FERPA en COPPA

1.1 Toepassingsgebied

De voorwaarden van de FERPA- en COPPA-privacyverklaring (hierna “FCPN”) en de privacyverklaring voor kinderen voor gebruikers van Doodle gelden voor het gebruik van de Services van Doodle AG (“Doodle”) en alle daarmee samenhangende transacties, die online worden aangeboden via www.doodle.com of www.doodle.ch of andere topleveldomeinen als onderdeel van een software-as-a-service-oplossing, waarbij naleving van FERPA en COPPA vereist is.

Lees deze voorwaarden aandachtig door voordat je de Services gebruikt, want jouw gebruik van de Services, het openen van een account of jouw bestelling van een abonnement, wat zich het eerst voordoet, wordt beschouwd als jouw aanvaarding van de voorwaarden van de FCPN. Jouw aanvaarding van de FCPN wordt beschouwd als jouw instemming om gebonden te zijn aan de voorwaarden van de FCPN met betrekking tot jouw toegang tot en gebruik van de Services. Geen enkele andere voorwaarde heeft kracht of werking, tenzij Doodle daar specifiek schriftelijk mee heeft ingestemd in een document dat rechtsgeldig is ondertekend door een bevoegde functionaris van Doodle.

 1.2 Definities

Termen met een hoofdletter die niet in de overige bepalingen van deze FCPN worden gedefinieerd, hebben de volgende betekenis.

Services: betekent de diensten die Doodle uitvoert met behulp van de Doodle-software en andere applicaties die Doodle van tijd tot tijd passend acht, om Gebruikers in staat te stellen snel en efficiënt afspraken te plannen en de organisator volledige controle te geven over de planning en het noodzakelijke uitstel van een afspraak, die in de basisversie gratis te gebruiken zijn en in geavanceerde versies tegen betaling via een abonnement op Doodle Premium (zoals hieronder gedefinieerd) op grond van deze FCPN.

Gebruiker: Gebruiker betekent elke persoon of entiteit die de Services gebruikt, met of zonder het aanmaken van een Doodle-account, als organisator van een vergadering of evenement die verantwoordelijk is voor het versturen van een uitnodiging voor die vergadering of dat evenement (ook “Organisator”, “Klant”) en die gebonden is aan deze FCPN, de Aanvullende Documenten en Beleidsregels en de Abonnementsbevestiging.

Deelnemer: Deelnemer (en “Deelnemers”) betekent elke persoon of entiteit die de Services gebruikt, met of zonder het aanmaken van een Doodle-account, als deelnemer in reactie op een uitnodiging die is verstuurd door een Gebruiker van de Services, en die gebonden is aan deze FCPN, de Aanvullende Documenten en Beleidsregels en de Abonnementsbevestiging. Voor de duidelijkheid: personen of entiteiten die de Services zonder betaald abonnement of account gebruiken (bijv. als gast via een uitnodiging) worden voor de toepassing van deze FCPN als Gebruiker beschouwd.

Integraties: betekent applicaties van derden die Gebruikers in hun Doodle-account kunnen integreren om aanvullende functies van de Services te gebruiken, zoals het plannen via een link met de specifiek gebruikte agenda's. Een actueel overzicht van de Integraties vind je hier: Integraties , zoals dit van tijd tot tijd eenzijdig door Doodle kan worden gewijzigd.

Account: betekent het account dat door een Gebruiker en/of Doodle wordt aangemaakt zodat een Gebruiker toegang heeft tot de Services en deze kan gebruiken; voor het aanmaken van zo'n Account zijn de volgende gegevens vereist, of aanvullende gegevens die Doodle van tijd tot tijd kan bepalen: voornaam, achternaam, e-mailadres en, voor Doodle Premium, postadres en, indien van toepassing, de bedrijfsnaam.

Kinderen onder de 13 jaar mogen de Services alleen als deelnemer gebruiken onder toezicht van hun ouder of verzorger, of van hun school of docent. Minderjarigen onder de 18 jaar mogen de Services niet als Gebruiker gebruiken zonder toezicht van een ouder of onderwijsinstelling. De Services zijn niet bedoeld voor gebruik door kinderen als Gebruiker en zijn er niet op gericht dat kinderen een Doodle-account aanmaken.

