Przewodnik dla profesorów dotyczący planowania terminów obron prac dyplomowych

Jeśli każdej wiosny Twoja skrzynka odbiorcza pęka w szwach od harmonogramów egzaminów z przedmiotów obronnych, nie jesteś w tym osamotniony. Wykładowcy muszą godzić na bieżąco sprawy związane ze studentami, członkami komisji, salami, sprzętem, formularzami i terminami. Jedno przeoczenie może spowodować, że termin egzaminu przekroczy ostateczny termin wymagany do uzyskania dyplomu.

W niniejszym przewodniku przedstawiono sprawdzoną procedurę planowania obron prac dyplomowych, która pozwala uniknąć stresu. Dowiesz się, jak ustalić harmonogram, zebrać informacje o ograniczeniach, zarządzać salami i linkami oraz zadbać o to, by wszyscy dotrzymywali terminów. Pokażemy również, jak serwis Doodle może zaoszczędzić wiele godzin, pomagając znaleźć termin dogodny dla całej komisji i przypominając uczestnikom o konieczności udzielenia odpowiedzi.

Niezależnie od tego, czy zajmujesz się jedną sprawą obrony, czy dziesięcioma, możesz ograniczyć liczbę wiadomości e-mail, zabezpieczyć swój kalendarz i pomóc swoim studentom pomyślnie ukończyć studia. Stwórzmy inteligentny system, z którego będziesz mógł korzystać w każdym semestrze.

Wyzwania stojące przed nauczycielami i profesorami

Planowanie obron prac dyplomowych wydaje się proste, dopóki się tego nie zacznie. Do typowych trudności należą:

• Pięć lub więcej wypełnionych terminów związanych z zajęciami dydaktycznymi, dyżurami i podróżami

• Egzaminatorzy zewnętrzni z innych stref czasowych

• Ograniczona liczba miejsc lub potrzeba organizacji spotkań w trybie hybrydowym z wykorzystaniem platform Zoom lub Teams

• Zasady programu dotyczące długości, kworum, ogłoszeń publicznych i terminów

• Zmiany wprowadzane w ostatniej chwili, które mają wpływ na kalendarze wszystkich

Większość profesorów radzi sobie z tym za pomocą długich wątków e-mailowych lub ogromnych arkuszy kalkulacyjnych. To powoduje opóźnienia i błędy. Przejrzysty proces i odpowiednie narzędzia pozwalają zamienić ten chaotyczny łańcuch czynności w kilka kliknięć.

Dlaczego ma to znaczenie dla nauczycieli i profesorów

Przejrzysty harmonogram zajęć z obrony jest pomocny zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich uczniów.

• Studenci dotrzymują terminów związanych z ukończeniem studiów i zmniejszają poziom stresu

• Zabezpieczasz czas przeznaczony na badania i nauczanie

• Wydziały starają się unikać kolizji terminów z kolokwiami i egzaminami końcowymi

• Komisje otrzymują odpowiednie zawiadomienia i materiały w odpowiednim terminie

• Potrzeby w zakresie dostępności są planowane, a nie rozwiązywane doraźnie

Nie potrzebujesz nowej polityki. Potrzebujesz sprawdzonego scenariusza działania oraz prostego sposobu na zapraszanie osób, zbieranie preferencji i rezerwowanie terminów.

Opracuj harmonogram obrony

Harmonogram motywuje wszystkich do działania. Dostosuj terminy zgodnie z regulaminem swojej szkoły.

od 6 do 8 tygodni przed

• Należy na piśmie potwierdzić skład komisji oraz przydzielone funkcje

• Zbierz informacje o ograniczeniach od ucznia i każdego z członków

• Zarezerwuj w kalendarzu dwa lub trzy tygodnie jako czas na spotkanie

• Podaj zasady obowiązujące w wydziale dotyczące czasu trwania posiedzeń, kworum oraz ogłoszeń publicznych

