So planen Sie die Übergabe eines Universitätskurses: Ein Leitfaden für Koordinatoren

Eine Kursübergabe an der Universität ist ein strukturiertes Übergangsgespräch, bei dem ein scheidender Kursleiter vor Beginn eines neuen Semesters Unterlagen, Bewertungsrubriken und institutionelles Wissen an einen neuen Kursleiter übergibt. Für Fachbereichskoordinatoren besteht die eigentliche Herausforderung darin, alle Beteiligten in einem Raum (oder in einer Videokonferenz) zusammenzubringen. Die Gruppenumfrage von Doodle unterstützt bis zu 1.000 Teilnehmer und ist somit auch dann praktikabel, wenn neben den beiden Kursleitenden ein großes Team von Lehrassistenten beteiligt ist.

🎯 Warum es so schwierig ist, die Übergabe von Studiengängen zu planen

Das Hauptproblem, das jeder Fachbereichskoordinator kennt: Die scheidenden und die neuen Kursleiter haben nicht denselben akademischen Kalender. Der scheidende Kursleiter beendet möglicherweise gerade ein Semester im Quartalssystem, während der neue Kursleiter mitten im Semester im Semestersystem steckt. Die Teams der Lehrassistenten erschweren die Situation zusätzlich, da diese oft ihre eigenen Studienleistungen, Laborstunden und Forschungsverpflichtungen unter einen Hut bringen müssen.

Das Ergebnis ist ein langer E-Mail-Austausch, in dem jeder mit „Dienstag passt mir“ antwortet, sich aber niemand auf einen bestimmten Dienstag einigen kann. Der Fachbereichskoordinator muss schließlich drei oder vier verschiedene Stundenpläne manuell miteinander abgleichen, oft sogar über verschiedene Einrichtungen oder Standorte hinweg. Bis ein Termin endlich feststeht, ist die Zeit bis zum Semesterbeginn bereits knapp geworden, und die Besprechung zur Kursübergabe an der Universität wirkt gehetzt.

Videokonferenzen verschärfen das Problem noch. Die Übergabe eines Universitätskurses muss unter Umständen über Google Meet, Zoom, Webex oder Microsoft Teams erfolgen, je nachdem, für welche Plattform die abgebende Einrichtung eine Lizenz besitzt. Die Koordination der logistischen Aspekte der Videokonferenz zusätzlich zur Terminplanung selbst verdoppelt den Arbeitsaufwand für den Koordinator.

🛠 Wie eine Gruppenumfrage das Problem der Kursübergabe an der Universität löst

Die Lösung mit Doodle ist ganz einfach: Der Fachbereichskoordinator erstellt eine Gruppenumfrage, schlägt eine Reihe von Terminvorschlägen vor, die die Lücke zwischen den beiden akademischen Kalendern überbrücken, und sendet jedem Teilnehmer einen Link. Der scheidende Kursleiter, der neue Kursleiter und jeder Lehrassistent stimmen über die geeigneten Termine ab. Kein E-Mail-Austausch. Kein manuelles Abgleichen.

Die Gruppenumfrage von Doodle nutzt die automatische Zeitzonenerkennung. Befindet sich der Kursleiter also an einem Standort in einer anderen Zeitzone, werden alle Termine automatisch in dessen Ortszeit angezeigt. Der Fachbereichskoordinator muss die Zeiten daher nicht umrechnen und muss der Einladung auch keinen entsprechenden Hinweis hinzufügen.

Sobald die Abstimmung beendet ist, sperrt der Fachbereichskoordinator den gewählten Termin. Dank der Kalenderintegration von Doodle wird der bestätigte Termin für die Kursübergabe direkt in Google Kalender, Microsoft Outlook und Apple Kalender übernommen. Der gesperrte Termin kann einen Link zu Google Meet, Zoom, Webex oder Microsoft Teams enthalten, sodass die Teilnehmer direkt teilnehmen können, ohne nach einer Einwahlnummer suchen zu müssen.

Die „Find Time“-Funktion von Doodle zeigt den Termin an, bei dem sich die meisten Befragten überschneiden, sodass der Abteilungsleiter auf einen Blick erkennen kann, welcher Termin für die meisten Personen passt, anstatt die einzelnen Stimmen durchlesen zu müssen.

⚙️ Praktische Hinweise für Abteilungsleiter

Bevor die Gruppenumfrage versendet wird, sollte der Fachbereichskoordinator einige praktische Rahmenbedingungen festlegen, die einen reibungslosen Übergang des Universitätskurses gewährleisten.

Teilnehmerliste. Beziehen Sie den bisherigen Kursleiter, den neuen Kursleiter und alle Lehrassistenten ein, die an der Übergabe beteiligt sein werden. Die Gruppenumfrage von Doodle unterstützt bis zu 1.000 Teilnehmer, sodass selbst ein großer Kurs mit mehreren Kursabschnitten und einem kompletten Team von Lehrassistenten in eine einzige Umfrage passt.

