5 razões lembretes de reuniões são fundamentais para o sucesso de sua equipe

Se eu tivesse um dólar por cada vez que minha memória me decepcionasse, agora eu teria...bem... eu esqueço o quanto eu teria. Mas a questão é que eu definitivamente teria acumulado o suficiente para me dar ao sol em uma ilha caribenha em vez de escrever este artigo.

Houve inúmeras buscas de chaves de carro antes de esquecer onde eu estacionei o carro em primeiro lugar. Saí dos supermercados, com os braços cheios de sacos, mas não consegui comprar o único item que realmente precisava comprar. Cheguei ao aeroporto com bagagem, passagens, mas sem passaporte. E, sim, admito, esqueço de vez em quando as datas do meu aniversário de casamento e os aniversários de nascimento de meus filhos.

Eu não estou sozinho nisto. Acontece que, enquanto mesmo os computadores mais avançados não conseguem igualar os humanos para empatia, criatividade, arte e humor quando se trata de lembrar das coisas, a memória humana foi superada pela tecnologia com aqueles relógios de calculadora Casio dos anos 80.

Felizmente, somos uma espécie de solucionadores de problemas e criamos sistemas para ajudar com o processo chato de lembrar. Desde calendários de aniversário, planejadores de parede, notas post-it e diários de balas até calendários on-line e listas de tarefas móveis, nos cercamos de sistemas de memória, de modo que não ignoramos esses momentos críticos na vida. Devemos fazer o mesmo nas empresas, criando lembretes para nos mantermos no topo do vasto número de tarefas e reuniões que os funcionários enfrentam diariamente.

1. Reduzir o desperdício

Quando os clientes chegam atrasados a suas reuniões ou, pior ainda, cancelam no último minuto ou mesmo não aparecem, não só é frustrante, como também é um vácuo de recursos que puxa sua produtividade e ameaça a linha de fundo de sua organização.

De acordo com nossos dados Doodle, mais de 70% dos profissionais perdem tempo todas as semanas devido a reuniões desnecessárias ou canceladas. Mais de um terço dos profissionais considera a ineficiência causada pelas reuniões perdidas ou canceladas como a maior ameaça ao tempo de sua empresa.

Suponha que a bota esteja sobre o outro pé. Nesse caso, se você é o retardatário que tende a perder reuniões de clientes, cancelar no último minuto ou se juntar às reuniões com atraso, o problema é ainda mais significativo, arriscando seu emprego e a reputação e viabilidade financeira de sua empresa também. A dificuldade pode ser cara. Reuniões perdidas, canceladas, adiadas e mal organizadas custam às empresas americanas US$ 399 bilhões por ano. Vale a pena estabelecer alguns lembretes?

2. Incentivar uma boa preparação

Os lembretes não são apenas para evitar não comparências e cancelamentos tardios; eles podem ajudar a melhorar suas reuniões. Quando perguntamos aos profissionais no Reino Unido, EUA e Alemanha o que eles achavam que levava a uma experiência de reunião produtiva, eles disseram:

Empresas com culturas de reunião inteligentes e eficientes usam lembretes para garantir que os participantes cheguem no lugar certo e na hora certa e confirmam que todos leram a agenda e solicitaram quaisquer sugestões ou mudanças diretamente com o organizador da reunião. Lembretes são usados para fornecer materiais, tais como relatórios e apresentações, que os participantes devem ler antes da reunião, salvaguardando o tempo programado para uma discussão e tomada de decisões significativas.

3. Dê um bom exemplo

É fácil esquecer que, muito antes de realizar coletivas de imprensa nos estacionamentos das empresas de paisagismo, Rudy Giuliani era o prefeito de Nova York com maior sucesso. Giuliani e seu chefe de polícia, William Bratton, abordaram as estatísticas de alta criminalidade da cidade empregando uma tática conhecida como "teoria das janelas quebradas". A teoria essencialmente é que remover sinais visíveis de crime (janelas quebradas, grafite, edifícios degradados, etc.) desencoraja mais crimes e reduz a gravidade dos crimes.