Als de Klant een school of docent in de Verenigde Staten is en wil dat zijn leerlingen de Services als deelnemer gebruiken, is de Klant verantwoordelijk voor de naleving van de Family Educational Rights and Privacy Act van 1974 (FERPA) en de Children’s Online Privacy Protection Act van 1998, inclusief de bijbehorende uitvoeringsregels (COPPA).

Voor zover Doodle toegang heeft tot “education records” (onderwijsdossiers), zoals gedefinieerd in FERPA en de bijbehorende uitvoeringsregels, treedt Doodle op als “school official” met een legitiem onderwijsbelang bij het leveren van de Services onder deze Overeenkomst. Partijen komen overeen dat de Klant de directe controle behoudt over het gebruik van dergelijke onderwijsdossiers, zoals gedefinieerd in FERPA.

Doodle verbindt zich ertoe zijn verplichtingen onder FERPA na te leven, met inbegrip van maar niet beperkt tot de beperkingen op het verder openbaar maken van persoonlijk identificeerbare informatie uit onderwijsdossiers. De Klant moet daarom (1) ouders of verzorgers informeren over de persoonlijk identificeerbare informatie die wordt verzameld en met Doodle wordt gedeeld, en (2) toestemming van ouders of verzorgers verkrijgen voordat leerlingen de Services gebruiken. Zodra die toestemming is verkregen, verstrekt de Klant ouders of verzorgers een exemplaar van dit Privacybeleid en bewaart de Klant alle verkregen toestemmingen, die op verzoek aan Doodle worden overgelegd.

Daarnaast is de Klant verantwoordelijk voor het verifiëren van de relatie tussen leerling en ouder en voor de naleving van het recht van een ouder om door het kind verstrekte persoonsgegevens in te zien. De Klant gebruikt de daarvoor bedoelde functies van de Services om verzoeken van betrokkenen of ouders over inzage in of wijziging van dergelijke gegevens te behandelen, en verstrekt de gegevens aan de ouder nadat de relatie tussen leerling en ouder is geverifieerd. Doodle helpt de Klant bij dergelijke verzoeken voor zover de Klant deze niet zelf via de Services kan uitvoeren.

Als de Klant buiten de Verenigde Staten is gevestigd, vertrouwt Doodle erop dat de Klant alle noodzakelijke toestemmingen of machtigingen verkrijgt van de ouder of verzorger van elke leerling die onder vergelijkbare wetgeving valt. Als voorwaarde voor het gebruik van de Services door de Klant en zijn leerlingen leeft de Klant alle toepasselijke wetgeving na.

De Amerikaanse Children's Online Privacy Protection Act van 1998 en de Amerikaanse Family Educational Rights and Privacy Act ("FERPA") en de bijbehorende regels (samen "COPPA") verplichten ons om ouders en wettelijke vertegenwoordigers (in dit beleid "Ouders" genoemd) te informeren over de manier waarop wij persoonsgegevens van kinderen verzamelen, gebruiken en openbaar maken. Ze verplichten ons ook om verifieerbare toestemming van een Ouder te verkrijgen voor bepaalde vormen van verzameling, gebruik en openbaarmaking van de persoonsgegevens van het kind.

In dit gedeelte informeren we ouders over: De soorten gegevens die we van kinderen kunnen verzamelen Hoe we de gegevens gebruiken die we verzamelen De manier waarop we die gegevens openbaar maken De manier waarop we ouders informeren en hun toestemming vragen wanneer we persoonsgegevens van kinderen verzamelen, inclusief hoe een ouder die toestemming kan intrekken Alle partijen die via deze Service gegevens van kinderen verzamelen of bewaren

Dit beleid geldt alleen voor kinderen en is een aanvulling op het privacybeleid van Doodle. Het privacybeleid van Doodle geldt voor volwassenen. Termen die in het privacybeleid van Doodle zijn gedefinieerd, hebben in deze privacyverklaring voor kinderen dezelfde betekenis.

 3.1 Gegevens die we van kinderen verzamelen

We verzamelen gegevens over jou rechtstreeks van jou en automatisch via jouw gebruik van onze Services als Deelnemer. De Services van Doodle houden niet in dat persoonsgegevens van kinderen openbaar worden gemaakt. De Services zijn niet bedoeld om als Gebruiker te worden gebruikt door kinderen jonger dan 18 jaar. Om jezelf en je gegevens te beschermen, raden we je aan alleen die gegevens te verstrekken die nodig zijn om onze Services te gebruiken. We moedigen ouders aan om hun kinderen voor te lichten over veilig internetgebruik en om het internetgebruik van hun kinderen in de gaten te houden. Doodle heeft redelijke procedures ingesteld en houdt die in stand om de vertrouwelijkheid, beveiliging en integriteit te beschermen van persoonsgegevens die van kinderen worden verzameld, zoals beschreven in de privacyverklaring van Doodle.

 3.2 Gegevens die we rechtstreeks verzamelen

De enige gegevens die we van een kind nodig hebben om als Deelnemer een afspraak via de Services in te plannen, zijn een naam, e-mailadres, datum en tijd.

 4.1 Informatie die automatisch van je wordt verzameld

Wij en onze geautoriseerde derde partijen gebruiken cookies, pixels, webbakens en andere technologieën om bepaalde soorten informatie te ontvangen en op te slaan wanneer je via je computer of mobiele apparaat met ons communiceert (mits je hiermee instemt, je opt-out-voorkeuren hebt ingesteld of er een andere passende rechtsgrondslag is, indien wettelijk vereist). Door deze technologieën te gebruiken, kunnen we je ervaring met onze website en diensten personaliseren, je ervaring verbeteren, marketingberichten op maat maken en fraude en veiligheidsrisico’s opsporen en voorkomen. Hieronder vind je meer specifieke informatie over de soorten gegevens die we verzamelen: Log- en apparaatgegevens. Wanneer je de website of de diensten bezoekt, kunnen wij en onze geautoriseerde derde partijen automatisch bepaalde informatie vastleggen (“loggegevens”), waaronder informatie die je browser verstuurt telkens wanneer je onze website bezoekt. Deze loggegevens kunnen bestaan uit het webadres waar je vandaan komt of naartoe gaat, je apparaatmodel, besturingssysteem, browsertype, unieke apparaat-ID, IP-adres, mobiele provider en tijdzone of geschatte locatie. Of we sommige of alle van deze gegevens verzamelen, hangt vaak af van het type apparaat dat je gebruikt en de instellingen daarvan. Er is bijvoorbeeld verschillende informatie beschikbaar, afhankelijk van of je een Mac of pc gebruikt, of een iPhone of een Android-telefoon. Voor meer informatie over welke gegevens je apparaat aan ons beschikbaar stelt, kun je het beleid van de fabrikant van je apparaat of je softwareleverancier raadplegen. Cookiegegevens. Afhankelijk van hoe je onze diensten gebruikt en onder voorbehoud van je toestemming, opt-outvoorkeuren of andere passende rechtsgrond waar wettelijk vereist, kunnen wij en onze geautoriseerde derde partijen gebruikmaken van ‘cookies’ (een klein tekstbestand dat je computer elke keer dat je onze website bezoekt verstuurt, uniek voor je Doodle-account of je browser) of soortgelijke technologieën zoals pixels of webbakens gebruiken om loggegevens vast te leggen. Als we cookies gebruiken, kunnen dat ‘sessiecookies’ zijn (die blijven staan tot je je browser sluit) of ‘permanente’ cookies (die blijven staan totdat jij of je browser ze verwijdert). Doodle biedt een centrale cookiebeheerservice voor de hele Doodle-website. Wanneer je de Doodle-website of een boekingspagina voor het eerst bezoekt, krijgen genodigden en bezoekers een cookiebanner te zien die is afgestemd op hun regio. Je kunt je cookievoorkeuren op elk moment aanpassen. Genodigden kunnen op ‘Cookie-instellingen’ klikken op elke boekingspagina die ze ontvangen. Genodigden en Bezoekers kunnen ook op elk moment naar de voettekst van de Doodle-website gaan en hun cookievoorkeuren wijzigen onder ‘Privacyinstellingen’. Gebruiksgegevens. Wanneer een kind onze Diensten als Genodigde gebruikt, verzamelen wij en onze geautoriseerde derde partijen bepaalde informatie over hoe je de Diensten gebruikt.  We verzamelen bijvoorbeeld informatie over de meest gebruikte soorten vergaderingen en hoeveel vergaderingen er elke dag worden gepland. We voegen deze informatie samen en gebruiken die om de diensten te monitoren en te verbeteren, bijvoorbeeld om te bepalen welke functies het populairst zijn onder onze gebruikers en welke functies toegevoegd of verbeterd kunnen worden.

 4.2 Tools van derden

We kunnen informatie delen met derden of derden toestaan om rechtstreeks informatie te verzamelen via deze technologieën op onze website, zoals sociale-mediabedrijven, advertentienetwerken, bedrijven die analyses leveren (waaronder het bijhouden en rapporteren van advertenties), beveiligingsproviders en anderen die ons helpen bij het beheren van onze diensten en website.  We gebruiken dergelijke tools van derden op basis van jouw toestemming, je voorkeuren voor afmelding of een andere passende rechtsgrond, indien wettelijk vereist. We maken bijvoorbeeld gebruik van externe aanbieders zoals Google Analytics om bepaalde analytische diensten en diensten met betrekking tot bezoekersinteracties aan Doodle te leveren in verband met het beheer van onze website, waaronder het verzamelen en bijhouden van bepaalde gegevens en informatie over de kenmerken en activiteiten van bezoekers van de Doodle-website. Om te weten te komen hoe Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt, ga je naar: “Hoe Google gegevens gebruikt wanneer je de sites of apps van onze partners gebruikt”, te vinden op Hoe Google informatie gebruikt van sites of apps die onze diensten gebruiken – Privacy & Voorwaarden – Google. We gebruiken ook sessieherhaling, sessieopname en soortgelijke tools van externe dienstverleners om je interacties met onze website vast te leggen, zoals hoe je door onze website navigeert en hoe je onze webformulieren gebruikt. Naast analyse helpt deze informatie ons om onze website en diensten en onze marketingactiviteiten te verbeteren, en om technische problemen te identificeren en op te lossen die bezoekers mogelijk ondervinden met onze website. 

We verzamelen alleen zoveel informatie over een kind als redelijkerwijs nodig is om een afspraak te maken, en we stellen de deelname van het kind niet afhankelijk van het verstrekken van meer persoonlijke informatie dan redelijkerwijs nodig is.

We kunnen ook niet-persoonlijke informatie die we via deze technologieën verzamelen, combineren met persoonlijke informatie over jou of je kind die we online verzamelen.

Voor informatie over hoe we automatisch gegevens verzamelen, inclusief hoe je je kunt afmelden voor bepaalde gegevensverzameling, zie de Doodle-verklaring.

