Wie die Franklin County Suicide Prevention Coalition Doodle zur Planung von gemeinnützigen Treffen nutzt

Produktiv zu sein und das Beste aus seiner Zeit zu machen ist etwas, wonach sich jeder sehnt - ich weiß, dass ich es tue. Das gilt sicherlich auch für gemeinnützige Organisationen, von denen viele mit knappen Ressourcen, Budgets und Zeit auskommen müssen.

Besprechungen machen einen großen Teil der täglichen Arbeit von gemeinnützigen Organisationen aus, die Spender suchen und ansprechen, Fundraising-Kampagnen und Veranstaltungen organisieren und vieles mehr. Doch laut dem Nonprofit Priorities Benchmark Report sehen 7,5 Prozent der befragten gemeinnützigen Organisationen Probleme mit manuellen, papierbasierten Prozessen und veralteter Software als eine ihrer größten Herausforderungen an. Was hat das mit Zeitmanagement zu tun, fragen Sie sich? Eine ganze Menge.

Bei so wenig Zeit inmitten einer Flut von Verantwortlichkeiten und Aufgaben kann das Verlassen auf manuelle Prozesse die Dinge komplizierter machen, als sie sein müssten. Und das kann bedeuten, dass sich wichtige Spendertreffen verzögern, Entscheidungen nicht getroffen werden können und die Mittelbeschaffung ins Stocken gerät. Das alles sind unerwünschte Folgen für gemeinnützige Organisationen.

Deshalb sind wir stolz darauf, mit gemeinnützigen Organisationen wie der Franklin County Suicide Prevention Coalition in Ohio zusammenzuarbeiten. Die auf Freiwilligen basierende Gemeindegruppe besteht aus 37 Mitgliedern aus 19 verschiedenen lokalen Organisationen. Zu den Freiwilligen gehören Überlebende von Selbstmordopfern sowie Fachleute aus den Bereichen Gesundheit, Bildung, Öffentlichkeit, Gemeinnützigkeit und Strafverfolgung.

Ziel der Koalition ist es, Selbstmord durch Aufklärung und Sensibilisierung in der Gemeinde zu verhindern. Dies kann für Eltern, Lehrer, Fachleute in der Gemeinde und Anbieter psychischer Dienste geschehen.

Ich habe mich mit Michelle Vargas, der Direktorin der Franklin County Suicide Prevention Coalition, unterhalten, um herauszufinden, wie Doodle dazu beigetragen hat, manuelle Prozesse zu automatisieren, und wie sich dies auf ihre Mission der Suizidprävention auswirkt.

Wie viele Menschen nutzen Doodle?

Wir haben fünf Mitglieder der Koalition, die Doodle nutzen, um ihre Terminplanung zu verwalten. Dazu gehören unsere Führungsmitglieder, die unsere zwei Führungsausschüsse und drei Aktionsteams und deren monatliche Treffen koordinieren. Die meisten Gruppen bestehen aus mehr als zehn Personen, so dass es, wie Sie sich vorstellen können, schwierig sein kann, Sitzungen zu planen.

Da alle außer mir ehrenamtlich tätig sind, sparen wir mit Doodle bei der Koordinierung unserer monatlichen Treffen nicht nur Zeit, sondern erhalten auch eher Antworten von Leuten, die vielleicht gerade andere Dinge tun - wie arbeiten oder sich um ihre Familie kümmern.

Ich erinnere mich an die Zeit, bevor ich Doodle einsetzte. Ich erstellte eine Liste mit verfügbaren Terminen und Uhrzeiten und teilte diese per E-Mail mit mehreren Personen. Dann gingen wir hin und her, um eine Zeit zu finden, die für alle passt. Wenn sich die meisten Leute auf eine Zeit geeinigt hatten, sagte jemand anderes: "Das passt mir nicht mehr".

Doodle war für uns ein großer Gewinn an Zeitersparnis, insbesondere für die Mitglieder der Führungsebene, die jeden Monat Dutzende von Sitzungen koordinieren und daran teilnehmen.

Wie wichtig ist das Zeitmanagement in Ihrer täglichen Arbeit?

Wir haben ein Daten- und Forschungsaktionsteam, das mit vielen verschiedenen Diensten zusammenarbeitet, um wirklich umfassende Berichte zu erstellen. Diese geben wir dann an unsere Partner weiter, damit sie z. B. die Bevölkerungsgruppen mit dem höchsten Risiko in Franklin County ermitteln können.

Wir haben auch ein Outreach and Education Action Team, das unsere Referenten koordiniert, damit wir die Zahl der Menschen in Franklin County erhöhen können, die die Anzeichen von Selbstmord erkennen und wissen, wie man jemanden mit Unterstützung in Verbindung bringt.

Unser Kommunikationsteam bemüht sich um die Verbreitung von Informationsmaterial in Form von Videos und ähnlichem, um die Menschen über Anzeichen zu informieren, die darauf hindeuten, dass jemand einen Selbstmord in Erwägung zieht.

Durch den Einsatz von Doodle sparen die Mitglieder unserer Aktionsteams Hunderte von Stunden pro Jahr und können diese Zeit auf die Arbeit an Projekten verwenden, die einen Unterschied machen, anstatt im E-Mail-Pingpong stecken zu bleiben und tagelang darauf zu warten, dass sich die Leute auf einen Termin einigen.

Warum glauben Sie so sehr an die Macht von Doodle?

