5 Vorlagen für Meetings, die jeder Berater braucht

Als Berater/in bestimmt dein Kalender dein Einkommen. Dennoch verlierst du jede Woche Stunden durch unordentliche Einladungen, unklare Tagesordnungen und Terminverschiebungen in letzter Minute. Deine Kunden erwarten von dir, dass du den Prozess leitest - und nicht E-Mails hinterherläufst oder den Plan vor jedem Anruf neu erstellst.

Besprechungsvorlagen ändern das. Mit ein paar wiederholbaren Gliederungen und einer intelligenten Terminplanung kannst du schneller buchen, klare Erwartungen setzen und jede Sitzung ergebnisorientiert gestalten.

In diesem Leitfaden findest du fünf gebrauchsfertige Vorlagen für Beratertreffen. Jede enthält eine Tagesordnung, Zeitvorgaben, eine Checkliste für die Vorbereitung, ein Muster für die Einladung und Tipps zur Vorbereitung in Doodle.

Verwende eine Vorlage oder alle fünf. So oder so verbringst du weniger Zeit mit Verwaltung und mehr Zeit mit der Beratung deiner Kunden.

Die Herausforderung für Berater/innen

Berater/innen jonglieren mit Discovery Calls, Workshops, Status-Updates und Executive Reviews - oft mit mehreren Kunden und Teams. Der Aufgabenbereich verschiebt sich. Prioritäten ändern sich schnell.

Häufige Schmerzpunkte:

• Endloses Hin- und Herschreiben von E-Mails, um einen Termin zu finden

• Meetings, die sich in die Länge ziehen, ohne dass Entscheidungen getroffen werden

• Unklare Vorbereitungen, die die ersten 15 Minuten vergeuden

• Nichterscheinen oder verspätetes Eintreffen

• Manuelle Nachbereitung, die durch die Maschen rutscht

Vorlagen in Kombination mit intelligenten Planungswerkzeugen geben dir die Kontrolle über deinen Prozess und deine Zeit zurück.

Warum strukturierte Meetings für Berater wichtig sind

Deine abrechenbaren Stunden und deine Kundenerfahrung hängen von der Struktur ab. Wenn deine Meetings einem einheitlichen Rahmen folgen, kannst du:

• Die Fokuszeit in deinem Kalender schützen

• Vertrauen durch vorhersehbare Ergebnisse schaffen

• Die Verkaufszyklen durch klare Angebote und Entdeckungen verkürzen

• Projekte mit definierten Verantwortlichen und nächsten Schritten auf Kurs halten

Mit Doodle kannst du die richtigen Leute zur richtigen Zeit buchen und gleichzeitig deine Agenda in jede Einladung integrieren. Verbinde deinen Kalender, füge einen Videolink hinzu und lass deine Kunden aus deiner tatsächlichen Verfügbarkeit auswählen. Weniger Jonglieren, mehr Ergebnisse.

Vorlage 1: Erkundungsgespräch

Verwende diese Vorlage, wenn ein neuer Kunde die Eignung oder den Umfang des Angebots erkunden möchte. Nimm dir 30 Minuten Zeit.

Tagesordnung

Checkliste vorbereiten

• Überprüfe die Website und LinkedIn des Interessenten

• Erstelle drei klärende Fragen zum Budget oder Zeitplan

• Bereite ein relevantes Fallbeispiel vor

Muster für die Einladung

Thema: Sondierungsgespräch zur Klärung der Ziele und nächsten Schritte

Inhalt: Vielen Dank für dein Interesse. Wir werden deine Ziele, den aktuellen Stand und einen groben Plan besprechen. Bitte bereite dich darauf vor, deine zwei wichtigsten Prioritäten und den Zeitplan für die Entscheidung mitzuteilen.

Einrichten in Doodle

• Verwende eine Buchungsseite, damit potenzielle Kunden von deiner Echtzeitverfügbarkeit aus buchen können

• Füge vorher und nachher Puffer ein, um die Zeit für den Fokus zu schützen

• Verbinde Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams, damit der Link automatisch hinzugefügt wird

• Wenn du eine Gebühr für die Entdeckung erhebst, aktiviere Stripe, um die Zahlung bei der Buchung einzuziehen.

• Nutze KI-generierte Meeting-Beschreibungen (Doodle Pro), um die Agenda automatisch auszufüllen.

Beste Praktiken

• Begrenze deine Empfehlung auf 10 Minuten

• Gib am Ende immer einen nächsten Schritt und ein Datum an

• Wenn mehrere Einkäufer beteiligt sind, verwende eine Gruppenumfrage für die Nachbereitung

Vorlage 2: Projektauftakt

Verwende diese Vorlage für ein neues Engagement. Nimm dir 60 Minuten Zeit für das Gespräch mit dem Kunden und den wichtigsten Interessengruppen.

