejemplo, hasta 24 horas antes de la hora de inicio

• Política de no presentación: Las sesiones perdidas se cobran en su totalidad

• Reprogramación: Una reprogramación por reserva

• Llegadas tarde: Las sesiones terminan a la hora programada

• Impuestos y moneda: Aclara las inclusiones y la moneda

• Reembolsos: Define cuándo son reembolsables los pagos

Ejemplo de política que puedes adaptar

Pago: El pago completo debe efectuarse en el momento de la reserva a través de un proceso de pago seguro.

Cancelación: Puedes cancelar o cambiar la fecha hasta 24 horas antes de la hora de inicio.

No presentarse: Las sesiones perdidas se cobran en su totalidad.

Llegadas tardías: Esperaré hasta 10 minutos; la sesión sigue terminando según lo programado.

Impuestos: Los precios incluyen los impuestos aplicables y se indican en USD.

Sé breve, coherente y visible en todos los enlaces de reserva.

Configura Doodle para cobrar cuando los clientes reserven

Puedes configurar Doodle en cuestión de minutos para publicar las tarifas y cobrar los pagos automáticamente.

Paso 1: Conecta tu calendario

• Conecta Google Calendar, Outlook o Apple Calendar

• Selecciona los calendarios que Doodle debe comprobar en busca de conflictos

• Establece tu horario de trabajo y zona horaria

Esto mantiene tu disponibilidad exacta y evita las reservas dobles.

Paso 2: Crea tu página de reservas

• Añade tipos de reunión (por ejemplo, Llamada de descubrimiento 20 min, Sesión de estrategia 90 min)

• Establece topes antes/después de las sesiones

• Limita las sesiones diarias para proteger el tiempo de concentración

• Añade preguntas de admisión para objetivos o enlaces

Doodle Pro te permite añadir tu logotipo y colores. También puedes utilizar descripciones de reuniones generadas por IA para una configuración más rápida.

Paso 3: Conecta Stripe y fija los precios

• Vincula tu cuenta de Stripe

• Elige una moneda para cada tipo de reunión

• Establece tu precio o depósito

• Elige el pago total o parcial en el momento de la reserva

Para los depósitos, indica cómo y cuándo cobrarás el saldo restante (por ejemplo, 50% por adelantado, 50% después de la sesión).

Paso 4: Añade recordatorios y reglas de reserva

• Activa los recordatorios automáticos por correo electrónico

• Establece plazos de reserva (por ejemplo, no se pueden hacer reservas el mismo día después de las 15.00 horas)

• Define un plazo mínimo de preaviso (por ejemplo, 12-24 horas)

• Muestra tu política de cancelación

Doodle añade automáticamente tus enlaces de vídeo para Zoom, Google Meet, Webex o Teams a la invitación del calendario.

Paso 5: Utiliza 1:1 para franjas horarias limitadas o premium

Ofrece franjas horarias fijas para sesiones VIP, lanzamientos o auditorías. Los clientes eligen y pagan a través de Stripe, sin idas y venidas.

Crea paquetes y tipos de sesiones que los clientes entiendan

La claridad vende. Utiliza nombres claros y niveles sencillos para ayudar a los clientes a elegir con confianza.

Crea tres ofertas principales

• Inicial: consulta de 60 minutos con notas escritas, para ganancias rápidas.

• Básica: sesión estratégica de 90 minutos con un plan de acción de una página.

• Premium: Cuatro sesiones de 60 minutos a lo largo de seis semanas con asistencia por correo electrónico.

Cada una debe tener un precio y una descripción claros en tu Página de Reserva de Doodle.

Utiliza las llamadas de descubrimiento de forma intencionada

Ofrece llamadas de descubrimiento breves (15-20 minutos) para cualificar clientes potenciales, no para dar consejos gratuitos. Añade preguntas obligatorias (por ejemplo, presupuesto, objetivos) en el formulario de reserva.

Gestiona las zonas horarias y los viajes

Si viajas o trabajas en todo el mundo, establece zonas horarias y ventanas de aviso de reservas. Para el trabajo en persona, crea un tipo de reunión específico con campos de ubicación y una tarifa más alta para tener en cuenta el tiempo de viaje.