Ich mag es, weil es jetzt, da es in Microsoft Outlook integriert ist, viel einfacher ist, in Doodle zu sagen: "Hier ist mein Kalender, hier ist, wann ich frei bin".

Seit wir Doodle für die Koordination aller unserer gemeinnützigen Treffen verwenden, kann ich Ihnen gar nicht sagen, wie sehr sich die Dinge dadurch verbessert haben. Wenn man sich an zehn oder mehr Personen wendet, ist es sehr wahrscheinlich, dass jemand nicht antwortet. Dafür gibt es mehrere Gründe. Die Leute sind beschäftigt. Manchmal vergessen sie es einfach, weil sie sich auf wichtigere Prioritäten und ihre Arbeit konzentrieren. Oder sie haben die E-Mail im Wust ihres Posteingangs einfach übersehen. Aber das kann für uns und andere gemeinnützige Organisationen problematisch sein, da jedes Treffen mit einer Entscheidung verbunden ist, die getroffen werden muss, einer Initiative, die gestartet werden muss, oder mit Kommunikationsmaterialien, die wir entwickeln müssen, um das Thema Suizidprävention zu verbreiten.

Deshalb ist die Möglichkeit von Doodle, Fristen zu setzen und Erinnerungen zu versenden, so hilfreich für uns. Zunächst einmal können wir einen festen Termin festlegen, bis zu dem jeder über seine Verfügbarkeit abstimmen muss. Dadurch sind alle Beteiligten in der Pflicht und nicht nur der Organisator, die Sitzung zu buchen. Außerdem können wir nachverfolgen, wer auf Einladungen zu Besprechungen geantwortet hat und wer nicht - und diese Personen dann mit einer individuellen Notiz anstupsen. Das funktioniert sehr gut. Das bedeutet auch, dass sich wichtige Treffen nicht verzögern und wir Entscheidungen und Initiativen, die unsere Gemeinschaft betreffen, schnell vorantreiben können.

Hinzu kommt die Tatsache, dass die Koalition auf Freiwilligenbasis arbeitet. Das bedeutet, dass niemand verpflichtet ist, an Sitzungen teilzunehmen, wie es bei einer Vollzeitbeschäftigung der Fall wäre. Da wir also in der Lage sind, Sitzungen mühelos und schnell zu planen, können wir die begrenzte Zeit unserer Freiwilligen zum Wohle der Allgemeinheit optimal nutzen.

Gibt es Beispiele dafür, wie Doodle Ihnen und dem Team geholfen hat?

Da gibt es tatsächlich eine ganze Reihe. Ich plane wöchentliche Treffen mit vielen verschiedenen Partnern, Interessengruppen und Teams innerhalb der Koalition. An jedem dieser Treffen können leicht zehn oder mehr Personen teilnehmen - etwas, das zu organisieren eine Ewigkeit dauern würde, wenn ich Doodle nicht benutzen würde.

Diese Zeit kann ich dann für andere Aufgaben nutzen. Für Dinge, die unserer Gemeinschaft wirklich helfen, wie z. B. evidenzbasierte Schulungen zur Suizidprävention oder die Planung von Konferenzen.

Außerdem ist es hilfreich, ein zentrales System zu haben, wenn neue Freiwillige der Koalition beitreten. Sie fragen oft: 'Wie planen wir die Sitzungen?' Ich muss nur sagen: 'Benutzen Sie Doodle'.

Die Vorsitzenden unserer Aktionsteams können sich auf den Inhalt ihrer Sitzungen konzentrieren, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, wie sie diese planen.

Das hilft uns, unsere Ziele zu erreichen, denn jede unserer Sitzungen ist wirklich produktiv. Dank der Zeit, die sie durch die Nutzung von Doodle gespart haben, hatte jeder Zeit, das benötigte Material vorzubereiten.

Welchen Rat würden Sie jemandem geben, der die Nutzung eines Online-Terminplanungswerkzeugs in Erwägung zieht?

Wenn Ihre Arbeit die Planung von Besprechungen beinhaltet, wie z.B. Gruppenbesprechungen oder 1:1-Besprechungen mit bestimmten Teammitgliedern, Interessenvertretern oder Spendern, nimmt Doodle Ihnen die Kopfschmerzen aus dem Planungsprozess.

Ich habe festgestellt, dass Doodle der einfachste und schnellste Weg ist, Meetings zu planen. Ich denke auch, dass man nicht unterschätzen darf, wie beliebt und bekannt Doodle ist. Wenn die Leute einen Doodle-Link erhalten, wissen sie in der Regel, worum es sich handelt, und reagieren einfach darauf. Die Leute fragen mich nicht: 'Was ist das und wie benutze ich es?

Wenn man all die Dinge zusammenzählt, die Doodle für einen tun kann, ist die Zeitersparnis wirklich spürbar. Ich hatte in der Vergangenheit Jobs, bei denen ich wesentlich mehr Zeit für die Organisation von Meetings und Treffen aufwenden musste.

In einer Organisation wie der unseren, in der unsere Zeit von den Steuern bezahlt wird, verschafft einem jede Minute, die man bei Aufgaben wie der Terminplanung einsparen kann mehr Zeit, die man für sinnvolle Projekte für die Gemeinschaft verwenden kann. Hier können Sie etwas bewirken.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Doodle gemeinnützige Organisationen bei der Terminplanung unterstützt, besuchen Sie unsere Seite mit Lösungen für gemeinnützige Organisationen.