Como você pode fazer com que as aulas completas funcionem com uma única página de reserva

Se você ministra aulas em grupo na área da saúde, seu calendário é preenchido com mais do que sessões. Você também gerencia perguntas de admissão, detalhes de seguro ou pagamento em dinheiro, lembretes e alterações de última hora. Cada e-mail ou ligação telefônica extra significa menos pessoas na aula e mais tempo perdido.

Há uma maneira mais simples de manter sua lista de alunos cheia. Com uma Booking Page, você pode compartilhar um único link em todos os lugares, permitir que os pacientes escolham um horário adequado e cobrar o pagamento quando necessário. Adicione lembretes inteligentes e você verá menos lacunas e melhores resultados.

Neste guia, você aprenderá a configurar uma Booking Page para seus programas de grupo, usá-la como link central e combiná-la com as ferramentas do Doodle que o manterão organizado.

Esse manual funciona para educação sobre diabetes, aulas pré-natais, grupos de reabilitação cardíaca, cessação do tabagismo e workshops de prevenção de quedas. Você obterá etapas claras, dicas de privacidade e exemplos que podem ser copiados hoje mesmo.

O desafio enfrentado pelos profissionais de instrutores de aulas em grupo

Sua semana é uma mistura de ensino e administração. As partes mais difíceis geralmente vêm do agendamento.

• Os pacientes ligam para você para perguntar sobre horários e preços

• Os provedores de referência querem uma maneira simples de enviar pessoas para você

• O não comparecimento interrompe seu fluxo e reduz a receita

• Você precisa proteger a privacidade dos participantes e evitar o compartilhamento de PHI

• Você quer ferramentas simples que sua equipe possa usar sem treinamento

Sem um caminho único e fácil de inscrição, é fácil para as pessoas desistirem. Você também pode fazer overbooking ou underfill porque não consegue ver sua capacidade real em um só lugar.

Por que isso é importante para o instrutor de aulas em grupo

Preencher as turmas não se trata apenas de números - isso afeta os resultados dos pacientes e os seus resultados financeiros.

• Grupos completos criam apoio de colegas e melhoram a adesão

• Menos lacunas significam mais receita por hora

• Uma programação clara gera confiança entre os provedores e os pacientes

• Menos administração dá a você tempo para preparação, documentação e descanso

Uma única página de agendamento direciona as pessoas para a sessão certa, sem idas e vindas. Adicione regras e avisos simples e suas turmas ficarão cheias.

Crie uma Booking Page como centro de suas aulas

Sua Booking Page é o único link que você compartilha em seu website, folhetos e referências. Configure-a uma vez e deixe-a trabalhar para você todos os dias.

Etapa 1: Conecte seu calendário

• Conecte o Google Calendar, o Microsoft Outlook ou o Apple Calendar

• Escolha qual calendário o Doodle deve verificar para ver se você está ocupado

• Mantenha os eventos pessoais em sigilo e bloqueie o agendamento desses horários

Você nunca oferecerá uma vaga que entre em conflito com o horário da clínica ou outras sessões.

Etapa 2: Mapeie a disponibilidade de suas aulas

• Adicione blocos recorrentes que correspondam à sua programação de aulas, como terças e quintas das 17h às 18h.

• Defina uma janela de reserva (por exemplo, 14 dias de antecedência) para gerenciar a demanda

• Acrescente um tempo de espera antes e depois das aulas para a preparação da sala e anotações

Se você alternar os tópicos, acrescente isso ao título do bloco de tempo (por exemplo, noções básicas de pré-natal ou planejamento de refeições para diabetes).

Etapa 3: Escreva detalhes claros e amigáveis ao paciente

O Doodle Pro inclui descrições de reuniões geradas por IA. Use-a para redigir instruções e, em seguida, edite o tom para que corresponda à sua voz.

• Mantenha o título curto e claro (por exemplo, Aula de Educação sobre Diabetes)

• Inclua o que você deve levar e a quem a aula se destina

• Adicione notas sobre estacionamento ou acessibilidade para sessões presenciais

A clareza diminui a ansiedade e reduz as perguntas.

Etapa 4: Adicione as perguntas de admissão corretas

Colete apenas o que você precisa para colocar alguém no grupo certo - evite informações de saúde protegidas.

• Pergunte o nome, o sobrenome, o telefone e o e-mail

• Inclua uma pergunta de segurança, como "Alguma preocupação com mobilidade?"

• Adicione um campo de observação curto para necessidades especiais (por exemplo, solicitação de intérprete)

Armazene as informações clínicas em seu EHR, não no Doodle.

Etapa 5: Ative o pagamento quando necessário

Se a sua aula for paga em dinheiro ou exigir um depósito, conecte o Stripe na sua página de reservas.

• Defina uma taxa ou valor de depósito para reduzir o não comparecimento

• Ofereça opções de pagamento flexíveis por meio do Stripe

• Inclua uma política de reembolso ou cancelamento na descrição

Você também pode usar 1:1 para avaliações pagas e manter a mesma conta do Stripe.

Etapa 6: Use lembretes e prazos

• Defina lembretes automáticos por e-mail 24 horas e 2 horas antes da aula

• Adicione um prazo de reserva (por exemplo, 2 horas antes do horário de início)

• Envie um agradecimento de acompanhamento com as próximas etapas ou folhetos

Os lembretes reduzem o não comparecimento. Os prazos ajudam você a planejar os materiais e o layout da sala.

