FERPA en COPPA

1.1 Toepassingsgebied

De voorwaarden van de FERPA- en COPPA-privacyverklaring (hierna “FCPN”) en de privacyverklaring voor kinderen voor gebruikers van Doodle gelden voor het gebruik van de Services van Doodle AG (“Doodle”) en alle daarmee samenhangende transacties, die online worden aangeboden via www.doodle.com of www.doodle.ch of andere topleveldomeinen als onderdeel van een software-as-a-service-oplossing, waarbij naleving van FERPA en COPPA vereist is.

Lees deze voorwaarden aandachtig door voordat je de Services gebruikt, want jouw gebruik van de Services, het openen van een account of jouw bestelling van een abonnement, wat zich het eerst voordoet, wordt beschouwd als jouw aanvaarding van de voorwaarden van de FCPN. Jouw aanvaarding van de FCPN wordt beschouwd als jouw instemming om gebonden te zijn aan de voorwaarden van de FCPN met betrekking tot jouw toegang tot en gebruik van de Services. Geen enkele andere voorwaarde heeft kracht of werking, tenzij Doodle daar specifiek schriftelijk mee heeft ingestemd in een document dat rechtsgeldig is ondertekend door een bevoegde functionaris van Doodle.

 1.2 Definities

Termen met een hoofdletter die niet in de overige bepalingen van deze FCPN worden gedefinieerd, hebben de volgende betekenis.

Services: betekent de diensten die Doodle uitvoert met behulp van de Doodle-software en andere applicaties die Doodle van tijd tot tijd passend acht, om Gebruikers in staat te stellen snel en efficiënt afspraken te plannen en de organisator volledige controle te geven over de planning en het noodzakelijke uitstel van een afspraak, die in de basisversie gratis te gebruiken zijn en in geavanceerde versies tegen betaling via een abonnement op Doodle Premium (zoals hieronder gedefinieerd) op grond van deze FCPN.

Gebruiker: Gebruiker betekent elke persoon of entiteit die de Services gebruikt, met of zonder het aanmaken van een Doodle-account, als organisator van een vergadering of evenement die verantwoordelijk is voor het versturen van een uitnodiging voor die vergadering of dat evenement (ook “Organisator”, “Klant”) en die gebonden is aan deze FCPN, de Aanvullende Documenten en Beleidsregels en de Abonnementsbevestiging.

Deelnemer: Deelnemer (en “Deelnemers”) betekent elke persoon of entiteit die de Services gebruikt, met of zonder het aanmaken van een Doodle-account, als deelnemer in reactie op een uitnodiging die is verstuurd door een Gebruiker van de Services, en die gebonden is aan deze FCPN, de Aanvullende Documenten en Beleidsregels en de Abonnementsbevestiging. Voor de duidelijkheid: personen of entiteiten die de Services zonder betaald abonnement of account gebruiken (bijv. als gast via een uitnodiging) worden voor de toepassing van deze FCPN als Gebruiker beschouwd.

Integraties: betekent applicaties van derden die Gebruikers in hun Doodle-account kunnen integreren om aanvullende functies van de Services te gebruiken, zoals het plannen via een link met de specifiek gebruikte agenda's. Een actueel overzicht van de Integraties vind je hier: Integraties , zoals dit van tijd tot tijd eenzijdig door Doodle kan worden gewijzigd.

Account: betekent het account dat door een Gebruiker en/of Doodle wordt aangemaakt zodat een Gebruiker toegang heeft tot de Services en deze kan gebruiken; voor het aanmaken van zo'n Account zijn de volgende gegevens vereist, of aanvullende gegevens die Doodle van tijd tot tijd kan bepalen: voornaam, achternaam, e-mailadres en, voor Doodle Premium, postadres en, indien van toepassing, de bedrijfsnaam.

