Terminplanung

Kundenorientiertes Playbook

Lesezeit: 9 Minuten

Aktualisiert: 24. März 2025

Sind Sie in einer Rolle mit Kundenkontakt tätig? Sind Sie frustriert, weil Sie keine Zeit haben, mit all den Menschen zu sprechen, mit denen Sie sprechen müssen? Wir wissen, wie problematisch das sein kann. Deshalb ist Doodle hier, um zu helfen.

In unserem Client Facing Playbook zeigen wir Ihnen die Herausforderungen auf, mit denen Sie konfrontiert sind, und wie Sie diese bewältigen können.

Die wichtigsten Herausforderungen bei der Terminplanung

"Ein zufriedener Kunde ist die beste Geschäftsstrategie von allen. " - Michael LeBoeuf, Bestsellerautor und Managementprofessor.

Der Begriff "kundenorientiert" beschreibt eine breite Palette von Berufsgruppen und Sektoren. Dazu gehören Manager für Personalbeschaffung und Talentakquisition, Finanzberater, Technologie- und Lösungsvertrieb, Immobilienmakler, Berater und Kundenbetreuer.

Alle diese Berufsgruppen stehen vor sehr ähnlichen Problemen, wenn es um Meetings geht.

*Das endlose Hin und Her von E-Mails**.* Die meisten Unternehmen verlassen sich immer noch auf zeitaufwändige und nicht automatisierte Methoden, um Besprechungen zu planen, wie z. B. willkürliche Telefonanrufe oder, was noch schlimmer ist, das ewige Spiel des E-Mail-Pingpong. Diese manuelle Vorgehensweise bei der Terminplanung ist nicht nur langsam, sondern das ständige Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben, wie z. B. das Überprüfen von Terminen und das Versenden von E-Mails über die Verfügbarkeit, während gleichzeitig versucht wird, neue Geschäftsmöglichkeiten zu recherchieren, kann dazu führen, dass Mitarbeiter um satte 80 Prozent weniger produktiv sind.
*Mitarbeiter über Zeitzonen hinweg treffen**. *Während multinationale Unternehmen bereits an die Störungen gewöhnt sind, die das Arbeiten über mehrere Länder, Kontinente und Zeitzonen hinweg mit sich bringt, ist dies aufgrund von Trends wie der Zunahme der Remote-Arbeitskräfte und der Gig-Economy eine zunehmende Herausforderung, der sich auch kleine und mittlere Unternehmen stellen müssen.
*Die richtigen Leute zur richtigen Zeit versammeln**.* Ein Drittel der Fachleute ist der Meinung, dass sich die Abwesenheit der relevanten Personen bei Meetings negativ auf ihr Unternehmen auswirkt. Wenn nicht alle wichtigen Stakeholder und Entscheidungsträger anwesend sind, können sich wichtige Projekte verzögern, was sich auf das Kundenerlebnis auswirkt und Ihre Fähigkeit beeinträchtigt, einen Mehrwert für Ihre Kunden zu schaffen.
*Zu viele schlechte Meetings**.* Der amerikanische Wirtschaftswissenschaftler Thomas Sowell sagte einmal: "Menschen, die Meetings genießen, sollten nicht für irgendetwas verantwortlich sein."

Laut unserem State of Meetings Report glauben etwa 70 Prozent der Berufstätigen in den USA, Großbritannien und Deutschland, dass schlechte Meetings sie wertvolle Zeit kosten. Für 89 Prozent der Befragten ist eine schlechte Organisation die Ursache für das Problem. Bei zu vielen Meetings fehlt eine konkrete Tagesordnung, und die meisten vorgelesenen Texte werden in den ersten 30 Minuten des eigentlichen Meetings gelesen.

Wie die Automatisierung des Prozesses hilft

Der Einsatz eines Terminplaners wie Doodle zur Automatisierung der Organisation von Meetings bietet eine Reihe von Vorteilen.

