7 motivos para que reuniões virtuais possam melhorar seus negócios

Quando jornais, revistas e websites listam os eventos mais estressantes da vida que as pessoas podem passar, elas tendem a se concentrar em mortes, divórcios, mudança de casa e início de uma família. Estes jornalistas nunca tentaram iniciar um negócio.

O custo psicológico de iniciar e administrar um negócio é incrivelmente alto - capaz de mergulhar empresários e líderes em estresse e até mesmo em depressão. Cerca da metade de todos os novos negócios dobra nos primeiros cinco anos, portanto, as chances de ser um sucesso são baixas na melhor das vezes. É claro que estes não são exatamente os melhores dos tempos.

O mais observador entre vocês pode ter notado um pouco de um problema de saúde que varre o globo e, a menos que você esteja no negócio de gel para as mãos ou de educação em casa, a pandemia da COVID-19 tem sido uma má notícia para quase todas as empresas em todos os lugares. Só nos EUA, quase meio milhão de empresas fecharam desde o início da pandemia. O impacto não está limitado aos EUA, nem as repercussões da pandemia são sentidas apenas pelas empresas iniciantes e empresas menores. No Reino Unido, mais de 10.000 cadeias de lojas de rua ou locais de hospitalidade e lazer de marca fecharam suas portas durante 2020.

Com as margens entre o fracasso e a sobrevivência nunca mais estreitas, as empresas devem buscar maneiras de reduzir custos, aumentar a eficiência e aumentar sua produtividade. A inclinação para reuniões virtuais pode ser o catalisador necessário para melhorar seus resultados e seus negócios em geral.

1. As reuniões virtuais são eficientes

O tempo e o custo das viagens de ida e volta às reuniões com os clientes pode realmente somar. Em média, os empresários perdem cerca de cinco dias por ano apenas viajando para reuniões, sem contabilizar as horas extras perdidas para agendar essas reuniões e planejar ou reservar a viagem. É uma semana inteira que um vendedor poderia passar aproximando-se de novos clientes potenciais, uma agência criativa poderia usar para criar campanhas vencedoras, ou um recrutador poderia se dedicar a entrevistar candidatos.

Reuniões virtuais não significam tempo perdido para viajar ou até mesmo para viajar de sala de reunião para sala de reunião. Como tal, os funcionários podem se concentrar mais em fazer o trabalho do que em descobrir como chegar lá.

2. As reuniões virtuais são produtivas

Nosso relatório sobre o estado das reuniões descobriu que 89% dos profissionais consideram as reuniões ineficazes ou mal organizadas como uma de suas maiores frustrações de trabalho. Uma das maiores vantagens das reuniões virtuais é que elas tendem a favorecer a organização e a discussão produtiva em detrimento da conversa fiada e do brainstorming. As reuniões presenciais muitas vezes têm uma sensação de "inventar enquanto vamos", com reuniões que muitas vezes ultrapassam o cronograma. As reuniões virtuais são mais bem estruturadas e gerenciadas.

Um terço dos profissionais ocupados estão frustrados ao participar de reuniões que não têm os tomadores de decisão necessários na sala para criar os próximos passos impactantes. Mais uma vez, a flexibilidade das reuniões virtuais significa que é muito mais provável que os tomadores de decisão necessários estejam presentes, de modo que as reuniões se tornam mais frutíferas e construtivas, ao invés de precisar de múltiplas rodadas de reuniões de acompanhamento para chegar às decisões.

3. As reuniões virtuais são mais fáceis de programar

Os dias perdidos a cada ano viajando para reuniões são triviais em comparação com o tempo perdido tentando programá-los em primeiro lugar. Se sua empresa tiver a sorte de estar na mesma ferramenta de e-mail e calendário, como o Outlook ou o Google, por exemplo, então você estará apenas muito consciente do quanto suas características integradas de sugestão de tempo ajudaram a erradicar os infinitos e-mails de volta e volta para reuniões internas, pelo menos. Entretanto, o tênis por e-mail começa novamente a qualquer hora que você precisar para agendar reuniões com clientes, fornecedores, candidatos, parceiros ou partes interessadas externas.

É aqui que as ferramentas de programação agnóstica da plataforma como Doodle valem seu peso em ouro; fornecendo o mesmo conjunto e simplicidade que você encontra em suas ferramentas internas, mas também para as partes externas. Melhor ainda, a integração do Doodle com as equipes da Microsoft e o Zoom significa que links de reuniões virtuais são gerados automaticamente a cada convite de reunião, para que você nunca mais tenha que se preocupar em fornecer um link de reunião de última hora novamente.