Kinderen onder de 13 jaar mogen de Services alleen als deelnemer gebruiken onder toezicht van hun ouder of verzorger, of van hun school of docent. Minderjarigen onder de 18 jaar mogen de Services niet als Gebruiker gebruiken zonder toezicht van een ouder of onderwijsinstelling. De Services zijn niet bedoeld voor gebruik door kinderen als Gebruiker en zijn er niet op gericht dat kinderen een Doodle-account aanmaken.

Als de Klant een school of docent in de Verenigde Staten is en wil dat zijn leerlingen de Services als deelnemer gebruiken, is de Klant verantwoordelijk voor de naleving van de Family Educational Rights and Privacy Act van 1974 (FERPA) en de Children’s Online Privacy Protection Act van 1998, inclusief de bijbehorende uitvoeringsregels (COPPA).

Voor zover Doodle toegang heeft tot “education records” (onderwijsdossiers), zoals gedefinieerd in FERPA en de bijbehorende uitvoeringsregels, treedt Doodle op als “school official” met een legitiem onderwijsbelang bij het leveren van de Services onder deze Overeenkomst. Partijen komen overeen dat de Klant de directe controle behoudt over het gebruik van dergelijke onderwijsdossiers, zoals gedefinieerd in FERPA.

Doodle verbindt zich ertoe zijn verplichtingen onder FERPA na te leven, met inbegrip van maar niet beperkt tot de beperkingen op het verder openbaar maken van persoonlijk identificeerbare informatie uit onderwijsdossiers. De Klant moet daarom (1) ouders of verzorgers informeren over de persoonlijk identificeerbare informatie die wordt verzameld en met Doodle wordt gedeeld, en (2) toestemming van ouders of verzorgers verkrijgen voordat leerlingen de Services gebruiken. Zodra die toestemming is verkregen, verstrekt de Klant ouders of verzorgers een exemplaar van dit Privacybeleid en bewaart de Klant alle verkregen toestemmingen, die op verzoek aan Doodle worden overgelegd.

Daarnaast is de Klant verantwoordelijk voor het verifiëren van de relatie tussen leerling en ouder en voor de naleving van het recht van een ouder om door het kind verstrekte persoonsgegevens in te zien. De Klant gebruikt de daarvoor bedoelde functies van de Services om verzoeken van betrokkenen of ouders over inzage in of wijziging van dergelijke gegevens te behandelen, en verstrekt de gegevens aan de ouder nadat de relatie tussen leerling en ouder is geverifieerd. Doodle helpt de Klant bij dergelijke verzoeken voor zover de Klant deze niet zelf via de Services kan uitvoeren.

Als de Klant buiten de Verenigde Staten is gevestigd, vertrouwt Doodle erop dat de Klant alle noodzakelijke toestemmingen of machtigingen verkrijgt van de ouder of verzorger van elke leerling die onder vergelijkbare wetgeving valt. Als voorwaarde voor het gebruik van de Services door de Klant en zijn leerlingen leeft de Klant alle toepasselijke wetgeving na.

De Amerikaanse Children's Online Privacy Protection Act van 1998 en de Amerikaanse Family Educational Rights and Privacy Act ("FERPA") en de bijbehorende regels (samen "COPPA") verplichten ons om ouders en wettelijke vertegenwoordigers (in dit beleid "Ouders" genoemd) te informeren over de manier waarop wij persoonsgegevens van kinderen verzamelen, gebruiken en openbaar maken. Ze verplichten ons ook om verifieerbare toestemming van een Ouder te verkrijgen voor bepaalde vormen van verzameling, gebruik en openbaarmaking van de persoonsgegevens van het kind.

In dit gedeelte informeren we ouders over: De soorten gegevens die we van kinderen kunnen verzamelen Hoe we de gegevens gebruiken die we verzamelen De manier waarop we die gegevens openbaar maken De manier waarop we ouders informeren en hun toestemming vragen wanneer we persoonsgegevens van kinderen verzamelen, inclusief hoe een ouder die toestemming kan intrekken Alle partijen die via deze Service gegevens van kinderen verzamelen of bewaren

Dit beleid geldt alleen voor kinderen en is een aanvulling op het privacybeleid van Doodle. Het privacybeleid van Doodle geldt voor volwassenen. Termen die in het privacybeleid van Doodle zijn gedefinieerd, hebben in deze privacyverklaring voor kinderen dezelfde betekenis.