Skorzystaj z funkcji Doodle 1:1, aby umówić się z uczniem na krótką rozmowę w celu omówienia tego harmonogramu. Zaproponuj trzy lub cztery terminy. Uczeń wybiera jeden z nich, a Doodle wysyła zaproszenie.

od 4 do 6 tygodni przed

• Zaproponuj terminy pasujące do Twoich rezerwacji za pomocą ankiety grupowej Doodle

• Należy podać jasny termin na udzielenie odpowiedzi oraz docelową datę

• W opisie ankiety zapytaj o ograniczenia dotyczące stref czasowych i bloków zajęć

• Jeśli to możliwe, zarezerwuj miejsce na sali u koordynatora swojego wydziału

Ustaw w ankiecie grupowej termin na odpowiedzi i automatyczne przypomnienia. Doodle poszturcha tych, którzy nie odpowiedzieli, więc Ty nie musisz.

3–4 tygodnie przed

• Zamknij ankietę i wybierz najlepszy termin

• Zarezerwuj pokój lub ustaw link do wideokonferencji

• Wyślij zaproszenie kalendarzowe zawierające program spotkania, czas trwania oraz listę niezbędnych materiałów

• Poproś studenta o przesłanie slajdów lub szkicu w wyznaczonym terminie

Połącz Doodle z Kalendarzem Google, programem Outlook lub Kalendarzem Apple. Twoje kolizje terminów są ukryte przed innymi, a Doodle proponuje wyłącznie terminy, które są dostępne.

1–2 tygodnie przed

• Potwierdź wymagania dotyczące dostępności i przeprowadź testy technologiczne

• Opracuj plan awaryjny na wypadek spóźnienia lub nieobecności któregoś z członków

• W razie potrzeby poinformuj o obronie na liście dyskusyjnej wydziału

• Umów się na próbną rozmowę

Stwórz listę zapisów Doodle na terminy próbnych prezentacji. Ogranicz każdy termin do jednej osoby lub małej grupy i pozwól członkom laboratorium wybrać to, co im pasuje.

Tydzień obrony

• Potwierdź rezerwację pokoju i link

• Proszę przesłać materiały do komisji wraz z przypomnieniem o porządku obrad

• Poinformujcie, kto będzie przewodniczył, jak będzie przebiegała sesja pytań i odpowiedzi oraz jaki jest plan obrad za zamkniętymi drzwiami

• Przypomnij uczniowi o wymaganiach dotyczących drukarki lub zasadach nazewnictwa plików

Ta lista kontrolna znajduje się w centrum kursu lub na dysku wydziału. Wykorzystuj ją w każdym semestrze, aby ułatwić sobie planowanie obrony.

Praktyczne wskazówki, które pozwalają zaoszczędzić wiele godzin

Te proste czynności pozwalają skrócić czas poświęcany na planowanie obron prac dyplomowych.

• Określ konkretne terminy: Zaproponuj kilka konkretnych terminów zamiast przypadkowych dat. Przykład: wtorkowe i czwartkowe popołudnia w 12. i 13. tygodniu.

• Ogranicz czas trwania: Większość sesji obrony trwa od 90 do 120 minut. W kalendarzu należy uwzględnić 15-minutowy zapas czasu przed i po sesji.

• Zapytaj o terminy, w których nie można: w opisie ankiety Doodle poproś uczestników, aby w komentarzach zaznaczyli godziny zajęć lub czas przeznaczony na opiekę nad dziećmi.

• Zaplanuj spotkanie hybrydowe z wyprzedzeniem: jeśli jeden z uczestników będzie uczestniczył zdalnie, wybierz salę z dobrym mikrofonem i ekranem. Do zaproszenia dołącz link do Zoom, Google Meet, Teams lub Cisco.

• Należy uwzględnić strefy czasowe: Doodle wyświetla godziny według czasu lokalnego każdej osoby. Aby uniknąć nieporozumień, warto dodać adnotację, np. „od 10 do 12 czasu wschodnioamerykańskiego”.