Kandidatenplätze. Schlagen Sie mindestens fünf bis acht mögliche Termine vor, die über die Woche vor Semesterbeginn verteilt sind. Durch das Angebot von Terminen an verschiedenen Tagen und zu unterschiedlichen Tageszeiten erhöht sich die Chance, Überschneidungen zwischen zwei akademischen Kalendern zu finden, die nicht genau aufeinander abgestimmt sind.

Dauer der Sitzung. Eine übliche Übergabe im Rahmen eines Universitätskurses dauert 60 bis 90 Minuten. Legen Sie die Dauer in der Umfrage fest, damit die Teilnehmer wissen, worauf sie sich einlassen, wenn sie abstimmen.

Videoplattform. Vergewissern Sie sich vor der Erstellung der Veranstaltung, welche Plattform sowohl die Abteilung als auch die Einrichtung des potenziellen Teilnehmers unterstützt. Alle vier großen Plattformen (Google Meet, Zoom, Webex, Microsoft Teams) sind direkt in Doodle integriert, sodass der Link automatisch in der Kalendereinladung erscheint, sobald der Terminblock gesichert ist.

E-Mail-Erinnerungen. Doodle versendet E-Mail-Erinnerungen an die Teilnehmer, was bei der Übergabe eines Universitätskurses hilfreich ist, da insbesondere Lehrassistenten zwar abstimmen, dann aber den Termin für die Besprechung vergessen könnten, wenn ihre eigenen Studienverpflichtungen wieder zunehmen.

Hinweis zur Prämie. Wenn die Einrichtung des Fachbereichskoordinators Doodle Premium nutzt, können KI-gestützte Sitzungsbeschreibungen den Text für die Tagesordnung der Lehrveranstaltung automatisch entwerfen, und durch individuelles Branding (Logo und Hauptfarbe) wird sichergestellt, dass die Umfrage im Einklang mit der Kommunikation des Fachbereichs steht.

Gebrauchsfertige Vorlagen für Gruppenumfragen zur Kursübergabe an der Universität

Verwenden Sie eine der unten aufgeführten Vorlagen, um mit einem einzigen Klick eine Gruppenumfrage für dieses Szenario zu starten. Titel, Beschreibung und Dauer werden über den Link automatisch ausgefüllt – ein Klick genügt, und schon ist Ihre Umfrage startklar.

✅ Was Doodle bei der Übergabe von Universitätskursen unterstützt

❓ Häufig gestellte Fragen

F: Wie viele Personen können an einer Gruppenumfrage zur Kursübergabe an einer Universität teilnehmen? A: Die Gruppenumfrage von Doodle unterstützt bis zu 1.000 Teilnehmer, sodass selbst ein großer, in mehrere Abschnitte unterteilter Kurs mit einem kompletten Team von Lehrassistenten und beiden Kursleitern problemlos in eine einzige Umfrage passt. Der Fachbereichskoordinator versendet einen Link, und alle nehmen an der Abstimmung teil.

F: Was passiert, wenn sich die Verantwortlichen für den ausgehenden und den eingehenden Kurs in unterschiedlichen Zeitzonen befinden? A: Die automatische Zeitzonenerkennung von Doodle zeigt alle möglichen Termine in der Ortszeit der jeweiligen Teilnehmer an. Der Abteilungskoordinator muss die Zeiten nicht manuell umrechnen oder der Umfrageeinladung einen Hinweis zu den Zeitzonen hinzufügen.

F: Kann der bestätigte Termin für die Studiengangübergabe direkt in unsere Kalender übernommen werden? A: Ja. Sobald der Abteilungskoordinator den gewählten Termin festlegt, wird der Termin über die Kalenderintegration von Doodle in Google Kalender, Microsoft Outlook und Apple Kalender übertragen. Der Termin kann einen Videolink für Google Meet, Zoom, Webex oder Microsoft Teams enthalten.

F: Benötigen die Teilnehmer ein Doodle-Konto, um an der Umfrage teilzunehmen? A: Die Teilnehmer benötigen kein Doodle-Konto, um an einer Gruppenumfrage abzustimmen. Der Fachbereichskoordinator, der die Umfrage zur Kursübergabe an der Universität erstellt und verwaltet, benötigt jedoch ein Doodle-Konto, um die Veranstaltung einzurichten und zu sperren.

👉 Sind Sie bereit, die Übergabe Ihres Universitätskurses zu vereinfachen?

Nutzen Sie die fünf oben aufgeführten Vorlagen, um Ihre Gruppenumfrage in weniger als zwei Minuten zu starten. Wählen Sie das Szenario aus, das Ihrem Übergabeformat entspricht, klicken Sie auf den Link, fügen Sie Ihre Kandidatenplätze hinzu und senden Sie jeweils einen Link an Ihren scheidenden Leiter, Ihren neuen Leiter und das TA-Team. Keine E-Mail-Korrespondenz, kein manuelles Abgleichen von Kalendern. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.