Har vi brug for et møde til dette? En tjekliste til at undgå unødvendige møder

Kan du huske, hvornår du sidst deltog i et rigtig godt møde? Et af den slags, hvor holdet fik energi, vigtige oplysninger blev delt, og vigtige beslutninger blev truffet? Snarere husker du de forfærdelige møder: dem, hvor du egentlig ikke behøvede at være til stede, hvor alle var mentalt tjekket ud, eller hvor den ene kollega (du ved, hvem jeg mener) blev ved med at stille spørgsmål, længe efter at alle andre var klar til at gå i gang. Selvfølgelig er et møde nogle gange præcis det, man har brug for: en chance for at få alle i samme rum og lade magien ske. Men andre gange kan en velformuleret e-mail eller en gruppechat være tilstrækkeligt. Så før du bestiller et mødelokale, skal du kigge vores tjekliste igennem og spørge dig selv, om du virkelig har brug for det møde.

Har jeg en dagsorden?

Før du beder alle dine kolleger om at stoppe med det, de er i gang med, skal du sikre dig, at du ved, hvorfor du har brug for et møde. Har du en klar dagsorden med ting, der skal tages op eller drøftes? Hvis ikke, så tag dig tid til at tænke strategisk over, hvad du ønsker at opnå med mødet. Skriv derefter en egentlig dagsorden med punkter, der skal tages op. På den måde kan du dele den med teamet på forhånd, de kan ankomme forberedt, og du kan sikre dig, at ingen afsporer mødet med andre bekymringer.

Er dette det vigtigste job lige nu?

Vores store State of Meetings Report påpeger, at møder har en produktivitetsomkostning i form af tid, der går fra andre opgaver. Før du tager folk væk fra deres arbejde, skal du sikre dig, at dit møde har en strategisk værdi for din virksomhed. Spørg også dig selv, om det er det vigtigste arbejde, som folk har brug for at udføre lige nu. Er der modstridende deadlines, eller er der travlt? Ville det være bedre at vente en dag eller to, så folk kan afslutte deres nuværende forpligtelser? En god måde at undersøge, om et møde virkelig er kritisk, er at spørge sig selv: "Hvad ville der ske, hvis vi ikke holdt det?"

Har jeg alle de oplysninger, jeg har brug for?

Spørg dig selv, hvad du har brug for for at gøre fremskridt. Der er ikke noget værre end at introducere et emne, for så at indse, at du ikke har nok oplysninger til at træffe en beslutning. Tag dig tid til at samle de kritiske brikker i puslespillet, før du overhovedet tænker på at booke folks tid.

Er det oplysninger, der er nødvendige at kende?

Spørg dig selv, hvem der virkelig har brug for at vide det. Er det en sag for hele kontoret, eller er det relevant for nogle få udvalgte? Nogle gange kan det være mere effektivt at komme forbi de rette personers skriveborde til en hurtig, personlig snak. Hvis det er relevant for en større gruppe, skal du undersøge, om alle teammedlemmer vil kunne deltage. Hvis du alligevel skal opsummere for nogle personer, kan du måske springe mødet over og blot sende et resumé af problemet til alle. Endelig skal du tage dig tid til at tjekke folks tidsplaner, så du ved, at de personer, der har de vigtigste oplysninger eller beslutningskompetence, vil være til rådighed.

Hvilke andre kanaler kan jeg bruge?

Vi har i dag flere kommunikationsværktøjer på arbejdspladsen end nogensinde før til rådighed. De kan være meget effektive måder at holde folk orienteret eller nå til enighed på. Har du brug for feedback på en idé? E-mail giver folk mulighed for at tage sig mere tid til at læse en præsentation og give velovervejet feedback. Som en bonus undgår du risikoen for gruppetænkning og giver folk mulighed for at give deres mening til kende på en diskret måde. Vil du have en beslutning? Brug et værktøj som Slack til at starte en diskussionstråd eller bede folk om at stemme om valgmuligheder. Som en bonus er der ikke behov for at føre referat - alt er allerede skrevet ned og gemt pænt i tråden. Har du brug for opdateringer? Brug projektstyringstavler som Trello, hvor folk kan tilføje regelmæssige opdateringer om projekter, så hele teamet kan se dem. Som en bonus kan du også bruge tavler til at uddelegere opgaver eller spore fremskridt.

Er det tidskritisk?

Der er ikke noget værre end at sende en vigtig e-mail og få griller tilbage. Gruppechats kan være en god mulighed for at få hurtig feedback, men i dette tilfælde er et møde måske virkelig den hurtigste måde at få et øjeblikkeligt svar på.

Wrike har lavet en praktisk infografik, der kan hjælpe dig med at afgøre, om et møde virkelig er nødvendigt. For nogle gange er det selvfølgelig det. Så hvis du gennemgår vores tjekliste og beslutter dig for, at du virkelig har brug for at samle alle i lokalet, så sørg for, at det bliver det bedste møde, det kan blive. Et møde med en klar dagsorden, med alle de nødvendige forberedelser og med de rette personer samlet. Og spørg så dig selv endnu en gang: Er du sikker på, at du ikke bare kunne sende det her pr. e-mail?