 3.1 Gegevens die we van kinderen verzamelen

We verzamelen gegevens over jou rechtstreeks van jou en automatisch via jouw gebruik van onze Services als Deelnemer. De Services van Doodle houden niet in dat persoonsgegevens van kinderen openbaar worden gemaakt. De Services zijn niet bedoeld om als Gebruiker te worden gebruikt door kinderen jonger dan 18 jaar. Om jezelf en je gegevens te beschermen, raden we je aan alleen die gegevens te verstrekken die nodig zijn om onze Services te gebruiken. We moedigen ouders aan om hun kinderen voor te lichten over veilig internetgebruik en om het internetgebruik van hun kinderen in de gaten te houden. Doodle heeft redelijke procedures ingesteld en houdt die in stand om de vertrouwelijkheid, beveiliging en integriteit te beschermen van persoonsgegevens die van kinderen worden verzameld, zoals beschreven in de privacyverklaring van Doodle.

 3.2 Gegevens die we rechtstreeks verzamelen

De enige gegevens die we van een kind nodig hebben om als Deelnemer een afspraak via de Services in te plannen, zijn een naam, e-mailadres, datum en tijd.

 4.1 Informatie die automatisch van jou wordt verzameld

Wij en onze geautoriseerde derden gebruiken Cookies, pixels, webbakens en andere technologieën om bepaalde soorten informatie te ontvangen en op te slaan wanneer je via je computer of mobiele apparaat met ons communiceert (afhankelijk van jouw toestemming, opt-outvoorkeuren of een andere passende rechtsgrond waar dit wettelijk vereist is). Dankzij deze technologieën kunnen we jouw ervaring met onze Website en Diensten personaliseren en verbeteren, marketingberichten afstemmen en fraude en veiligheidsrisico's opsporen en voorkomen. Hieronder vind je meer specifieke informatie over de soorten informatie die we verzamelen: Log- en apparaatgegevens. Wanneer je de Website of de Diensten gebruikt, kunnen wij en onze geautoriseerde derden automatisch bepaalde informatie vastleggen (“loggegevens”), waaronder informatie die je browser verzendt telkens wanneer je onze Website bezoekt. Deze loggegevens kunnen het webadres bevatten waar je vandaan komt of naartoe gaat, je apparaatmodel, besturingssysteem, browsertype, unieke apparaat-ID, IP-adres, mobiele netwerkaanbieder en tijdzone of geschatte locatie. Of we een deel of al deze informatie verzamelen, hangt vaak af van het soort apparaat dat je gebruikt en de instellingen daarvan. Er is bijvoorbeeld andere informatie beschikbaar afhankelijk van of je een Mac of pc gebruikt, of een iPhone of een Android-telefoon. Wil je weten welke informatie jouw apparaat aan ons beschikbaar stelt? Raadpleeg dan het beleid van de fabrikant van je apparaat of van je softwareleverancier. Cookiegegevens. Afhankelijk van hoe je onze Diensten gebruikt en afhankelijk van jouw toestemming, opt-outvoorkeuren of een andere passende rechtsgrond waar dit wettelijk vereist is, kunnen wij en onze geautoriseerde derden “Cookies” gebruiken (een klein tekstbestand dat je computer verzendt telkens wanneer je onze Website bezoekt, uniek voor jouw Doodle-account of je browser) of vergelijkbare technologieën zoals pixels of webbakens om loggegevens vast te leggen. Wanneer we Cookies gebruiken, kunnen dat ‘sessie’-Cookies zijn (die blijven bestaan tot je je browser sluit) of ‘permanente’ Cookies (die blijven bestaan tot jij of je browser ze verwijdert). Doodle biedt een centrale cookiebeheerdienst voor de volledige Doodle-website. Bij een eerste bezoek aan de Doodle-website of aan een boekingspagina zien Deelnemers en Bezoekers een cookiebanner die past bij hun regio. Cookievoorkeuren kunnen op elk moment worden aangepast. Deelnemers kunnen klikken op “Cookie-instellingen” in elke boekingspagina die ze ontvangen. Deelnemers en Bezoekers kunnen ook op elk moment naar de footer van de Doodle-website gaan en hun cookievoorkeuren wijzigen onder “Privacy-instellingen”. Gebruiksgegevens. Wanneer een kind onze Diensten als Deelnemer gebruikt, verzamelen wij en onze geautoriseerde derden bepaalde informatie over hoe je de Diensten gebruikt. We verzamelen bijvoorbeeld informatie over welke soorten afspraken het vaakst worden gebruikt en hoeveel afspraken er per dag worden ingepland. We bundelen deze informatie en gebruiken die om de Diensten te monitoren en te verbeteren, bijvoorbeeld om te bepalen welke functies het populairst zijn bij onze Gebruikers en welke functies kunnen worden toegevoegd of verbeterd.