Consejos prácticos para reducir las ausencias y los retrasos en los pagos

• Exige el pago en el momento de la reserva

• Ofrece depósitos sólo para paquetes de varias sesiones

• Envía recordatorios 24 horas antes de las reuniones

• Incluye enlaces de reprogramación en las confirmaciones

• Añade intervalos de 15-30 minutos entre las convocatorias

• Desactiva las reservas para el mismo día en las sesiones con mucha preparación

• Utiliza preguntas de admisión para ahorrar tiempo de preparación

• Automatiza el flujo de datos con Zapier

Con Doodle, los recordatorios y los plazos de reserva están integrados. Incluso puedes invitar directamente hasta 1.000 participantes para sesiones de grupo o talleres.

Errores comunes que debes evitar

• Tarificar por debajo del precio real olvidando el tiempo de preparación o seguimiento

• Cotizar tarifas incoherentes

• Facturar después de las llamadas en lugar de en el momento de la reserva

• Ausencia o vaguedad del alcance en las descripciones de las sesiones

• No hay una política de cancelación visible

• Reuniones consecutivas sin topes

• Ignorar impuestos o divisas

• Ofrecer descuentos sin límites

Soluciona todo desde una única fuente central: tu Página de Reservas de Doodle.

Herramientas y soluciones que ayudan a los asesores

• Página de reservas + Stripe: Recoge los pagos en el momento de la reserva.

• Programación 1:1: Ofrece franjas horarias fijas para sesiones VIP.

• Conexiones de calendario: Muestra sólo las horas abiertas en todos los calendarios.

• Enlaces de vídeo: Genera automáticamente enlaces Zoom, Meet, Webex o Teams.

• Marca personalizada: Añade tu logotipo y los colores de tu marca.

• Descripciones AI: Genera descripciones pulidas de las sesiones.

• Recordatorios y límites: Reduce automáticamente las ausencias.

• Encuestas de grupo: Encuentra horarios de reunión con hasta 1.000 participantes.

• Hojas de inscripción: Gestiona sesiones de formación o talleres.

• Integraciones Zapier: Envía datos de reservas a tu CRM u hojas.

• Privacidad y seguridad: Protección de nivel empresarial para los datos de los clientes.

Ejemplos reales de consultores

Consultora de marketing: sesiones de estrategia de pago

Tara ofrece una llamada de descubrimiento de 20 minutos y una sesión de estrategia de 90 minutos.

• Tarifa: 225 $/hora → 495 $ por sesión

• Forma de pago: Pago completo a través de Stripe en el momento de la reserva

• Preparación: Buffer de 20 minutos y aviso con 24 horas de antelación

• Herramientas: Zoom + recordatorios

Resultados: Menos inasistencias, pago por adelantado, fácil reprogramación.

Consultor de seguridad informática: retenedores y llamadas urgentes

Andre presta apoyo a pequeños equipos informáticos tanto con retenedores como con llamadas ad hoc.

• Retenciones: Página de reserva privada (sin pago; factura mensual)

• Llamadas urgentes: 500 $/hora con un depósito del 50% para nuevos clientes

• Límite: dos plazas urgentes al día

Resultado: Expectativas claras y reservas pagadas antes de reservar el tiempo.

Consultora profesional: sesiones de grupo y seguimiento

Maya organiza un taller mensual para solicitantes de empleo y seguimientos 1:1.

• Utiliza hojas de inscripción para 20 plazas, oculta los datos de los participantes

• Envía Encuestas de Grupo a los socios para elegir fechas

• Seguimientos: 175 $ a través de la Página de Reservas + Stripe

Resultado: Fácil gestión del taller y seguimientos automáticos de pago.

Mide y ajusta tus precios

Las tarifas no son permanentes. Utiliza los datos para perfeccionarlas con el tiempo.

• Controla las tasas de conversión de las reservas

• Controla las ausencias y los cambios de última hora

• Sube los precios de las sesiones de alta demanda

• Retira las ofertas de baja demanda

• Ajusta la duración o el precio de las sesiones

• Revisa trimestralmente y actualiza en Doodle

Las modificaciones se aplican instantáneamente a las nuevas reservas, sin necesidad de repetirlas.

Puntos clave

• Elige modelos de precios sencillos y transparentes

• Redacta y publica una política de pagos clara

• Utiliza Doodle + Stripe para cobrar los pagos automáticamente

• Añade recordatorios, límites y topes para proteger tu tiempo

• Revisa las tarifas y las políticas con regularidad

Empieza a programar mejor

No necesitas una compleja pila tecnológica para establecer tarifas y cobrar pagos. Con Doodle, puedes conectar tu calendario, añadir tus tipos de sesiones y vincular Stripe para cobrar los pagos al instante. Los clientes eligen una hora que les viene bien, pagan de forma segura y reciben la invitación, mientras tu calendario y tu flujo de caja permanecen sincronizados.