Der frühe Vogel fängt den Wurm. *Vor zehn Jahren wurde in der Harvard Business Review eine Studie veröffentlicht, die die Bedeutung der Ein-Stunden-Regel für den Verkauf hervorhob. Wenn sich ein Verkäufer innerhalb einer Stunde nach dem ersten Kontakt mit einem potenziellen Kunden in Verbindung setzt, ist es 60 Mal wahrscheinlicher, dass er diesen in einen Kunden verwandelt, als wenn er volle 24 Stunden wartet, bevor er sich meldet. In den letzten zehn Jahren ist aus der Ein-Stunden-Regel die Fünf-Minuten-Regel geworden. Wenn Sie sich innerhalb von fünf Minuten mit einem neuen Lead in Verbindung setzen, ist die Wahrscheinlichkeit, ihn zu erreichen, 100-mal höher und die Wahrscheinlichkeit, ihn erfolgreich zu qualifizieren, 21-mal höher als bei einer Wartezeit von 30 Minuten.
Unglaubliche 78 Prozent der Kunden kaufen bei dem Unternehmen, das als erstes auf ihr Interesse eingeht.
*Bessere Beziehungen aufbauen**. *Es ist fünfmal billiger, einen bestehenden Kunden zu halten, als einen neuen zu gewinnen, daher sollten Sie sich stets auf die Pflege bestehender Kunden konzentrieren. Die Hauptgründe, warum Kunden sich von ihrer derzeitigen Agentur, Firma oder ihrem Lieferanten trennen, liegen fast immer in der Beziehung: Sie fühlen sich vernachlässigt, es mangelt an Vertrauen, es herrscht ein Gefühl der Apathie gegenüber Ihrem Unternehmen oder Ihrer Dienstleistung, oder sie spüren keine positive menschliche Verbindung. Wenn es eine Möglichkeit gibt, Kunden das Gefühl zu geben, dass sie nicht wertgeschätzt werden, dann ist es, es ihnen unmöglich zu machen, einen geeigneten Termin für ein Treffen mit Ihnen und Ihrem Team zu finden.

Die Verwendung eines automatisierten Besprechungsprozesses ermöglicht die Erstellung von benutzerdefinierten Kalendern, in denen Sie Ihren Kunden Ihre Verfügbarkeit mitteilen und ihnen die Möglichkeit geben können, Termine zu vereinbaren, wann immer sie diese benötigen. Das gibt ihnen das Gefühl, etwas Besonderes zu sein, und entlastet Ihr Team von der Terminplanung.

Wie Doodle-Funktionen helfen können

Buchungsseite

Unsere Buchungsseite ist im Wesentlichen ein einzigartiger, personalisierter Kalender mit Terminen, die nach von Ihnen festgelegten Regeln vorbesetzt sind. Doodle erstellt eine eindeutige URL, die Sie weitergeben können. Jeder, der diesen Link hat, kann ohne Ihr Zutun Termine in Ihrem Kalender buchen, was für Fachleute mit vielen Kundenterminen ein großer Vorteil ist.

Doodle 1:1s

Ein großartiges Tool für Personalvermittler. Erstellen Sie ein 1:1-Meeting mit einer Reihe von möglichen Terminen und senden Sie es per E-Mail oder über eine bestimmte URL an Ihren Gast. Doodle ist mit Ihrem Kalender integriert und die Termine werden automatisch synchronisiert, so dass Sie Ihre Verfügbarkeit immer in Echtzeit mitteilen können. Sobald ein Gast einen Termin auswählt, wird dieser in Ihrem Kalender blockiert und anderen Gästen nicht mehr als Option angeboten, um Konflikte zu vermeiden.

Doodle-Gruppen

Doodle-Gruppen ist eine der meistgenutzten Funktionen, da sie das endlose Hin und Her von E-Mails überflüssig macht. Sie ist besonders nützlich, wenn es darum geht, Dinge wie Kundengespräche, vierteljährliche Vertiefungen, Brainstorming-Sitzungen und Abteilungsversammlungen zu organisieren. Was früher 30 E-Mails und 30 Tage dauerte, kann jetzt in wenigen Minuten erledigt werden.

Darüber hinaus macht Doodle auch Schluss mit den Zeitzonen-Kopfschmerzen. Doodle erkennt automatisch die lokale Zeitzone der Gäste und zeigt die Optionen in deren Ortszeit an, was besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Mitarbeitern an anderen Orten nützlich ist.

**Noch mehr darüber, was Doodle für Sie tun kann, finden Sie im vollständigen Bericht auf dieser Seite.