5 maneras de gestionar eficazmente el calendario de los directores generales

Es justo decir que los directores generales son gente ocupada. Según Harvard Business Review, la gestión del tiempo suele ser uno de sus mayores retos. Es fácil entender por qué. Si no es equilibrar las reuniones con otros ejecutivos, es tratar con las partes interesadas, reunirse con el consejo de administración o dar una visión estratégica de una serie de asuntos diferentes.

Hay mucho que hacer y eso antes de tener en cuenta todas las reuniones interminables. No es de extrañar que hasta el 70 por ciento de los ejecutivos hablen abiertamente de dejar su trabajo debido al agotamiento.

Dado que las reuniones son un factor tan dominante en la agenda de cualquier CEO, parece obvio que hay que poner remedio para reducir el estrés y conseguir un líder mucho más feliz y productivo. Tanto si planificas las reuniones por tu cuenta como con la ayuda de un asistente ejecutivo, hay una serie de herramientas de eficiencia que pueden ayudarte. Estos son nuestros cinco consejos para dominar la gestión del tiempo de los directivos.

Crear una página de reservas

Una Página de Reservas es una herramienta poderosa cuando se trata de la gestión del calendario de un CEO. En términos sencillos, una página de reservas automatiza tu calendario para que sea más fácil encontrar un momento para reunirse. Para un CEO, esto es vital para agilizar las reuniones y eliminar los interminables correos electrónicos de ida y vuelta.

Tanto si estás organizando una reunión por tu cuenta como si tu asistente lo hace en tu nombre, simplemente establece tu disponibilidad, comparte tu enlace y la Página de Reservas se encargará del resto. En un plan Doodle Profesional, puedes crear tantas páginas como quieras - lo que significa que es fácil segmentar diferentes páginas para diferentes cosas. Así que si siempre quieres tener tiempo para la junta pero restringir la disponibilidad a una parte interesada externa, puedes hacerlo.

Una Página de Reservas es excelente, pero una con ajustes de potencia finamente sintonizados es la mejor. Añadir un tope al número de reuniones celebradas en un día o tiempos de amortiguación para evitar que se celebren una detrás de otra es clave para la gestión del calendario de todos los ejecutivos.

Además, estar vinculado a tu calendario significa que Booking Page también puede tener en cuenta tu disponibilidad - así que si añades algo, tu Booking Page eliminará automáticamente esa disponibilidad de cualquier enlace que compartas. ¡Nunca tendrás que preocuparte por las reservas dobles!

Enviar recordatorios de reuniones

No hay nada más exasperante que prepararse para una reunión importante y no presentarse. La gestión del tiempo de los directivos ya es bastante difícil como para perder el tiempo preparando y asistiendo a reuniones a las que nadie acude.

El uso de recordatorios de reunión, tanto si la hora se ha acordado a través de una Encuesta de grupo como de una Página de reserva, reduce el número de ausencias. Los asistentes recibirán un correo electrónico antes de la reunión recordándoles que se acerca.

Obtenga la información importante por adelantado

Las mejores reuniones son las que están bien preparadas. Esto es aún más cierto para los ejecutivos ocupados, que pueden verse fácilmente desbordados por ellas de una semana para otra. Según Entrepreneur, los eventos con una agenda claramente definida tienen muchas más probabilidades de ser eficaces que los que no la tienen.

Unas reuniones más fructíferas significan menos seguimiento para un CEO. Esto es vital para que pueda dedicarse a otras tareas importantes relacionadas con la gestión de su empresa.

Herramientas como Doodle ofrecen la posibilidad de añadir preguntas personalizadas o campos de invitación. Esto te permite pedir toda la información necesaria por adelantado, lo que significa que sabrás exactamente de qué va la reunión y cómo acudir preparado a ella.

Programar tiempo para las tareas esenciales

Si es usted como la mayoría de los ejecutivos, tendrá la sensación de que su día no es más que saltar de una reunión a otra, quizá con unos minutos libres para tomar un café entre medias. Es un milagro que se consiga hacer algo en la empresa... por no hablar del tiempo que se pasa con los amigos y la familia.

Al automatizar la programación, los ejecutivos disponen de más tiempo para dedicarse a su negocio. Incluso los que tienen asistentes ya no necesitan que se les pregunte constantemente cuándo están libres, porque las reuniones se reservan automáticamente.

También debería convertirse en un hábito programar rutinariamente tiempo para las tareas importantes. Si tienes que revisar un informe o dedicar tiempo a dar tu opinión a un equipo, bloquea el tiempo en tu calendario. Esto hará que una solución de programación automatizada sea aún mejor para gestionar tu día.

Añada flexibilidad a las reuniones con videoconferencia

Si liberar su apretada agenda de CEO automatizando su calendario es una forma de conseguir más tiempo, la videoconferencia es otra.

Integrando aplicaciones como Zoom o Microsoft Teams, hasta el CEO más ocupado no tiene que preocuparse de correr de una sala de reuniones a otra o de un cliente a otro. En su lugar, puede planificar su día en torno a una variedad de reuniones presenciales y virtuales o incluso hacerlas todas en línea si es necesario.

Además, para los que están al frente de una organización global, videoconferencia integradaen su programación significa menos necesidad de viajar por el mundo para hacer check-in en distintos lugares. En su lugar, los equipos pueden presentar virtualmente lo que están haciendo. Menos viajes de larga distancia no sólo ayudarán a los directores generales, como usted, a centrarse en la gestión de su empresa, sino que aportarán beneficios adicionales, como más tiempo con amigos y familiares y menos posibilidades de agotamiento.

Gestionar su horario. Puede que sea lo que la mayoría de los directores generales afirman que es lo más difícil en lo que respecta a su trabajo, pero con unos pocos ajustes, usted puede marcar el camino para que se convierta en uno de los más fáciles.

Automatizar tu calendario hace que concertar una cita con alguien sea tan fácil como enviar un enlace. Si añades videoconferencias y recordatorios por correo electrónico, dispondrás de más flexibilidad para reunirte donde te convenga y evitarás tener que presentarte. Pedir primero la información esencial significa que las reuniones pueden ser un uso eficiente y bien preparado de tu tiempo.

Racionalizar la gestión del calendario de este modo permite a los ejecutivos tener días más productivos. Eso significa más tiempo dedicado a tareas importantes para hacer crecer el negocio, menos posibilidades de agotamiento o estrés y, a nivel personal, más tiempo con la familia y los amigos.

Puedes crear tu propia Página de Reservas gratis con Doodle. Haz clic aquí para empezar hoy mismo.