Beschleunige die Kandidatenplanung ohne das Hin und Her

Die Rekrutierung von Top-Talenten ist schon schwierig genug, ohne dass du dich in endlosen E-Mail-Ketten und Kalendereinladungen verlieren musst. Wenn du schon einmal versucht hast, Vorstellungsgespräche mit einem Personalverantwortlichen, einem Personalvermittler und mehreren Bewerbern zu vereinbaren, weißt du, wie schnell sich die Dinge zu einem terminlichen Alptraum entwickeln. Kein Wunder, dass fast zwei Drittel der Bewerber/innen zugeben, dass sie ihre Bewerbungen aufgeben, weil der Prozess einfach zu lange dauert.

Die Terminplanung muss nicht so kompliziert sein. Mit den richtigen Tools kannst du dir das Hin und Her sparen und dich auf das konzentrieren, worauf es wirklich ankommt: den Kontakt mit den richtigen Leuten herzustellen.

Warum Geschwindigkeit bei der Personalbeschaffung wichtig ist

Eine unbesetzte Stelle kostet ein Unternehmen durchschnittlich 420 € pro Tag an verlorener Produktivität. Und hochwertige Bewerber bleiben nicht lange auf dem Markt - die besten sind meist innerhalb von 10 Tagen vergeben. Eine langsame Terminplanung ist nicht nur frustrierend, sondern auch teuer.

Durch die Beseitigung von Verzögerungen im Vorstellungsgesprächsprozess können Personalverantwortliche ihre Chancen erhöhen, sich Top-Talente zu sichern, bevor es die Konkurrenz tut. Hier kommen intelligente Planungsfunktionen wie Gruppenumfragen und Co-Hosting ins Spiel.

Verwende Gruppenumfragen, um mehrere Kalender abzugleichen

Wenn mehrere Beteiligte an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen müssen - z. B. eine Gruppe von Personalverantwortlichen oder abteilungsübergreifende Führungskräfte - kann es sich als unmöglich erweisen, einen einzigen freien Termin zu finden. Anstatt mit Outlook- oder Google-Kalendern zu jonglieren, kannst du mit Gruppenumfragen mehrere Optionen vorschlagen.

Und so funktioniert es:

• Erstelle eine Umfrage mit einer Reihe von möglichen Terminen.

• Teile den Link mit allen Beteiligten.

• Jeder Teilnehmer markiert, wann er verfügbar ist.

• In wenigen Minuten siehst du die Überschneidungen und kannst die beste Zeit für alle festlegen.

Kein E-Mail-Pingpong oder versehentliche Doppelbuchungen mehr.

Interessante Tatsache: In Branchen wie der Technologie- und Beratungsbranche sind Gruppengespräche inzwischen für mehr als 60 % der mittleren bis höheren Positionen die Norm. Gruppenumfragen ersparen stundenlange Koordinationsarbeit in diesen hochsensiblen Situationen.

Co-Hosting mit Booking Pages macht die Planung von Bewerbern nahtlos

Gruppenumfragen sind großartig für die interne Abstimmung, aber was ist mit der Terminplanung mit den Bewerbern? Hier kommt Booking Pages ins Spiel - und durch Co-Hosting werden sie noch leistungsfähiger.

So funktioniert es in der Praxis:

• Ein Personalvermittler und ein Vorgesetzter betreiben gemeinsam eine Buchungsseite.

• Sie zeigen vordefinierte Zeitfenster an, wenn beide verfügbar sind.

• Der Link wird mit den Bewerbern geteilt.

• Die Kandidaten wählen die Zeit, die ihnen am besten passt - wer zuerst kommt, mahlt zuerst.

Für die Bewerber/innen läuft alles reibungslos ab: Sie sehen sofort die verfügbaren Zeiten, wählen aus, was ihnen passt, und erhalten sofort eine Bestätigung. Währenddessen bleiben beide Gastgeber auf dem Laufenden, erhalten Updates und können die Verfügbarkeit gemeinsam anpassen.

Egal, ob es sich um 1:1-Interviews oder um mehrstufige Einstellungsprozesse handelt, Booking Pages mit Co-Hosting beseitigen den Engpass, der durch das Warten auf eine Person entsteht, die sich um die Kalender kümmert.

Mach die Terminplanung zu einem Teil deines Bewerbererlebnisses

Bewerber beurteilen Unternehmen nicht nur nach dem Stellenangebot. Der Bewerbungsprozess selbst hinterlässt einen bleibenden Eindruck. Eine reibungslose, flexible Terminplanung zeigt, dass du ihre Zeit respektierst und signalisiert, dass dein Unternehmen gut organisiert ist.

Betrachte diese beiden Reisen:

• Auf der einen Seite warten sie drei Tage, bis ein Personalverantwortlicher ihre Verfügbarkeit bestätigt, nachdem sie per E-Mail Terminvorschläge gemacht haben.

• Im anderen Fall erhalten sie einen Link zur Buchungsseite, wählen einen Termin aus und sehen ihn sofort in ihrem Kalender.

Rate mal, welche Variante sie beeindruckt?

Praktische Tipps, um die Dinge zu beschleunigen

• Biete eine Auswahl, kein Chaos: Beschränke Umfragen oder Buchungsseiten auf 4-6 realistische Zeitfenster. Zu viele Optionen überwältigen die Teilnehmer/innen.

• Setze Fristen: Ermutige zu schnellen Antworten, indem du Umfragen schließt oder das Buchungsfenster begrenzst.

• Nutze Integrationen: Verbinde dich direkt mit Kalendern, um doppelte Buchungen zu vermeiden.

• Kombiniere Tools geschickt: Gruppenumfragen für interne Panels, Buchungsseiten für Bewerberinterviews, Co-Hosting, um die Einstellungsteams zusammenzuhalten.

• Bewirb deine Buchungsseite dort, wo die Kandidaten bereits sind: Veröffentliche sie auf LinkedIn, Jobportalen, in deinem Intranet, auf Slack, in E-Mail-Signaturen oder auf deiner Website, damit die Bewerber/innen direkt buchen können, ohne auf ein Hin und Her zu warten.

Verwandle Zeit in deinen Wettbewerbsvorteil

Recruiting ist ein Wettlauf mit der Zeit. Je schneller du Vorstellungsgespräche planen kannst, desto wahrscheinlicher ist es, dass du dir die besten Talente vor deinen Mitbewerbern sicherst. Indem du Gruppenumfragen für die interne Abstimmung und Buchungsseiten mit Co-Hosting für die Terminplanung mit den Bewerbern nutzt, vermeidest du E-Mail-Chaos und sorgst für eine reibungslosere und schnellere Personalbeschaffung.

Weniger Hin- und Hergeschiebe, schnellere Einstellungen und zufriedene Bewerber und Recruiter.