Reduzir o não comparecimento com lembretes e pagamentos para treinadores de bem-estar

Quando um cliente perde uma sessão, você perde receita, impulso e, muitas vezes, seu foco. Isso atrapalha sua agenda, sua energia e o fluxo da semana.

A boa notícia é que você pode resolver esse problema.

Com a combinação certa de lembretes e pagamentos simples, seus clientes aparecerão com mais frequência, preparados e comprometidos. Este artigo mostra como você pode usar o Doodle e o Stripe para automatizar as coisas difíceis, manter o cronograma e proteger seu tempo.

O desafio que os coaches de bem-estar enfrentam

Você quer ajudar - e não passar o dia atrás de confirmações ou faturas não pagas. Mas as sessões perdidas são um problema comum:

• As chamadas de descoberta são marcadas e depois esquecidas

• As sessões matinais são puladas porque os clientes se esquecem de programar um alarme

• As aulas em grupo ficam lotadas, mas metade das esteiras fica vazia

• Os eventos corporativos de bem-estar precisam de vários lembretes apenas para entrar no radar

Os lembretes manuais ajudam, mas consomem seu tempo. Pedir o pagamento pode parecer estranho. Se você fizer isso corretamente, os lembretes e as políticas de pagamento resolverão os dois problemas sem estresse.

Por que isso é importante para sua empresa

O não comparecimento não é apenas irritante - ele custa a você:

• Perda de receita

• Perda de progresso para o cliente

• Programação menos previsível

• Carga mental extra para você

Quando você tem um sistema, os clientes permanecem no caminho certo, e você também. Você parece mais profissional, suas sessões são mais tranquilas e sua agenda funciona como deveria.

Crie um sistema de lembretes que realmente funcione

Lembretes inteligentes reduzem o não comparecimento. Eles ajudam o cliente a se preparar e protegem seu tempo sem que você precise enviar outra mensagem.

Defina um ritmo de lembretes de três toques

Aqui está uma estrutura de tempo simples que funciona para a maioria dos coaches de bem-estar:

Você está realizando sessões de manhã cedo? Adicione um lembrete às 18 horas na noite anterior.

No Doodle, tudo isso é automático quando você usa a Booking Page ou o agendamento 1:1. Os clientes recebem o convite, os lembretes e os links, sem administração extra para você.

Use mensagens claras e amigáveis

Aqui estão alguns modelos curtos que você pode inserir nos seus lembretes do Doodle:

• No momento do agendamento: Você está confirmado para a sua sessão de coaching de 60 minutos na terça-feira às 10h. Aqui está o link do Zoom e a lista de verificação de preparação.

• 24 horas antes: Lembrete: Você tem uma sessão amanhã às 10h. Traga água e seu diário. Você precisa remarcar? Use este link.

• 2 horas antes: Vejo você em breve! Sua sessão começa às 10h. Participe aqui: [Link do Zoom]

Usando o Doodle Pro, você pode gerar descrições de reuniões em seu tom automaticamente.

Facilite o reagendamento

Se for difícil cancelar ou mudar uma sessão, os clientes vão se arrepender. Todo evento do Doodle inclui um link para reagendamento. Você não precisará enviar e-mails estranhos, nem deixar o calendário desorganizado. Apenas um novo horário - escolhido por eles.

Conecte sua agenda (Google, Outlook ou Apple) para mostrar apenas os horários livres. Os clientes nunca verão suas informações particulares nem farão uma reserva dupla para você.

Use pagamentos para aumentar o comprometimento

Quando as pessoas pagam, elas comparecem. Ponto final. Um pequeno passo inicial aumenta o acompanhamento e torna os cancelamentos mais respeitosos.

Combine o pagamento com o tipo de sessão

Aqui está um guia simples:

O Doodle trabalha com o Stripe, para que você possa cobrar o pagamento diretamente no fluxo de reservas - sem e-mails de acompanhamento, sem faturas de perseguição.

Compartilhe uma política de cancelamento clara

Mantenha-a simples:

• Cancelar/reagendar até 24 horas antes = gratuito

• Dentro de 24 horas = sessão cobrada

• Um passe de tolerância por trimestre

Adicione sua política a cada confirmação. Com o Doodle, você pode escrevê-la uma vez e ela aparecerá em todas as descrições ou lembretes de eventos.

Ofereça opções de pagamento flexíveis

Você pode atender seus clientes onde eles estão. Você pode oferecer:

• Taxas de escala móvel

• Depósitos para sessões de custo mais alto

• Descontos para reservas de pacotes

O Stripe facilita o gerenciamento de tudo isso. Os clientes pagam com segurança com cartões, e você pode reembolsar se necessário.

Qual configuração funciona melhor para suas sessões?

Aqui está uma rápida visão geral de como o Doodle ajuda a reduzir as não comparências para diferentes formatos de coaching:

Exemplos do mundo real

Primeira chamada com a Coach Lena

Chamadas de descoberta gratuitas de 20 minutos usando a página de reservas + lembretes. Sua taxa de comparecimento melhorou quando ela adicionou um link e uma política de reagendamento claros.

Coaching de energia de 4 sessões com o Coach Amir

Usa 1:1 para compartilhar 3 opções de horário por semana. Coleta o pagamento antecipado via Stripe. Você não precisa mais fazer reservas duplas ou sessões não pagas.

Trabalho de respiração em grupo com a Coach Jess

Folha de registro de 15 lugares. Envia lista de reprodução e instruções com 48 horas de antecedência. A vaga é liberada automaticamente se alguém cancelar.

Workshop corporativo com o Coach Devon

Enquete em grupo usada para encontrar um horário entre 200 funcionários. Uma vez escolhido, ele compartilha uma folha de inscrição e adiciona lembretes. A participação melhorou, a administração diminuiu.

Sessões matinais com a Coach Priya

Sessões de desenvolvimento de hábitos às 6h da manhã. Você envia um lembrete às 18 horas da noite anterior e outro às 5h30 da manhã.

Scripts de mensagens que você pode usar hoje

Confirmação de reserva: Você está agendado para sua sessão de 60 minutos em [data] às [hora]. Aqui está o seu link do Zoom. Consulte nossa política de 24 horas aqui. Você precisa alterar o horário? Use este link. Você deve trazer água e um diário.

Lembrete de 24 horas: Oi [Nome], sua sessão é amanhã às [horas]. Responda aqui para remarcar, se necessário. Estou ansioso por você!

Lembrete de 2 horas: Lembrete: A sessão começa às [horas]. Você pode participar com este link. Vejo você em breve.

Política de pagamento: O pagamento é devido quando você faz a reserva. Você pode cancelar ou remarcar com até 24 horas de antecedência. Dentro de 24 horas, a sessão será contada ou cobrada. Um passe de tolerância por trimestre.

Principais conclusões

• Use lembretes + pagamentos para reduzir o não comparecimento

• Envie pelo menos três lembretes: reserva, 24 horas e 2 horas

• Receba pagamentos com o Stripe diretamente no Doodle

• Combine o pagamento e a política com o tipo de sessão

• Sempre inclua um link para reagendamento

• Escolha a ferramenta certa para o seu formato: Página de reserva, 1:1, planilha de inscrição ou enquete de grupo

Você pode começar

Você treina melhor quando não está correndo atrás de não comparecimentos. Deixe que o Doodle e o Stripe cuidem da administração enquanto você se concentra em seus clientes. Adicione lembretes. Receba pagamentos. Você pode marcar sessões mais confiáveis automaticamente.