• Rozsądnie korzystaj z rezerwacji: jeśli Twój kalendarz jest widoczny dla całego działu, oznacz rezerwacje jako „wstępne”, aby współpracownicy wiedzieli, że planujesz wykorzystać ten termin.

• Zadbaj o prywatność: skorzystaj z opcji „Ukryj szczegóły uczestników” w serwisie Doodle, jeśli nie chcesz, aby uczestnicy widzieli odpowiedzi pozostałych osób przed ustaleniem terminu.

• Ustal terminy: w każdym zaproszeniu podaj termin udzielenia odpowiedzi. Aplikacja Doodle może wysyłać automatyczne przypomnienia przed zamknięciem ankiety.

• Dostęp do dokumentów: W zaproszeniu dodaj linki do wersji roboczych pracy dyplomowej lub do folderu udostępnionego. Skonfiguruj uprawnienia tak, aby recenzenci z zewnątrz mieli możliwość przeglądania tych dokumentów.

• Ogranicz liczbę osób, które nie pojawiają się na spotkaniu: wyślij przypomnienie 24 godziny przed spotkaniem oraz na godzinę przed nim. Doodle może zająć się wysyłaniem tych przypomnień za Ciebie.

Typowe błędy, których należy unikać

Podczas planowania terminów obron prac dyplomowych należy unikać poniższych pułapek.

• Nie proponuj wszystkich terminów: Zaproponowanie 20 terminów utrudnia podjęcie decyzji. Zaproponuj od 6 do 8 dobrych opcji, które jesteś w stanie poprzeć.

• Nie zapominaj o ograniczeniach związanych z salą: przed ustaleniem ostatecznego terminu sprawdź, czy są dostępne wspólne przestrzenie, ile osób mogą pomieścić i czy są one łatwo dostępne.

• Nie zapominaj o zasadzie kworum: Wiele programów wymaga obecności wszystkich członków lub określonej liczby osób. Na początku spotkania sprawdź, czy wszyscy są obecni.

• Pomijanie rezerwy czasowej: Zajęcia odbywające się bezpośrednio po sobie nie pozostawiają miejsca na ewentualne opóźnienia ani problemy techniczne. Należy przewidzieć rezerwę czasową po obu stronach.

• Zostaw kwestie techniczne studentowi: to ty odpowiadasz za przygotowanie sali. Sprawdź, czy projektor, kamera i mikrofon działają. Umieść link do transmisji wideo w zaproszeniu w kalendarzu.

• Nieprzestrzeganie terminu ogłoszenia: Wiele szkół wymaga opublikowania ogłoszenia na określoną liczbę dni przed terminem. Należy uwzględnić tę datę w harmonogramie.

• Brak planu awaryjnego: Przygotuj plan na wypadek spóźnienia się któregoś z uczestników. Zdecyduj, czy zaczniesz od przedstawienia się, a następnie przystąpisz do nagrywania i kontynuujesz zajęcia, czy też przełożysz je na inny termin.

• Tylko e-mail: Wątki e-mailowe łatwo się gubią. Użyj ankiety, żeby ustalić terminy, a zaproszenie w kalendarzu – do uzgodnienia szczegółów.

Narzędzia i rozwiązania ułatwiające planowanie

Doodle pomaga wykładowcom zarządzać skomplikowanymi kalendarzami, ograniczając liczbę wiadomości e-mail. Oto, w jaki sposób każdy z tych produktów sprawdza się przy planowaniu obron prac dyplomowych.

• Ankiety grupowe: Zaproś studenta i wszystkich członków komisji do głosowania na proponowane terminy. Możesz zaprosić do 1000 osób, choć pewnie potrzebujesz od pięciu do siedmiu. Doodle sprawdza Twój podłączony kalendarz, więc nie zaproponujesz terminów kolidujących z zajęciami. Ustaw termin i automatyczne przypomnienia. Ukryj dane uczestników, jeśli zależy Ci na prywatności.