Etapa 7: adicione seu local e ferramentas

• Para telessaúde, conecte o Zoom, o Google Meet, o Microsoft Teams ou o Cisco Webex

• Para reuniões presenciais, adicione o endereço e o número da sala

• Inclua um link de mapa ou instruções de estacionamento, se necessário

O Doodle adiciona automaticamente o link ou o local da reunião ao convite.

Transforme um link em uma lista completa

Você não precisa de uma dúzia de links. Você não precisa de uma dúzia de links. Uma Booking Page pode preencher todas as suas turmas - se for fácil de encontrar.

Coloque seu link em todos os lugares que os pacientes procurarem

• No site: Adicione um botão "Reserve uma aula".

• Pôsteres e folhetos: Use um código QR

• Assinaturas de e-mail: Adicione a sua assinatura e a da recepção

• Biografias de mídia social

• Folhetos do provedor

Facilite para os encaminhadores

• Envie sua página de reservas por e-mail para clínicas locais ou gerentes de atendimento

• Dê a eles uma linha única que eles possam copiar nas instruções de alta

• Crie um código curto que a equipe possa ler para os pacientes por telefone

Acompanhe o que funciona

• Use tags UTM para sua Booking Page em seu site e anúncios

• Verifique quais fontes geram o maior número de reservas

• Concentre-se nos canais com melhor desempenho

Gerencie a capacidade, a privacidade e a conformidade

As sessões em grupo têm necessidades exclusivas. Esses recursos ajudam você a gerenciá-las com eficiência.

Controle os assentos por sessão com o Sign-up Sheet

Sua página de reservas atrai as pessoas. Use uma folha de inscrição para controlar a capacidade da sessão.

• Crie eventos, adicione intervalos de tempo e defina limites de assentos

• Vincule a folha de inscrição na descrição ou confirmação da página de reserva

• Interrompa novas inscrições automaticamente quando estiverem cheias

Mantenha os nomes privados nas configurações do grupo

Use o recurso Ocultar detalhes dos participantes (Doodle Pro) para manter a privacidade.

• Somente seu nome é exibido publicamente

• Os participantes ficam visíveis apenas para você

• Se você estiver imprimindo, use iniciais ou números de identificação

Proteja informações confidenciais

• Não colete PHI (diagnósticos, seguro) nas páginas de reserva

• Use o seu EHR para uma entrada segura

• O Doodle usa padrões de segurança e conformidade de nível empresarial

Reduza o não comparecimento e as faltas de última hora

Use pequenas mudanças para melhorar o comparecimento:

• Exigir um depósito via Stripe

• Defina regras claras de cancelamento na descrição

• Ative lembretes por e-mail + lembretes por SMS com o Zapier

• Ofereça listas de espera usando folhas de registro

• Adicione horários alternativos de sessão em seu e-mail de confirmação

Você pode administrar aulas híbridas e de telessaúde sem dores de cabeça

Você pode gerenciar aulas on-line e presenciais em uma única página de reservas.

• Use links de vídeo incorporados (Zoom, Meet, Teams, Webex)

• Adicione uma observação: "Entre 5 minutos antes para verificar o áudio"

• Para sessões híbridas, mostre informações de local e vídeo

• Os fusos horários se ajustam automaticamente para participantes remotos

• Anexe folhetos ou notas de preparação

Ferramentas e soluções que fazem isso funcionar

Aqui está uma tabela dos recursos do Doodle que dão suporte ao agendamento de aulas em grupo:

Use o que você precisa agora - dimensione depois.

Exemplos do mundo real

Série de educação sobre diabetes

• Página de reservas: Terça-feira às 17h e sábado às 10h

• Stripe: depósito de US$ 10 coletado

• Folha de registro: 12 vagas por sessão

• Resultados: Menos não comparecimentos, presença constante nas aulas

Educação e condicionamento físico pré-natal

• Combinação de opções presenciais e por Zoom, claramente identificadas

• Descrição da IA com tom correspondente à marca da clínica

• Admissão: Apenas perguntas simples sobre mobilidade

• Resultados: Aumento de indicações e inscrições rápidas via Instagram

Grupo de cessação do tabagismo

• Enquete em grupo usada para escolher o horário ideal

• Zapier envia SMS de lembrete na manhã do dia

• Nomes dos participantes ocultos para fins de privacidade

• Resultados: Grande participação e retorno de indicações de PCPs

Erros comuns a serem evitados

• Compartilhar vários links de reserva - cria confusão

• Solicitar PHI em páginas públicas de inscrição

• Ocultar taxas ou política de reembolso até a última etapa

• Pular lembretes

• Fazer com que os referenciadores adivinhem como ajudar

Um link. Informações claras. Processo seguro.

Principais conclusões

• Uma única página de reserva pode executar toda a programação do seu programa

• Use o Stripe para reduzir o número de não comparecimentos e confirmar a presença

• Combine com folhas de registro para gerenciar a capacidade

• Proteja a privacidade ocultando os detalhes dos participantes

• Mantenha seu sistema em conformidade e de fácil utilização pelos pacientes

Comece com um agendamento melhor

Você não precisa de um novo site ou de uma grande equipe de administração para preencher sua próxima turma. Você pode criar uma página de agendamento, conectar seu calendário e permitir que os pacientes escolham o melhor horário. O Doodle adiciona links de vídeo, cobra o pagamento e envia lembretes para que você possa se concentrar no atendimento.

Crie sua página de agendamento hoje mesmo: