Brauchen wir dafür eine Sitzung? Eine Checkliste zur Vermeidung unnötiger Sitzungen

Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie an einer wirklich großartigen Sitzung teilgenommen haben? Die Art, bei der das Team angeregt wurde, wichtige Informationen ausgetauscht wurden und wichtige Entscheidungen getroffen wurden? Wahrscheinlich erinnern Sie sich eher an die schrecklichen Besprechungen: die, bei denen Sie eigentlich nicht hätten dabei sein müssen, bei denen alle geistig abwesend waren oder bei denen der eine Kollege (Sie wissen schon, wen ich meine) immer wieder Fragen stellte, obwohl alle anderen schon längst fertig waren. Sicher, manchmal ist eine Besprechung genau das, was man braucht: eine Chance, alle in einem Raum zusammenzubringen und etwas zu bewirken. Aber manchmal reicht auch eine gut formulierte E-Mail oder ein Gruppen-Chat aus. Bevor Sie also einen Konferenzraum buchen, sollten Sie unsere Checkliste durchgehen und sich fragen, ob Sie diese Besprechung wirklich brauchen.

Habe ich eine Tagesordnung?

Bevor Sie alle Ihre Kollegen bitten, ihre Arbeit zu unterbrechen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie wissen, warum Sie eine Besprechung brauchen. Haben Sie eine klare Tagesordnung mit Dingen, die Sie ansprechen oder besprechen wollen? Wenn nicht, nehmen Sie sich etwas Zeit, um strategisch zu überlegen, was Sie mit Ihrem Treffen erreichen wollen. Schreiben Sie dann eine konkrete Tagesordnung mit den zu behandelnden Punkten. Auf diese Weise können Sie die Tagesordnung vorher mit dem Team teilen, die Mitarbeiter können sich darauf vorbereiten, und Sie können sicherstellen, dass niemand die Besprechung mit anderen Anliegen stört.

Ist das im Moment die wichtigste Aufgabe?

Unser großer State of Meetings Report weist darauf hin, dass Besprechungen mit Kosten für die Produktivität verbunden sind, d. h. mit Zeit, die von anderen Aufgaben abgezogen wird. Bevor Sie Ihre Mitarbeiter von ihrer Arbeit abhalten, sollten Sie sich vergewissern, dass Ihre Besprechung einen strategischen Wert für Ihr Unternehmen hat. Ebenso sollten Sie sich fragen, ob es sich um die wichtigste Arbeit handelt, die die Mitarbeiter im Moment erledigen müssen. Gibt es Terminkonflikte oder ist Eile geboten? Wäre es besser, ein oder zwei Tage zu warten, damit die Mitarbeiter ihre aktuellen Verpflichtungen erledigen können? Eine gute Methode, um zu prüfen, ob eine Sitzung wirklich kritisch ist, besteht darin, sich zu fragen: "Was würde passieren, wenn wir sie nicht abhalten?"

Habe ich alle Informationen, die ich brauche?

Fragen Sie sich, was Sie brauchen, um voranzukommen. Es gibt nichts Schlimmeres, als ein Thema einzuführen und dann festzustellen, dass man nicht genügend Informationen hat, um eine Entscheidung zu treffen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die entscheidenden Teile des Puzzles zusammenzusetzen, bevor Sie überhaupt daran denken, die Zeit der Leute zu buchen.

Müssen diese Informationen bekannt sein?

Fragen Sie sich, wer das wirklich wissen muss. Handelt es sich um eine Angelegenheit, die das gesamte Büro betrifft, oder ist sie nur für einige wenige relevant? Manchmal könnte es effektiver sein, einfach bei den richtigen Leuten vorbeizuschauen und ein kurzes Gespräch unter vier Augen zu führen. Wenn es für eine größere Gruppe relevant ist, sollten Sie prüfen, ob alle Teammitglieder teilnehmen können. Wenn Sie ohnehin für einige Personen eine Zusammenfassung erstellen müssen, können Sie die Besprechung vielleicht überspringen und einfach eine Zusammenfassung des Problems an alle schicken. Nehmen Sie sich schließlich etwas Zeit, um die Zeitpläne der Teilnehmer zu überprüfen, damit Sie wissen, dass die Personen mit den wichtigsten Informationen oder der Entscheidungsbefugnis verfügbar sein werden.

Welche anderen Kanäle kann ich nutzen?

Wir haben heute mehr Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz zur Verfügung als je zuvor. Diese können sehr effizient sein, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten oder einen Konsens zu erreichen. Sie brauchen Feedback zu einer Idee? Per E-Mail kann man sich mehr Zeit nehmen, um eine Präsentation zu lesen und wohlüberlegtes Feedback zu geben. Außerdem vermeiden Sie das Risiko des Gruppendenkens und ermöglichen es den Teilnehmern, ihre Meinung diskret zu äußern. Sie möchten eine Entscheidung treffen? Nutzen Sie ein Tool wie Slack, um einen Diskussionsfaden zu starten, oder bitten Sie die Teilnehmer, über Optionen abzustimmen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie keine Protokolle führen müssen - alles ist bereits schriftlich festgehalten und im Diskussionsstrang gespeichert. Benötigen Sie Aktualisierungen? Verwenden Sie Projektmanagement-Boards wie Trello, in denen Mitarbeiter regelmäßig Aktualisierungen zu Projekten hinzufügen können, die das ganze Team sehen kann. Außerdem können Sie die Tafeln nutzen, um Aufgaben zu delegieren oder Fortschritte zu verfolgen.

Ist es zeitkritisch?

Es gibt nichts Schlimmeres, als eine dringende E-Mail zu verschicken und nur ein paar Grillen zurückzubekommen. Gruppenchats können eine gute Option sein, um dringendes Feedback zu erhalten, aber in diesem Fall ist ein Treffen vielleicht wirklich der schnellste Weg, um eine sofortige Antwort zu bekommen.

Wrike hat eine praktische Infografik erstellt, die Ihnen bei der Entscheidung hilft, ob ein Meeting wirklich notwendig ist. Denn manchmal ist es natürlich notwendig. Wenn Sie also unsere Checkliste durchgehen und entscheiden, dass Sie wirklich alle im Raum versammeln müssen, dann stellen Sie sicher, dass es die bestmögliche Besprechung ist. Mit einer klaren Tagesordnung, allen erforderlichen Vorbereitungen und den richtigen Leuten. Und dann fragen Sie sich noch einmal, ob Sie sich sicher sind, dass Sie das nicht einfach per E-Mail machen können.