Die 10 wichtigsten Fehler bei Vorstandssitzungen in gemeinnützigen Organisationen, die du vermeiden solltest

Es sollte uns nicht überraschen, dass Vorstandssitzungen einfach so schwer zu lieben sind. Immerhin sind es immer noch Sitzungen. Wenn man bedenkt, dass der Durchschnittsmensch 13 Tage im Jahr in sinnlosen Sitzungen verbringt, wird jede Versammlung, die mit dem Wort "Sitzungen" verbunden ist, wahrscheinlich zu einem kollektiven Stöhnen führen - intern, wenn nicht sogar extern.

Nonprofit-Vorstandssitzungen sind ein ganz besonderer Balanceakt. Wenn auch nicht alle, so sind doch die meisten Teilnehmer/innen Freiwillige, die sich aus Leidenschaft oder wegen ihrer Ziele für die gemeinnützige Organisation engagieren. Ihre Motivation und ihr Enthusiasmus sind unbestreitbar. Aber da ist immer noch das kleine Problem mit dem Wort "Sitzung". Wenn du einige der größten Fehler vermeidest, die gemeinnützige Organisationen bei ihren Vorstandssitzungen machen, kannst du sicherstellen, dass deine Vorstandssitzungen effektiv und effizient sind und vielleicht sogar Spaß machen.

1. Vorstandssitzungen zu regelmäßig abhalten

Jedes Land und vielleicht sogar jede Region innerhalb eines Landes hat unterschiedliche Vorschriften darüber, wie oft Vorstandssitzungen abgehalten werden müssen, wobei jährliche Vorstandssitzungen normalerweise das gesetzliche Minimum sind. Wenn deine gemeinnützige Organisation sehr klein ist, kann eine jährliche Vorstandssitzung ausreichen. Wenn die Non-Profit-Organisationen jedoch wachsen, müssen die Sitzungen wahrscheinlich häufiger abgehalten werden.

Eine vierteljährliche Sitzung kann ein guter Kompromiss zwischen zu oft und zu wenig sein, aber es ist besser, eine Vorstandssitzung nach Bedarf einzuberufen, als jeden Monat eine Sitzung anzusetzen und dann nach Themen zu suchen, um sie zu füllen. Wenn es um Sitzungen geht, kann die Abwesenheit tatsächlich das Herz erfreuen.

2. Vergessen, im Voraus zu planen

Abraham Lincoln, der sechzehnte Präsident der Vereinigten Staaten und ein hervorragender Organisator von Meetings, sagte einmal: "Gib mir sechs Stunden, um einen Baum zu fällen, und ich werde die ersten vier Stunden damit verbringen, die Axt zu schärfen." Das erinnert uns daran, dass ein Großteil der harten Arbeit oft schon vor der eigentlichen Veranstaltung erledigt wird. Diese Liebe zum Detail wird auch deinen Vorstand beeindrucken, denn weniger als zwei Drittel der Treffen werden als gut durchgeführt angesehen.

• Der Organisator des Treffens sollte sicherstellen, dass alle Teilnehmer mindestens eine Woche, wenn nicht sogar zwei Wochen vor dem Treffen eine Einladung erhalten. Es kann eine unglaubliche Herausforderung sein, die Terminkalender einer großen Gruppe von Personen unter einen Hut zu bringen.

• Nutze ein Planungswerkzeug wie Doodle, um Vorstandssitzungen zu organisieren. Eine Umfrage mit möglichen Tagen und Uhrzeiten kann verteilt werden, so dass alle Vorstandsmitglieder angeben können, welche Optionen für sie am besten geeignet sind. Das Tool zeigt dann den besten Termin an, an dem die meisten Personen teilnehmen können, und spart dem Organisator viel Zeit.

• Wer auch immer deine Vorstandssitzung moderiert, in der Regel der Vorstandsvorsitzende, sollte mindestens ein paar Tage vor der Sitzung eine Tagesordnung vorbereiten und verteilen.

• Wenn du die Sitzung virtuell abhältst - was immer häufiger vorkommt und für gemeinnützige Organisationen eine gute Option ist, da sie sich die Kosten und Unannehmlichkeiten für die Suche nach einem Ort ersparen -, solltest du vor der Sitzung überprüfen, ob alle erforderlichen Technologien funktionieren und ob jeder einen Link zur Sitzung hat. Wenn du mit Doodle planst, kümmern wir uns darum, wie bei jedem anderen Termin auch.

3. Das Ganze zu ernst nehmen

Allein schon der Begriff "Vorstandssitzung" lässt Bilder von doppelreihigen Anzügen, Lesebrillen und strengen Gesichtern aufkommen. So muss es aber nicht sein. Die Arbeit im Vorstand einer gemeinnützigen Organisation ist wahrscheinlich für fast alle Beteiligten ein leidenschaftliches Projekt, also muss die Leidenschaft erhalten bleiben.