 4.2 Tools van derden

We kunnen informatie delen met derden of derden toestaan om via deze technologieën rechtstreeks informatie op onze Website te verzamelen, zoals socialmediabedrijven, advertentienetwerken, bedrijven die analyses leveren waaronder advertentietracking en rapportage, beveiligingsaanbieders en anderen die ons helpen onze Diensten en Website te laten draaien. We gebruiken zulke tools van derden afhankelijk van jouw toestemming, opt-outvoorkeuren of een andere passende rechtsgrond waar dit wettelijk vereist is. Zo maken we gebruik van externe aanbieders zoals Google Analytics om Doodle bepaalde analyse- en Bezoekersinteractiediensten te leveren in verband met het beheer van onze Website, waaronder het verzamelen en volgen van bepaalde gegevens en informatie over de kenmerken en activiteiten van Bezoekers van de Doodle-website. Wil je weten hoe Google Analytics gegevens verzamelt en verwerkt? Bekijk dan “Hoe Google gegevens gebruikt wanneer je sites of apps van onze partners gebruikt” op Hoe Google informatie gebruikt van sites of apps die onze services gebruiken – Privacy en voorwaarden – Google . We gebruiken ook session replay, sessieopnames en vergelijkbare tools van externe Dienstverleners om jouw interacties met onze Website vast te leggen, bijvoorbeeld hoe je je door onze Website beweegt en hoe je onze webformulieren gebruikt. Naast analyses helpt deze informatie ons om onze Website en Diensten en onze marketingactiviteiten te verbeteren en om technische problemen die bezoekers met onze Website hebben op te sporen en op te lossen.

We verzamelen alleen die informatie over een kind die redelijkerwijs nodig is om het kind een afspraak te laten inplannen, en we stellen zijn of haar deelname niet afhankelijk van het verstrekken van meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs nodig is.

We kunnen niet-persoonlijke informatie die we via deze technologieën verzamelen ook combineren met persoonsgegevens over jou of je kind die we online verzamelen.

Voor informatie over onze praktijken rond automatische informatieverzameling, waaronder hoe je je voor bepaalde vormen van informatieverzameling kunt afmelden, zie de Doodle Notice.