Tagesordnung

Checkliste vorbereiten

• Gib im Voraus eine einseitige Projektbeschreibung ab

• Entwirf einen Meilensteinplan mit Datumsbereichen

• Richte einen gemeinsamen Ordner für Dateien und Notizen ein

Muster für eine Einladung

Thema: Projektauftakt und Arbeitsvereinbarung

Inhalt: Wir werden die Rollen, Meilensteine und Kommunikationserwartungen bestätigen. Bitte schau dir die Aufgabenstellung an und sei darauf vorbereitet, Umfang und Risiken zu bestätigen.

Einrichten in Doodle

• Nutze eine Gruppenumfrage, um eine Zeit für viele Kalender zu finden

• Aktiviere Fristen und Erinnerungen, damit die Teilnehmer schnell reagieren

• Verstecke die Details der Teilnehmer, wenn du Privatsphäre brauchst

• E-Mail-Einladungen direkt aus Doodle an bis zu 1.000 Teilnehmer

• Füge dein Logo hinzu und füge das Briefing mit individuellem Branding hinzu (Pro)

Bewährte Praktiken

• Bestätige, wer Änderungen am Umfang genehmigen kann

• Vereinbare den Rhythmus und die Anwesenheit

• Protokolliere Risiken mit den Projektverantwortlichen während des Anrufs

Vorlage 3: Wöchentliches Status-Update

Nutze diese Vorlage, um den Fortschritt aufrechtzuerhalten und Risiken aufzudecken. Strebe 25 Minuten an.

Tagesordnung

Checkliste vorbereiten

• Aktualisiere dein Statusdokument oder deine Tafel

• Identifiziere eine Entscheidung, die der Kunde treffen muss

• Teile Links oder Daten in der Einladung mit

Muster für eine Einladung

Betreff: Wöchentliches Status-Update und Entscheidungen

Inhalt: Kurzer Überblick über die Fortschritte, Risiken und den Plan für die nächste Woche. Bitte sieh dir das Statusdokument an und halte dich bereit, über die mit "Entscheidung" markierten Punkte zu entscheiden.

Einrichten in Doodle

• Verwende eine wiederkehrende 1: 1-Abstimmung oder eine wiederkehrende Gruppenabstimmung

• Verbinde deinen Kalender, um Konflikte zu vermeiden

• Füge automatische Erinnerungen hinzu (24h + 1h vorher)

• Verwende KI-generierte Beschreibungen, um die Agenda konsistent zu halten

Beste Praktiken

• Beschränke Aktualisierungen auf Fakten und Zahlen

• Besprich nur Blocker, die Maßnahmen erfordern

• Eigentümer und Fälligkeitstermine in Echtzeit festhalten

Vorlage 4: Stakeholder-Workshop

Nutze diese Vorlage für die Entdeckung, Kartierung oder Abstimmung mit einer größeren Gruppe. Strebe 90-120 Minuten an.

Tagesordnung

Checkliste vorbereiten

• Versende eine kurze Umfrage vor der Arbeit (verwende das Anmeldeformular als Textumfrage)

• Gib einen Miro-, FigJam- oder Google Doc-Link weiter

• Entscheider und Mitwirkende klären

Muster für eine Einladung

Thema: Stakeholder-Workshop zur Festlegung von Prioritäten

Inhalt: Wir werden eine Bestandsaufnahme machen, zwei kurze Aktivitäten durchführen und uns über die Prioritäten abstimmen. Bitte fülle die Umfrage vor dem Workshop aus und sei pünktlich.

Richte sie in Doodle ein

• Nutze eine Gruppenumfrage, um eine Zeit in verschiedenen Kalendern zu finden

• Lege eine Antwortfrist und Erinnerungen fest

• Ziehe bei bezahlten Workshops die Gebühren bei der Buchung mit Stripe ein

• Verwende Anmeldeformulare für Sitzungen mit begrenzten Plätzen

• Blende bei Bedarf Teilnehmerdetails aus und wende ein individuelles Branding an

Bewährte Praktiken

• Stelle für jede Aktivität einen Zeitplan auf

• Weise einen Moderator und einen Protokollanten zu

• Beende die Sitzung mit klaren Entscheidungen und Verantwortlichen

Vorlage 5: Überprüfung und Freigabe des Vorschlags

Nutze dies, um das Geschäft abzuschließen. Plane 45 Minuten mit dem Einkäufer und den wichtigsten Genehmigern ein.

Tagesordnung

Checkliste vorbereiten

• Teile den Vorschlag 24-48 Stunden vorher mit

• Zeige zwei Preisoptionen auf, die zu verschiedenen Stufen passen

• Bereite einen einfachen visuellen Projektplan vor

Muster für die Einladung

Thema: Plan zur Überprüfung und Genehmigung des Vorschlags

Inhalt: Wir werden das Angebot prüfen, den Umfang und die Preise bestätigen und den Genehmigungsweg vereinbaren. Bitte lies das Dokument vorher durch.