• Strona rezerwacji: Udostępnij link do rezerwacji doktorantom planującym spotkania przed obroną. Podłącz swój kalendarz, żeby pokazywały się tylko wolne terminy. Automatycznie dodawaj link do Zooma lub Teams do każdej rezerwacji. Jeśli poza uczelnią oferujesz płatne konsultacje lub korepetycje, możesz pobierać płatności przez Stripe.

• 1:1: Zaproponuj kilka terminów na prywatną rozmowę między wykładowcą a studentem. Gdy student wybierze termin, Doodle zablokuje ten termin i wyśle zaproszenie wraz z ustalonym przez Ciebie porządkiem obrad.

• Listy zapisów: Zorganizuj próbne prezentacje lub próbne sesje pytań i odpowiedzi. Twórz terminy, ograniczaj liczbę miejsc i pozwól członkom laboratorium się zapisywać. Możesz jej też użyć jako szybkiej ankiety tekstowej, żeby wybrać format tytułu obrony albo potwierdzić ochotników do przekąsek.

Integracje, które mają znaczenie na terenie kampusu

• Połączenia z kalendarzami: Połącz swój kalendarz Google, Microsoft Outlook lub Apple Calendar. Doodle wyświetli tylko terminy, w których faktycznie masz czas. Szczegóły Twojego wydarzenia pozostają prywatne.

• Linki do wideokonferencji: Jednym kliknięciem możesz dodać do wydarzeń Google Meet, Zoom, Microsoft Teams lub Cisco. Wszyscy otrzymają link w zaproszeniu.

• Przypomnienia i terminy: Plany Premium umożliwiają ustalanie terminów i automatycznych przypomnień. Dzięki temu można delikatnie przypomnieć zapracowanym wykładowcom o sprawach bez konieczności wysyłania dodatkowych e-maili.

• Zaproszenia e-mailowe: Wysyłaj zaproszenia bezpośrednio z serwisu Doodle. Jeśli Twoja szkoła wymaga ogłoszenia publicznego, możesz wysłać wiadomość e-mail do dużej grupy odbiorców – nawet do 1000 osób.

• Wizerunek marki i prywatność: Dzięki Doodle Pro lub Teams możesz dodać logo i kolory swojego działu. W razie potrzeby możesz ukryć dane uczestników. Ponadto korzystasz z serwisu bez reklam.

• Zapier: Połącz Doodle z aplikacją Slack, Microsoft Teams lub arkuszem Google należącym do danego działu. Opublikuj datę obrony pracy dyplomowej w kanale lub zapisz ją automatycznie.

• Bezpieczeństwo: Doodle zapewnia bezpieczeństwo danych i ochronę prywatności na poziomie korporacyjnym. Dzięki temu możesz spełnić wymagania uczelni.

Inteligentne treści oparte na sztucznej inteligencji

Aplikacja Doodle Pro zawiera generowane przez sztuczną inteligencję opisy spotkań. Wybierz styl i długość tekstu. W przypadku obrony pracy dyplomowej wygeneruj przejrzysty porządek obrad, zadania przygotowawcze oraz przypomnienie o zabraniu podpisanej strony tytułowej, jeśli jest to wymagane. Przed wysłaniem dostosuj treść według potrzeb.

Przykłady z życia wzięte z kampusu

Przykład 1: Trzy obrony w ciągu jednego miesiąca

Dr Rivera z dużego uniwersytetu publicznego przewodniczyła trzem obronom prac dyplomowych w kwietniu. W poprzednich latach wymieniała około 30 maili na jedną obronę. W tym roku stworzyła po jednej ankiecie grupowej Doodle na studenta z sześcioma opcjami późnym popołudniem w ciągu dwóch tygodni. Ustawiła trzydniowe okno na odpowiedzi i automatyczne przypomnienia. Podłączyła swój kalendarz Outlook, więc zajęcia i spotkania grantowe nigdy nie pojawiały się w opcjach.

