Configuración de Google Calendar

Empecemos con una pregunta sencilla, ¿qué es Google Calendar? Bueno, puede que no sea una sorpresa, pero Google Calendar es una herramienta de gestión del tiempo y programación desarrollada por Google.

Es un calendario digital que permite a los usuarios crear y gestionar eventos, programar reuniones, establecer recordatorios y compartir sus calendarios con otras personas. Se puede acceder desde cualquier dispositivo que se conecte a la web o a través de sus aplicaciones para móviles iOS y Android.

Un calendario digital es esencial para mantenerse organizado en nuestro ajetreado mundo actual. Google Calendar ofrece una interfaz fácil de usar para gestionar eventos y tareas y establecer recordatorios para asegurarse de que no se olvida nada. Además, la posibilidad de compartir calendarios con otras personas te permite evitar la doble reserva de eventos y, en general, mejorar la coordinación y la comunicación con tus equipos y clientes. Si eres usuario de Gmail, el calendario se integra de forma nativa facilitando la programación de eventos y reuniones. Veamos cómo configurar Google Calendar.

¿Cómo crear y gestionar eventos?

Es muy fácil crear eventos de Google Calendar.

Para empezar, abre Google Calendar en un navegador web o en la aplicación para móviles. Si no tienes una cuenta de Google, tendrás que crear una.

Para crear un nuevo evento, busca la fecha que desees y haz clic en la hora que quieras reservar en la vista de calendario. También puedes hacer clic en el signo "+" de la esquina superior izquierda. Tendrás un par de opciones entre las que elegir: evento, hora de concentración y fuera de la oficina.

Elige "Evento" y aparecerá un cuadro en el centro de la pantalla. Introduce un título, el lugar y las horas de inicio y finalización. También puedes añadir invitados, establecer recordatorios y añadir videoconferencia si es necesario.

Para añadir invitados, haga clic en la sección "Añadir invitados" e introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas que desea invitar. También puedes añadir invitados de tus contactos. Para ello, escribe las primeras letras de su nombre o correo electrónico y aparecerá un desplegable con tus opciones.

Los recordatorios no se denominan recordatorios en Google Calendar, pero puedes configurarlos. Haz clic en "Más opciones" en la parte inferior del cuadro y aparecerá una nueva página con todos los detalles del evento. Junto a la campana situada debajo del lugar de la reunión, verás una casilla que dice "Notificación". Si haces clic en ella y en las opciones de tiempo que aparecen junto a ella, podrás personalizar el momento en que se recordará el evento a los asistentes. También puedes cambiar "Notificación" a "Correo electrónico" y recibirán un recordatorio por correo electrónico. Si quieres que se envíe más de un recordatorio, haz clic en "Añadir notificación" y aparecerá una nueva línea.

Una vez hecho esto, puedes añadir una descripción si quieres que la gente se haga una idea de qué trata tu evento. No olvides pulsar "Guardar" en la parte superior derecha.

También es fácil gestionar eventos de Google Calendar. Para editar un evento, haz clic en él y, cuando aparezca el cuadro, selecciona el lápiz. Ahora puedes actualizar los detalles según necesites. También puedes hacerlo haciendo doble clic en el evento. Para eliminar una reunión, haga clic en ella y seleccione la papelera. Si necesitas mover un evento, mantén pulsado sobre él y, a continuación, arrástralo y suéltalo en la nueva fecha y hora.

¿Cómo utilizar las distintas vistas?

Google Calendar ofrece varias vistas para que gestiones tu agenda como quieras.

Vista del día: Esta vista te muestra un desglose de lo que ocurre en cada hora del día. Es útil para echar un vistazo rápido a tu agenda y comprobar qué está pasando y durante cuánto tiempo.

Vista de la semana: Como la vista del día, pero con detalles de lo que ocurre durante toda la semana. Es útil para tener una visión general de la programación de la semana y planificarla con antelación.

Vista del mes: Te permite ampliar la vista y ver lo que está ocurriendo a lo largo del mes.

Vista del calendario: Es un poco diferente de las demás. Enumera todo lo que tienes en tu calendario, separado por día y por si vas a asistir, si es posible que asistas o si no has asistido.

También tienes una vista anual y una vista de cinco días, que es como la vista semanal pero sólo muestra los próximos cinco días.

Para pasar de una vista a otra y personalizar tu calendario, puedes utilizar las pestañas de la parte superior derecha de la pantalla. Utiliza la vista que más te convenga. Ya sea diaria, semanal o mensual, asegúrate de que te ayuda a ser productivo.

¿Cómo personalizar la vista de Google Calendar?

Personalizar tu vista de Google Calendar, como cambiar el color de los eventos, puede hacer que tu horario sea más fácil de entender. Es relativamente fácil personalizar las vistas en Google Calendar.

Si no está ya en la parte izquierda de la pantalla, al hacer clic en las tres líneas de la esquina superior izquierda se abrirá un panel de información. Desde ahí puedes ver el mes de un vistazo, una casilla "Quedar con..." que te permite encontrar tiempo con compañeros que también utilizan Google Calendar y los botones "Mi calendario" para decidir lo que ves. También hay información para ver cuánto tiempo pasas en reuniones.

Si quieres utilizar los códigos de color de Google Calendar, sólo tienes que hacer clic con el botón derecho en cualquier evento y podrás elegir entre varios colores y añadir una etiqueta, lo que resulta muy útil si quieres agrupar determinados eventos.