 4.3 Hoe we de informatie van je kind gebruiken

We kunnen informatie die we over jou verzamelen, waaronder Persoonsgegevens, gebruiken om: De Doodle-dienst te leveren. We gebruiken jouw informatie om onze Diensten aan jou te leveren, onder meer om het inplannen te vergemakkelijken; om op je vragen te reageren; om servicefouten, beveiligings- of technische problemen te voorkomen of op te lossen; om het gebruik te analyseren en te monitoren; om spam, fraude en misbruik op de Diensten te voorkomen; om mogelijke schendingen van onze Voorwaarden te onderzoeken; om je identiteit te verifiëren; en voor andere klantenservice- en supportdoeleinden. Onze producten te begrijpen en te verbeteren. We doen onderzoek en analyses naar jouw gebruik van, of interesse in, onze producten, Diensten of content, of producten, diensten of content van anderen. Dat doen we om onze producten beter te maken en nieuwe producten te ontwikkelen. Met je te communiceren. Communicatie over de dienst. We mailen je over je agenda-afspraken. Deze berichten horen bij de dienst en je kunt je hier niet voor afmelden. Reageren op je verzoeken. We gebruiken jouw informatie ook om op je vragen of opmerkingen te reageren. Rechten en belangen beschermen. We gebruiken jouw informatie om onze rechten en belangen te beschermen, evenals de rechten en belangen van onze Gebruikers en van anderen, en om deze Notice of onze Voorwaarden te handhaven. Naleving van wetgeving. We kunnen jouw informatie gebruiken om te voldoen aan geldende wettelijke of regelgevende verplichtingen, waaronder verzoeken van opsporingsinstanties of andere overheidsinstanties, of in juridische procedures waarbij Doodle betrokken is. Overig. We kunnen jouw informatie ook gebruiken om onze bedrijfsvoering te beheren of om functies uit te voeren die op het moment van verzameling aan jou zijn beschreven, afhankelijk van jouw toestemming.

 4.4 Hoe wij omgaan met het delen van informatie van kinderen

We delen, verkopen, verhuren of dragen persoonsgegevens van kinderen niet over, behalve zoals in dit onderdeel beschreven.

We kunnen geaggregeerde informatie over veel van onze gebruikers delen, en informatie die geen enkele persoon of apparaat identificeert. Daarnaast kunnen we persoonsgegevens van kinderen delen:

• Met derden die we inschakelen ter ondersteuning van de interne werking van onze Dienst en die contractueel of anderszins verplicht zijn de informatie uitsluitend voor dat doel te gebruiken en vertrouwelijk te houden.

• Als we daartoe wettelijk of via een juridische procedure verplicht zijn, bijvoorbeeld om te voldoen aan een gerechtelijk bevel of dagvaarding of om te reageren op een verzoek van een overheids- of toezichthoudende instantie.

• Als we van mening zijn dat openbaarmaking noodzakelijk of passend is om de rechten, eigendommen of veiligheid van Doodle, onze klanten of anderen te beschermen, onder meer om:

  • de veiligheid van een kind te beschermen;

  • de veiligheid en beveiliging van de Website of Diensten te beschermen; of

  • ons in staat te stellen voorzorgsmaatregelen tegen aansprakelijkheid te nemen.

• Met opsporingsinstanties of in het kader van een onderzoek dat verband houdt met de openbare veiligheid.

Als Doodle betrokken is bij een fusie, afsplitsing, herstructurering, reorganisatie, ontbinding of andere verkoop of overdracht van een deel of al het vermogen van Doodle, of dit nu als lopende onderneming is of als onderdeel van een faillissement, liquidatie of vergelijkbare procedure of gebeurtenis, kunnen we de persoonsgegevens die we hebben verzameld of bewaren overdragen aan de koper of andere rechtsopvolger.

 4.5 De persoonsgegevens van je kind inzien en corrigeren

Je kunt op elk moment de persoonsgegevens van het kind die wij bewaren inzien, ons vragen de persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen en/of ons weigeren nog langer informatie van het kind te verzamelen of te gebruiken.

Je kunt de persoonsgegevens van je kind inzien, wijzigen of verwijderen door ons een e-mail te sturen op [email protected]. Om jouw privacy en veiligheid te beschermen, kunnen we je vragen bepaalde stappen te zetten of aanvullende informatie te geven om je identiteit te verifiëren voordat we informatie verstrekken of correcties doorvoeren.

 4.6 Verwerkers die informatie van kinderen verzamelen of bewaren

Een lijst van alle verwerkers die via de Website/App/Dienst persoonsgegevens van kinderen kunnen verzamelen of bewaren, vind je op Lijst van subverwerkers | Doodle Helpcentrum

Heb je vragen over de privacypraktijken van een verwerker en het gebruik van informatie van kinderen? Schrijf ons dan op: [email protected]