4. Reuniões virtuais agilizam as comunicações internas

Embora muito do foco vá para fatores externos, como a aquisição de novos negócios e a limpeza das cadeias de abastecimento, pesquisa da McKinsey sugere que organizações com comunicações internas mais claras estarão melhor preparadas para sobreviver à pandemia e à retração econômica associada. Uma forte gestão e desenvolvimento, juntamente com um reforço positivo do propósito e da estratégia da empresa, manterá os funcionários focados e cumprindo com os objetivos, enquanto os concorrentes vêem o moral baixar.

As reuniões virtuais permitem aos gerentes criar e manter uma cadência regular de reuniões de equipe e reuniões individuais, que às vezes perdem consistência quando confrontadas com as provações e tribulações da vida no escritório. A criação de prefeituras online pode também permitir que funcionários de todos os cantos do globo sintonizem e ouçam os líderes seniores, mantendo o sentimento de conexão em toda a organização.

5. Os lançamentos virtuais são perfeitos

Naqueles dias pré-COVID de halcyon - sim, havia um tempo antes de tudo isso - agências criativas podiam gastar até 83.000 euros em lançamentos para um único cliente quando o tempo, as viagens e os recursos eram todos levados em conta na equação. A pandemia mostrou a todos as vantagens das reuniões on-line: as empresas não sentem mais a necessidade de viajar para cada reunião com um cliente ou um cliente potencial, enquanto até mesmo o próprio cliente prefere a liberdade e a flexibilidade de uma reunião virtual. Entretanto, isso significa que suas reuniões virtuais precisam ser perfeitas para serem cortadas.

Antes de ser criativo com os quadros brancos, as breakouts virtuais ou sondagens, considere primeiro o básico. Os executivos também nos disseram que, em suas opiniões, os elementos críticos das reuniões bem-sucedidas eram:

Definição de objetivos claros (72%)

Ter uma agenda clara (67%)

Não ter muitas pessoas na sala (35%)

Visuais, tais como vídeos e a apresentação (27%)

Com a maioria dos executivos seniores relatando que passam 20 horas ou mais em reuniões, simplesmente obtenha estas correções sem falhas e você já estará acima da maioria de seus concorrentes. O único passo que não deve faltar é praticar, praticar, praticar. Assegurar que sua apresentação flua, mesmo em campos virtuais, é fundamental. Então é hora de deixar brilhar a sua experiência.

6. As reuniões virtuais são os presentes que continuam a dar

O que as reuniões virtuais têm que falta na maioria das reuniões presenciais? Além de fundos zany Zoom? Elas podem ser facilmente gravadas, o que é uma funcionalidade que não é utilizada por profissionais suficientes em seu benefício.

Se você estiver lançando um novo cliente em potencial, ao gravar a reunião, você pode não apenas enviar ao alvo uma gravação de sua apresentação que eles podem compartilhar com outras partes interessadas importantes, mas você mesmo pode revê-la para afinar suas habilidades e aumentar a probabilidade de fechar futuros negócios.

Se for uma reunião interna da equipe, grave-a e guarde-a em algum lugar de fácil acesso para que os funcionários que estão de férias possam alcançar os pontos salientes quando voltarem, ou os novos funcionários possam assistir às reuniões recentes para se atualizar ainda mais rapidamente.

O treinamento e as demonstrações são casos de uso particularmente bons para a gravação de reuniões, economizando tempo no futuro ao poder compartilhar uma gravação em vez de ter que repetir o treinamento vezes sem conta.

7. Aumente virtualmente a reputação de sua empresa

A pandemia da COVID-19 tem sido catastrófica para grande parte da indústria de conferências e eventos, mas muitos dos principais encontros da indústria têm gerenciado com sucesso a mudança on-line nos últimos 12 meses, com algumas profissões preferindo este estado de coisas.

Isto significa que o mesmo software e configuração que sua empresa usa para reuniões virtuais pode ser usado para levar seus gerentes seniores e líderes de pensamento lá fora e na frente da mídia do setor e de clientes potenciais. Eles podem se apresentar em conferências on-line em todo o mundo, participar de discussões on-line que nunca foram capazes de acessar antes ou mesmo aparecer como convidados em alguns dos principais podcasts de sua indústria. Amplie sua definição do que uma reunião on-line implica, e você verá a consciência do boom de sua empresa.

As empresas que se inclinam para todas as facetas das reuniões e colaborações on-line, prefeituras virtuais e conferências digitais descobrirão que elas não saem apenas do outro lado da pandemia, mais enxutas e mais produtivas, mas que se transformam em uma organização que está preparada para abraçar o novo futuro do trabalho.

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