Sale rezerwowała dopiero po zamknięciu ankiety. Każdy student wybrał termin próbny z listy zapisów Doodle. Dla członka komisji za granicą ustawiła link do Zooma w zaproszeniu Doodle. Użyła też opcji ukrywania danych uczestników, żeby głosy były prywatne. Efekt: wszystkie trzy daty ustaliła w kilka dni, a nie tygodni, i zachowała nienaruszone dyżury.

Przykład 2: Zewnętrzny egzaminator znajdujący się w innej strefie czasowej

Profesor Liang miał jednego członka komisji w Londynie, a drugiego na Zachodnim Wybrzeżu. Otworzył ankietę grupową z opcjami między 10 a 13 czasu wschodniego. Doodle wyświetlało każdą opcję w czasie lokalnym każdego głosującego. W opisie poprosił o zaznaczenie w komentarzach terminów całkowicie odpadających. Egzaminator zewnętrzny zaznaczył 13 czasu wschodniego jako 18 czasu londyńskiego i uznał, że pasuje. Wybrali 12 czasu wschodniego, żeby ułatwić sprawę członkowi z Zachodniego Wybrzeża. Ostateczne zaproszenie zawierało link do Teams i 15-minutowe wprowadzenie tylko dla komisji.

Przykład 3: Ćwiczenie rozmowy z nadmiernym zainteresowaniem

Laboratorium studenta chciało wziąć udział w próbnej prezentacji. Profesor Shaw stworzyła listę zapisów Doodle z dziesięcioma 15-minutowymi terminami i ograniczyła każdy z nich do czterech osób. Udostępniła link liście laboratorium. Ludzie rozłożyli się na cały dzień. Skorzystała z przypomnień Doodle, żeby nikt nie zapomniał. Opinie spłynęły na czas, a obrona przebiegła gładko.

Przykład 4: Ochrona kalendarza profesora

Profesor Patel udostępnił stronę rezerwacji Doodle dla swoich doktorantów. Ustawił dwa popołudnia w tygodniu jako dostępne do rezerwacji, z minimalnym 24-godzinnym wyprzedzeniem i 30-minutowym buforem. Studenci rezerwowali konsultacje przed obroną bez pytania o terminy mailem. Na potrzeby dorywczej praktyki konsultingowej w branży włączył Stripe na stronie rezerwacji, więc klienci płacili przy rezerwacji. Dzięki temu jego doradztwo uczelniane pozostało osobne i bezpłatne.

Najważniejsze wnioski

• Stwórz prostą oś czasu, z której będziesz mógł korzystać w każdym semestrze

• Zaproponuj konkretne przedziały czasowe i uwzględnij rezerwy na kwestie techniczne oraz ewentualne opóźnienia

• Wybieraj datę wśród zajętych kalendarzy za pomocą ankiet grupowych Doodle

• Korzystaj ze strony rezerwacji, spotkań 1:1 i list zapisów na spotkania przygotowawcze i próby

• Ustal terminy, przypomnienia i ustawienia prywatności, aby ograniczyć konieczność podejmowania dalszych działań

Zacznij od lepszego planowania

Planowanie obron prac dyplomowych nie musi być długim wątkiem mailowym. Z jasnym harmonogramem i kilkoma sprytnymi narzędziami wybierzesz daty szybciej, zapanujesz nad salami i linkami oraz pomożesz swoim studentom dotrzymać terminów. Doodle daje Ci ankiety grupowe dla komisji, stronę rezerwacji na spotkania ze studentami, spotkania 1:1 na szybkie konsultacje i listy zapisów na próbne prezentacje.

Chcesz ułatwić sobie planowanie? Utwórz ankietę w serwisie Doodle i ustal termin kolejnej obrony pracy dyplomowej w ciągu kilku minut: