Facilitando as reuniões do grupo 101

As reuniões de grupo são parte essencial de qualquer grupo, empresa ou organização que envolva mais de duas pessoas. Assegurar que sua equipe esteja trabalhando em um só acordo, o brainstorming de novas idéias e o reforço das práticas da empresa são apenas algumas das razões pelas quais as reuniões são uma parte importante das operações. Vamos dar uma olhada em como você pode facilitar com sucesso reuniões para grupos de qualquer tamanho.

Coordenar um tempo perfeito*

Coordenar um momento perfeito para sediar sua reunião é o primeiro passo em nossa lista de 101 reuniões porque deixar as plataformas de reunião escolherem o momento que funciona melhor para elas é uma ótima maneira de garantir que você tenha uma reunião de grupo produtiva. (https://doodle.com/en/solutions/board-meetings/) para saber a que horas sua reunião deve ocorrer. Ao fazer isso, você não terá que se preocupar se alguém não puder comparecer porque tem que fazer a coleta escolar ou se outra pessoa estiver amarrada a um compromisso anterior. Dar às plataformas de reunião uma escolha de horário também as fará sentir-se respeitadas e em controle. Um gesto educado e simples como fazer uma votação pode contribuir muito para o sucesso de sua reunião.

Check-In com os Participantes*

O início de sua reunião de grupo com um rápido check-in incentivará seus participantes a relaxar e se concentrar. Basta perguntar a todos como eles estão indo ou se têm algo em mente antes de saltar na agenda de sua reunião. Começando com um quebrador de gelo não só quebrará o gelo, mas também fará com que seus participantes se sintam importantes e cuidadosos. As reuniões são mais produtivas quando todos os envolvidos se sentem valorizados e necessários.

Assignar funções*

Ao mesmo tempo em que facilita as reuniões, você deve fornecer aos participantes papéis importantes para criar responsabilidade comunitária dentro de sua reunião de grupo. Um facilitador pode querer pedir aos participantes que tomem notas ou guardem o tempo. Outro grande papel para os participantes que é simples e de baixa pressão é pedir-lhes que pensem em uma acolhida ou despedida única para sua reunião. Gire os papéis para reuniões recorrentes e permita que outros participem de sua reunião, o mais freqüentemente possível. Afinal de contas, se você for anfitrião de uma reunião de grupo, isso significa que você precisa do envolvimento de todo o grupo para alcançar uma meta final bem sucedida.

Ouvir atentamente*

Durante uma reunião de grupo, o facilitador nunca deve ser a única pessoa que fala durante toda a sessão. Pratique a escuta ativa com suas plataformas de reunião e absorva cuidadosamente suas palavras. Após ouvir atentamente, dê feedback e confirmação ao orador e garanta que você entendeu o que eles disseram ou peça esclarecimentos caso não tenha entendido.

Se você quiser ter uma reunião bem-sucedida, ouvir é um passo incrivelmente importante em nossa lista 101 de reuniões. Se suas plataformas de reunião não se sentirem ouvidas, é mais do que provável que elas se tornem desinteressadas - levando a um tempo improdutivo para todos os envolvidos. As reuniões em grupo não devem ser sessões ditatoriais, elas devem estar aprendendo experiências com múltiplas oportunidades dadas para expressar opiniões diferentes.

Take Turns*

Amarrar no ponto quatro, revezar as plataformas de reunião é algo que você também deve fazer ao mesmo tempo em que facilita as reuniões. Se houver vários participantes que queiram falar ao mesmo tempo, anote rapidamente seus nomes e deixe cada pessoa falar, um de cada vez. Se você estiver hospedando uma reunião virtual, a maioria das plataformas terá a função de "levantar a mão". Encorajar os participantes a usar este recurso lhe dará acesso rápido aos nomes de todos que gostariam de falar.

Narrow it Down*

Durante as interações humanas naturais, nós tendemos a nos desviar sem esforço de um ponto para o outro durante uma conversa. Embora isto não seja problema durante um brunch ou passar tempo com amigos, é completamente contraproducente durante uma reunião de grupo.

Evite o tempo de espera, mantendo os tópicos de suas reuniões em linha reta e estreita. Deixe seus tópicos claros logo no início de sua reunião e anuncie quando você estiver passando de um ponto para outro. Você pode tornar sua reunião inclusiva fazendo uma pesquisa e pedindo aos participantes que expressem quais tópicos eles acham que devem ser discutidos.

Plan Ahead*

Ligado ao ponto número seis, é altamente recomendável ter uma agenda de reunião escrita antes do início de sua reunião de grupo. Mesmo que você tenha uma memória excelente e sinta que não precisa de uma agenda de reunião física, ainda assim recomendamos que tenha uma. Uma ordem do dia garantirá que você permaneça concentrado durante sua reunião de grupo.

Ter uma agenda física ou digital também é uma ótima ferramenta para distribuir a todas as plataformas de reunião. Todos conhecerão todos os pontos de discussão antes do tempo e terão a oportunidade de preparar seus pontos de discussão com antecedência.

Pausa

Pausa e permita a si mesmo e às plataformas de reunião uma chance de refletir sobre tudo o que acabou de ser discutido. Durante as reuniões de grupo, muitas informações são divulgadas. Dê ao cérebro um momento para digerir e processar tudo o que acabou de ser recebido.

Após uma reflexão silenciosa, incentive seus participantes a anotar seus pensamentos, identificar preocupações ou fazer quaisquer perguntas. Este simples exercício ajudará tanto você mesmo quanto os participantes a interiorizar todos os seus tópicos, bem como, a causa geral da reunião em si.

Encorajar a participação*

Embora alguns membros do grupo possam ser menos vocais do que outros, suas vozes são igualmente importantes. Como facilitador, você deve incentivar a participação de todas as suas plataformas de reunião. Crie um espaço seguro e tire as pessoas de suas conchas fazendo perguntas de baixa pressão como: "O que você acha?". Ou "Você está considerando alguma outra idéia?".

Dividir as plataformas de reuniões de grupo em pequenos grupos é outra forma de incentivar a participação de membros tímidos da equipe. Um grupo menor pode permitir que eles relaxem um pouco. Depois de dividir-se em pequenos grupos, trazer todos de volta ao grupo completo e pedir os destaques da conversa a um líder de equipe. Ao fazer isso, seu membro de equipe mais tímido ainda será ouvido, sem a ansiedade de realmente ter que falar na frente de um grupo grande.

Conclusão*

Esperamos que nossa reunião de 101 pontos o ajude a facilitar com sucesso a reunião de seu grupo. (https://doodle.com/en/) para saber mais sobre como fazer pesquisas para todas as suas necessidades de reunião. Saúde à produtividade, alcançando metas e novas idéias brilhantes!