Warum eröffnest du die Sitzung nicht mit einer aktuellen Erfolgsgeschichte, um die Stimmung aufzulockern, und erinnerst alle Teilnehmer/innen an die Mission deiner gemeinnützigen Organisation, die genau das hervorhebt, warum sie sich überhaupt engagiert haben?

4. Überraschungen in die Vorstandssitzungen einbauen

Eine Vorstandssitzung ist eine Zeit für Begeisterung, Erfolg, Überzeugung und sogar Kreativität. Es ist niemals die Zeit für Überraschungen. Du hast beschlossen, den Namen deiner gemeinnützigen Organisation zu ändern? Den Medienbeauftragten gefeuert? Dein Geschäftsführer hat gekündigt, um einen Poncho-Laden im Osten Antioquias zu eröffnen? Vergewissere dich, dass jeder vor der Sitzung mit all diesen Informationen ausgestattet ist - nutze die Vorstandssitzung nie als Gelegenheit, um alle über die neuesten Neuigkeiten und den neuesten Klatsch aus der Organisation zu informieren.

Ebenso sollten alle relevanten Vorabinformationen wie Branchenberichte, aktuelle Presseberichte, interne Studien und Ergebnisse rechtzeitig vor der Sitzung verteilt werden. Es gibt nichts Frustrierenderes als Sitzungen, die für zehn Minuten unterbrochen werden müssen, während alle wichtige Dokumente überfliegen.

5. Den Zeitplan nicht einhalten

Alfred Hitchcock wies bekanntermaßen die Kinobetreiber an, die Türen zu schließen, sobald sein Film Psycho anfing, da er der Meinung war, dass schon ein paar Minuten Verspätung den Zuschauern die Freude an seinem Meisterwerk verderben würden. Der "Master of Suspense" hätte einen hervorragenden Vorstandsvorsitzenden abgegeben.

Nach unseren eigenen Untersuchungen zählt fast die Hälfte der Teilnehmer/innen zu den größten Ärgernissen bei Meetings, wenn sie zu spät kommen oder zu früh gehen. Wenn du von der ersten Sitzung an klare Regeln aufstellst - jeder kommt und geht pünktlich, keine Telefone oder Laptops - wird dir das im weiteren Verlauf gute Dienste leisten.

Der Vorsitzende oder derjenige, der die Sitzung leitet, muss die Diskussion in Gang halten und den Zeitplan einhalten. Eine kluge Taktik ist es, ein Whiteboard (real oder virtuell) mit Themen zu haben, die auftauchen und diskutiert werden sollten, aber nicht zum Plan gehören. Auf diese Weise werden diese Punkte nicht vergessen und von anderen Gruppen oder in einer späteren Vorstandssitzung aufgegriffen, aber sie bringen auch die aktuelle Sitzung nicht zum Entgleisen.

6. Lange Ausschussberichte zulassen

Eine der Hauptursachen für langwierige Vorstandssitzungen ist eine Tagesordnung, die lange mündliche Berichte von Ausschüssen zulässt. Wenn deine gemeinnützige Organisation klein ist, werden dir vielleicht nur die Berichte des Vorstands, des Fundraising- und des Finanzausschusses vorgelegt. Wenn gemeinnützige Organisationen jedoch wachsen, kommen wahrscheinlich weitere Ausschüsse hinzu, die sich mit Programmen, Rechnungsprüfung, Personal, Öffentlichkeitsarbeit, besonderen Veranstaltungen und strategischer Planung befassen. Wenn jeder dieser Ausschüsse mehr als 20 Minuten dauert, solltest du die Vorstandsmitglieder bitten, Proviant und einen Schlafsack mitzubringen.

Vermeide umfangreiche Aktualisierungen in der Vorstandssitzung selbst. Die Leiter/innen der Ausschüsse sollten die wichtigsten Informationen in wenigen Stichpunkten zusammenfassen und nicht die letzten Monate in aller Ausführlichkeit schildern. Die Vorstandsmitglieder haben dann die Zeit, Fragen zu stellen oder Kommentare abzugeben, bevor sie zum nächsten Bericht des Ausschusses übergehen. Wenn du deine Vorstandssitzungen besonders knackig halten willst, solltest du diese kurzen Informationen vor der Sitzung auf die Tagesordnung setzen.

7. Vergessen, dass Vorstandsmitglieder Aktivposten sind, keine Aufpasser

Viele Führungskräfte mögen Vorstandssitzungen nicht, weil sie das Gefühl haben, dass sie vor den Schulleiter gerufen werden. Allzu oft haben sie das Gefühl, dass sie sich und ihre Organisation vor einem Raum voller Vorgesetzter erklären und rechtfertigen müssen, die begierig darauf sind, jede Handlung zu zerlegen und zu kritisieren.

Diese Sichtweise ignoriert jedoch den größten Vorteil, den Vorstände für jede gemeinnützige Organisation mit sich bringen: Sie sind in der Regel mit klugen, erfahrenen und gut vernetzten Menschen besetzt, die deiner gemeinnützigen Organisation zum Erfolg verhelfen können. Wenn sich die Einstellung ändert und der Vorstand als Problemlöser auf höherer Ebene und nicht als viktorianischer Chef gesehen wird, wird die Vorstandssitzung zu einer viel angenehmeren, produktiveren und kooperativeren Veranstaltung.

8. Kein Fokus auf ein gutes Protokoll

Das Protokollieren einer Vorstandssitzung ist eine Kunstform. Das Protokoll muss alle Aufgaben festhalten, Vereinbarungen zusammenfassen, die Beschlussfähigkeit festhalten und die nächsten Schritte genau vorhersagen, dabei aber präzise bleiben und alles Überflüssige weglassen. Sie sollten außerdem so schnell wie möglich nach der Vorstandssitzung verteilt werden, wobei die Aktionspunkte hervorgehoben und für alle verständlich sein sollten.

Denk daran, dass Protokolle für gemeinnützige Organisationen rechtliche Dokumente sind. Sollte deine Organisation jemals in einen Rechtsstreit oder eine ähnliche Situation hineingezogen werden, dann sind die Protokolle der Vorstandssitzungen wichtige Artefakte, um zu verstehen, wie Entscheidungen getroffen wurden, in welcher Reihenfolge sie getroffen wurden und wo die Haftung liegen könnte.

Angesichts der Bedeutung von Protokollen sollte die Aufgabe des Protokollierens jemandem übertragen werden, der sich ihrer Bedeutung und ihres Nutzens bewusst ist und der während der Sitzung ausschließlich mit der Protokollierung der Ereignisse betraut ist.

9. Unkenntnis der rechtlichen Anforderungen

Jedes Land und sogar jede Region innerhalb eines Landes hat eine Reihe von gesetzlichen Vorschriften, die gemeinnützige Organisationen einhalten und erfüllen müssen. Diese können von der Offenlegung von Dokumenten bis hin zu Marketingpraktiken reichen. Es gibt jedoch einige rechtliche Anforderungen, die sich auf Vorstandssitzungen auswirken können. Die häufigsten sind:

• Wie oft müssen gemeinnützige Organisationen Vorstandssitzungen abhalten. Das übliche Minimum ist einmal pro Jahr, aber verlass dich nicht auf unser Wort, denn diese Zahl kann je nach Region variieren.

• Die Mindestanzahl der Vorstandsmitglieder, die anwesend sein müssen, um beschlussfähig zu sein - d.h. um über wichtige Entscheidungen abzustimmen.

• Protokolle sollten genau sein, übersichtlich aufbewahrt und zugänglich gemacht werden, da sie eine wichtige rechtliche Grundlage für die Entscheidungsfindung darstellen. Der Zeitraum, für den Protokolle aufbewahrt werden müssen, kann von Region zu Region unterschiedlich sein.

10. Versäumnis der Nachbereitung

Genauso wie die Vorbereitung ist auch die Nachbereitung für eine erfolgreiche Vorstandssitzung entscheidend. Das einzige, was unbedingt nachgearbeitet werden muss, ist die rechtzeitige Verteilung des Sitzungsprotokolls.

Es zahlt sich jedoch aus, über das Nötigste hinauszugehen:

• Schicke den Vorstandsmitgliedern, die sich ehrenamtlich in der Organisation engagieren, eine aufrichtige Dankesbotschaft. Auch ein kleines Geschenk einmal im Jahr ist ein nettes Zeichen der Wertschätzung.

• Weisen Sie auf bevorstehende Veranstaltungen und Programme hin, an denen die Vorstandsmitglieder teilnehmen möchten oder die sie in ihrem Netzwerk bekannt machen möchten.

• Verschicke eine kurze Umfrage, um die Meinung der Teilnehmer/innen darüber einzuholen, wie das Treffen gelaufen ist, ob es die gesetzten Ziele erreicht hat und wie es in Zukunft verbessert werden könnte. Die Selbsteinschätzung ist ein wichtiges Instrument, um bessere und produktivere Treffen zu planen.

Das sind also unsere zehn wichtigsten Fehler, die du bei der Organisation von Vorstandssitzungen in gemeinnützigen Organisationen vermeiden solltest. Es gibt viele weitere Tipps und Checklisten, die dir bei der Planung und Durchführung von Vorstandssitzungen helfen können. Denke jedoch daran, dass deine Vorstandssitzung so individuell sein sollte wie deine Organisation, auch wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden müssen.

Wenn du diese Fehler vermeidest und dich darauf konzentrierst, die Teilnehmer zu beteiligen und kluge Entscheidungen zu treffen, kannst du nicht viel falsch machen.

In unserer Fallstudie erfährst du, wie eine andere gemeinnützige Organisation, die Strategic Resource Group, Doodle nutzt, um ihre gemeinnützigen Treffen zu optimieren .