Richte es in Doodle ein

• Biete eine 1:1-Verbindung mit mehreren Zeitoptionen an

• Füge Puffer und Zeitlimits hinzu, um deinen Tag zu schützen

• Füge automatisch Videolinks hinzu (Meet, Zoom oder Teams)

• Wenn du eine Anzahlung verlangst, aktiviere den Stripe-Einzug bei der Buchung

Bewährte Praktiken

• Verbinde jedes Ziel mit einem messbaren Ergebnis

• Biete zwei klare Optionen an

• Frag nach dem Entscheidungsdatum und setze einen Termin über Doodle fest

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Keine Tagesordnung in der Einladung - füge immer eine bei

• Zu viele Personen einladen - beschränke dich auf die wichtigsten Entscheidungsträger

• Sitzungen mit offenem Ende - verwende Timeboxen

• Verspätete Vorbereitung - Materialien einen Tag vorher freigeben

• Manuelle Terminplanung - verwende die Doodle-Buchungsseite oder 1:1, um E-Mails zu vermeiden

Tools und Lösungen für Berater

Hier erfährst du, wie Doodle effiziente Beratertreffen unterstützt:

• Buchungsseite: Gib einen einzigen Link für Discovery Calls, bezahlte Sitzungen oder Sprechstunden frei. Ziehe die Zahlung über Stripe ein.

• 1:1-Terminplanung: Biete Zeitoptionen für Angebotsbesprechungen oder Besprechungen mit der Geschäftsführung an. Doodle hält alle Optionen fest, bis eine bestätigt wird.

• Gruppenumfrage: Planen Sie große Gruppen (bis zu 1.000 Teilnehmer/innen) mit Fristen und Erinnerungen.

• Anmeldeliste: Verwalte Workshops oder Umfragen mit begrenzten Teilnehmerzahlen.

• Kalender-Integrationen: Synchronisiere Google-, Outlook- oder Apple-Kalender - zeige nur verfügbare Zeiten an.

• Video-Links: Füge automatisch Meet, Zoom, Webex oder Teams zu jeder Einladung hinzu.

• Pro-Funktionen: Individuelles Branding, KI-generierte Beschreibungen, werbefreies Erlebnis und Sicherheit auf Unternehmensniveau.

• Automatisierung: Nutze Zapier, um Buchungsdaten an dein CRM oder Projektboard zu senden und Erinnerungen zu automatisieren.

Beispiele aus der Praxis

Solo-Strategieberaterin:

Elena fügte eine Buchungsseite für bezahlte Entdeckungen hinzu und verlangte eine Anzahlung über Stripe. Die Zahl der unentschuldigten Fehltermine sank und die Kunden kamen dank der KI-generierten Terminkalender gut vorbereitet.

Boutique-Analyseunternehmen:

Sie nutzte Gruppenumfragen, um abteilungsübergreifende Interviews mit Stakeholdern zu planen. Die Antwortfristen wurden von zwei Wochen auf vier Tage verkürzt.

Berater für Veränderungsmanagement:

Marcus führte drei 90-minütige Workshops mit jeweils 20 Plätzen mithilfe von Anmeldeformularen durch. Die Teilnehmer wählten ihre Plätze selbst aus, Erinnerungen wurden automatisch verschickt und das Branding passte zum Kundenportal.

Fractional COO:

Priya richtete wiederkehrende 1:1-Gespräche für wöchentliche Statusgespräche und eine monatliche Überprüfung der Geschäftsführung ein. Puffer schützte ihre Vormittage, und Links zu Teams wurden automatisch hinzugefügt.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Meeting-Vorlagen schaffen wiederholbare, ergebnisorientierte Sitzungen

• Verwende die fünf hier aufgeführten Vorlagen für Entdeckung, Start, Status, Workshops und Vorschläge

• Füge immer Zeitfelder, Vorbereitungen und nächste Schritte ein

• Buche schneller mit der Doodle-Buchungsseite, 1:1, Gruppenumfrage oder dem Anmeldeformular

• Füge Stripe-Zahlungen hinzu, verbinde Kalender und füge automatisch Videolinks ein

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Wähle eine Vorlage und teste sie diese Woche. Füge die Tagesordnung zu deiner Einladung hinzu, lege Zeitlimits fest und sende deinen Buchungslink, damit deine Kunden ohne Hin und Her auswählen können.

Bist du bereit, deine Terminplanung zu vereinfachen und bessere Meetings abzuhalten? Erstelle ein Doodle und richte noch heute deine erste Buchungsseite, 1:1 oder Gruppenumfrage ein.

Dein Kalender wird sich leichter anfühlen - und deine Kunden werden den Unterschied bemerken.