 4.3 Hoe we de gegevens van je kind gebruiken

We kunnen de gegevens die we over je verzamelen, inclusief Persoonsgegevens, gebruiken om: De Doodle-dienst te leveren. We gebruiken je gegevens om onze diensten aan je te leveren, onder andere om het plannen van afspraken te vergemakkelijken; te reageren op je vragen; fouten in de dienstverlening, beveiligings- of technische problemen te voorkomen of op te lossen; het gebruik te analyseren en te monitoren; spam, fraude en misbruik op de diensten te voorkomen; mogelijke schendingen van onze Voorwaarden te onderzoeken; je identiteit te verifiëren; en voor andere klantenservice- en ondersteuningsdoeleinden. Onze producten beter te begrijpen en te verbeteren. We doen onderzoek en analyses naar je gebruik van, of interesse in, onze producten, diensten of inhoud, of producten, diensten of inhoud die door anderen worden aangeboden. Dit doen we om onze producten te verbeteren en nieuwe producten te ontwikkelen. Met je te communiceren. Communicatie over de dienst. We sturen je e-mails over je afspraken in je agenda. Deze berichten worden beschouwd als onderdeel van de dienst en je kunt je hier niet voor afmelden. Reageren op je verzoeken. We gebruiken je gegevens ook om te reageren op je vragen of opmerkingen. Rechten en belangen beschermen. We gebruiken je gegevens om onze rechten en belangen te beschermen, evenals de rechten en belangen van onze gebruikers en andere personen, en om deze Verklaring of onze Voorwaarden te handhaven. Naleving van wet- en regelgeving. We kunnen je gegevens gebruiken om te voldoen aan toepasselijke wettelijke of regelgevende verplichtingen, waaronder het voldoen aan verzoeken van wetshandhavingsinstanties of andere overheidsinstanties, of in gerechtelijke procedures waarbij Doodle betrokken is. Overig. We kunnen je gegevens ook gebruiken om ons bedrijf te beheren of taken uit te voeren zoals anderszins aan je is uitgelegd op het moment van verzameling, mits je hiermee instemt.

 4.4 Ons beleid inzake het vrijgeven van gegevens van kinderen

We delen, verkopen, verhuren of dragen de persoonlijke gegevens van kinderen niet over, behalve zoals beschreven in dit gedeelte.

We kunnen geaggregeerde informatie over veel van onze gebruikers openbaar maken, evenals informatie waarmee geen enkel individu of apparaat kan worden geïdentificeerd. Daarnaast kunnen we persoonlijke gegevens van kinderen openbaar maken:

• Aan derden die we inschakelen om de interne werking van onze Dienst te ondersteunen en die contractueel of anderszins verplicht zijn om de gegevens alleen voor dat doel te gebruiken en vertrouwelijk te houden.

• Als we hiertoe wettelijk verplicht zijn of als gevolg van een juridische procedure, bijvoorbeeld om te voldoen aan een gerechtelijk bevel of dagvaarding, of om te reageren op een verzoek van de overheid of een toezichthouder.

• Als we denken dat het delen van gegevens nodig of gepast is om de rechten, eigendommen of veiligheid van Doodle, onze klanten of anderen te beschermen, bijvoorbeeld om:

  • de veiligheid van een kind te beschermen;

  • de veiligheid en beveiliging van de Website of Diensten te waarborgen; of

  • ons in staat te stellen voorzorgsmaatregelen te nemen tegen aansprakelijkheid.

• Aan wetshandhavingsinstanties of voor een onderzoek met betrekking tot de openbare veiligheid.

 Daarnaast, als Doodle betrokken is bij een fusie, afstoting, herstructurering, reorganisatie, ontbinding of andere verkoop of overdracht van een deel of alle activa van Doodle, hetzij als een lopende onderneming, hetzij als onderdeel van een faillissement, liquidatie of soortgelijke procedure of gebeurtenis, kunnen we de persoonlijke gegevens die we hebben verzameld of bewaren, overdragen aan de koper of een andere opvolger.

 4.5 Toegang tot en correctie van de persoonsgegevens van je kind

Je kunt op elk moment de persoonlijke gegevens van je kind die wij bewaren inzien, ons vragen om deze te corrigeren of te verwijderen, en/of ons verbieden om de gegevens van je kind verder te verzamelen of te gebruiken.

Je kunt de persoonlijke gegevens van je kind inzien, wijzigen of verwijderen door ons een e-mail te sturen naar [email protected]. Om je privacy en veiligheid te beschermen, kunnen we je vragen bepaalde stappen te ondernemen of aanvullende informatie te verstrekken om je identiteit te verifiëren, voordat we informatie verstrekken of correcties aanbrengen.

 4.6 Exploitanten die gegevens van kinderen verzamelen of bewaren

Een lijst van alle exploitanten die via de website/app/dienst persoonlijke gegevens van kinderen kunnen verzamelen of bewaren, is te vinden op Lijst van gegevensverwerkers

Voor vragen over het privacybeleid van een exploitant en het gebruik van gegevens van kinderen kun je ons schrijven op: [email protected]