Die Tagesordnung festlegen: zwei schnelle Tipps, um Ihre Tagesordnung aufzumischen

Es ist eines der Grundprinzipien für die Durchführung eines großartigen Meetings: die Aufstellung einer Tagesordnung. Eine straffe Tagesordnung sorgt dafür, dass die Besprechungen auf dem richtigen Weg und beim richtigen Thema bleiben, ermöglicht eine effektive Vorbereitung, fördert die Teilnahme an der Besprechung und stellt sicher, dass alle wichtigen Themen behandelt werden. Aber das wussten Sie ja schon, oder? Wir gehen davon aus, dass Sie, wenn Sie den Doodle-Blog lesen, in der Kunst des Traktandierens von Meetings bewandert sind. Und wahrscheinlich verteilen Sie Ihre Traktandenliste bereits vor dem Meeting mit Doodle Premium's messaging feature, denn Sie wissen, dass Ihre Eingeladenen besser vorbereitet sind, wenn sie Zeit hatten, über die wichtigsten Punkte des Meetings nachzudenken. Wenn Sie Ihre Meetings im Jahr 2019 aufwerten möchten, ist die Tagesordnung ein guter Ausgangspunkt. Hier sind zwei einfache Ideen, um Ihre Tagesordnung aufzumischen:

Lassen Sie jemand anderen die Tagesordnung festlegen

Das Problem mit Tagesordnungen ist, dass sie in der Regel von ein und derselben Person festgelegt werden, und oft ist diese Person auf Managementebene beschäftigt. Das bedeutet, dass die Geschäftsleitung über Diskussionsfragen und Aktionspunkte entscheidet - Ihre Agenda "fließt" also von den hochrangigen Mitarbeitern zum Rest des Teams hinunter. Der Schlüssel zur Schaffung und Aufrechterhaltung einer dynamischen, kommunikativen und reaktionsfreudigen Arbeitskultur liegt jedoch in der Pflege dynamischer Gespräche, bei denen Ideen von oben nach unten zwischen Management und Mitarbeitern fließen. Versuchen Sie also, den Informationsfluss zu diversifizieren, indem Sie die Tagesordnung der Besprechungen umgestalten: das funktioniert bei dem Risikokapitalgeber und ehemaligen CEO Ben Horowitz. Horowitz legt Wert darauf, regelmäßig Einzelgespräche mit seinen Mitarbeitern zu führen, und bei diesen Treffen bestimmen sie die Tagesordnung. Dies ist eine einfache Abwandlung des üblichen Sitzungsablaufs, die es Horowitz ermöglicht, die Prioritäten und Anliegen seiner Mitarbeiter im Auge zu behalten, und die einen dynamischen Fluss von Ideen und Feedback am Arbeitsplatz anregt.

Stop, Collaborate and Listen!

Okay, es mag ja ganz nett sein, wenn jemand anderes gelegentlich die Tagesordnung für ein Einzelgespräch oder eine Besprechung in kleiner Runde festlegt. Aber bei einem Meeting mit allen Mitarbeitern oder einer Jahreshauptversammlung würde das nicht funktionieren, oder? Falsch! Warum versuchen Sie nicht, eine kollaborative Tagesordnung für Ihre nächste Teambesprechung zu erstellen? So funktioniert es: Stellen Sie eine lose Tagesordnung auf und verteilen Sie diese vor der Besprechung. Halten Sie Ihre Besprechung in einem großen Raum mit vielen Whiteboards oder mit an die Wände geklebtem Papier ab, eine Tafel oder ein Blatt Papier für jeden Punkt der Tagesordnung. Lassen Sie Ihr Team durch den Raum gehen und Kommentare, Fragen und sogar Kritzeleien unter jeden Punkt setzen. Verfeinern Sie Ihre Tagesordnung auf der Grundlage des Inputs Ihres Teams - jetzt geht Ihre Besprechungsagenda auf die Anliegen Ihres Teams ein, entspricht ihren Prioritäten und beantwortet alle ihre Fragen.

Und das war's! Zwei einfache Strategien zur Belebung Ihrer Besprechungen. Sie können den Punkt "Das nächste Meeting aufmischen" jetzt von Ihrer Agenda streichen...