As pessoas tendem a se elevar a padrões elevados ou a afundar em padrões baixos; se você quiser realizar reuniões bem sucedidas e produtivas dentro de sua organização, você faria bem em aplicar a teoria das janelas quebradas.

Quase 90% dos profissionais são regularmente frustrados por reuniões ineficazes ou mal organizadas ou chamadas em conferência e vídeo com recepção deficiente, portanto, garantir que você as tenha em ordem é um excelente lugar para começar. Os maiores aborrecimentos incluem:

Com tudo isso em mente, pode ser inestimável enviar um lembrete antes de se reunir não apenas com a última agenda, mas também com um conjunto de regras básicas:

Se tudo sobre a organização de suas reuniões gritar eficiência, profissionalismo e produtividade, você pode apostar que os participantes estarão à altura da ocasião e o conteúdo, a tomada de decisões e o acompanhamento serão igualmente impressionantes.

4. Construir relações mais fortes

Cada contato, chamada ou reunião com um cliente é uma oportunidade para comunicar a extraordinária e heróica magnificência de sua empresa. Quase dois terços dos clientes consideram mais positivas as empresas que se comunicam diretamente com eles. No entanto, reuniões mal organizadas ou improdutivas também têm um impacto. Mais de um quarto dos profissionais acredita que as más reuniões têm um impacto negativo no relacionamento com seus clientes.

Os lembretes servem a múltiplos propósitos. Primeiro, como discutimos no ponto anterior, eles são a oportunidade ideal para transmitir sua atenção aos detalhes, confiabilidade e profissionalismo. Além disso, em uma empresa voltada para o cliente, você está lá para servir e entregar valor a seu cliente; você deve procurar tornar todas as suas negociações com sua empresa o mais fácil e tranqüila possível. Os lembretes fazem exatamente isso.

Você pode recomunicar a hora, data e local da reunião. Inclua quaisquer detalhes de login, para que eles os tenham à mão e não tenham que vasculhar e-mails antigos para saber como participar da chamada. Adicione um resumo do que será discutido, qualquer pré-releitura necessária e os resultados desejados da reunião. Você será a melhor reunião que seu cliente tiver a cada semana.

5. Oportunidades de venda

Se não estiver claro até agora, então vamos soletrar para você: lembretes não são apenas uma forma de garantir que as pessoas cheguem às reuniões a tempo, mas um ponto extra de comunicação que ajuda a entregar a sua empresa valores, serviços e atenção às necessidades do cliente. Sendo assim, cada lembrete é uma oportunidade de fornecer valor adicional a seus clientes que pode levá-los a experimentar um produto ou serviço diferente ou a permanecer leal à sua empresa por ainda mais tempo.

Talvez você possa incluir um link para seu último post no blog da empresa ou um relatório relevante do setor com seus lembretes. Você poderia incluir um estudo de caso de outro cliente que enfrenta um conjunto semelhante de desafios. Você poderia até mesmo criar e incorporar um vídeo rápido destacando como um cliente poderia se beneficiar de serviços adicionais.

Os lembretes também podem servir como diferenciadores que o ajudam a permanecer acima de seus concorrentes aos olhos de seus clientes. Por exemplo, suponha que seu cliente esteja excepcionalmente ocupado e tenha a tendência de se atrasar ou até mesmo perder suas reuniões devido à sua agenda lotada. Você poderia enviar um lembrete por SMS ao invés do lembrete habitual por e-mail. As mensagens de texto têm uma taxa de 98% aberta, com quase todas as mensagens de texto lidas em três minutos, portanto, é mais provável que seu lembrete chegue ao destino do que outro e-mail. É o esporte da atenção ao detalhe que certamente vai impressionar o cliente.

Portanto, abrace o lembrete e torne-o uma parte integrada, considerada e estratégica de seus processos de reunião. Você descobrirá que suas reuniões são melhores, mais suaves e mais proativas, com novos clientes fazendo fila para um sabor de sua aclamada eficiência de reunião. Além disso, você pode se lembrar apenas do aniversário de casamento e aniversário ocasionais.

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