State of Meetings Report 2023

Le riunioni sono uno stile di vita. Indipendentemente dal tipo di lavoro che si svolge, è improbabile che si riesca a vivere la propria carriera senza averle. Che si tratti di una riunione settimanale, di un incontro di lavoro o, più recentemente, di riunioni virtuali, è quasi impossibile sottrarsi a queste riunioni.

Doodle, uno degli strumenti di pianificazione più amati al mondo, aiuta milioni di persone a trovare il momento perfetto per incontrarsi ogni giorno.

Oltre il 70% degli utenti che si rivolgono a Doodle lo fanno per avere un aiuto professionale nella loro vita lavorativa. Tra questi, gli imprenditori, i leader e gli assistenti esecutivi costituiscono un gruppo consistente.

Queste persone risiedono principalmente in Nord America e in Europa, oltre ad alcune località selezionate in altre parti del mondo.

Per questo motivo abbiamo intervistato duemila e cinquecento di questi utenti per raccogliere i risultati di questo rapporto. La nostra analisi è stata supportata dalla Scuola di Psicologia Applicata dell'Università di Scienze Applicate di Zurigo.

I dati contenuti nel seguente rapporto sono stati analizzati statisticamente, principalmente utilizzando i test chi-quadro. Tutti i risultati presentati sono significativi. Per rendere questo rapporto più facile da leggere, ci siamo astenuti dal fornire statistiche, anche se sono disponibili.

Scopriamo quindi cosa succederà nel mondo dei meeting nel 2023.

Tendenze mondiali

Se durante la pandemia COVID-19 abbiamo assistito a una fusione degli stili di riunione, ora sembra esserci una crescente divergenza tra Nord America ed Europa. Analizziamo la situazione.

Pianificazione anticipata:

Più della metà delle riunioni (55%) in Nord America sono organizzate con un anticipo compreso tra una settimana e un mese. In Europa, invece, la percentuale è del 40%.

Quasi la metà (46%) di tutte le riunioni europee viene organizzata con più di un mese di anticipo.

Partecipanti:

Sia l'Europa che il Nord America si allineano sulle dimensioni più popolari delle riunioni.

Il 43% di tutte le riunioni prenotate in Nord America è composto da 6-10 persone. In Europa, la percentuale è quasi identica: 42%.

Le riunioni di gruppo con tre o più partecipanti hanno costituito la quota maggiore di riunioni in tutto il mondo, superando coloro che hanno pianificato riunioni individuali.

Probabilmente questo è dovuto al ritorno a abitudini lavorative più 'normali', dopo il COVID-19.

Durante la pandemia, quando molte persone sono state costrette a lavorare da casa, abbiamo assistito a un notevole aumento di persone che, non potendo farlo di persona, organizzavano riunioni di controllo sulla salute mentale e incontri virtuali, che avvenivano uno a uno.

Con le restrizioni alle riunioni che stanno rapidamente diventando un lontano ricordo, gli eventi one-to-one stanno tornando ai livelli precedenti alla pandemia.

Durata:

In Nord America, più della metà (55%) delle riunioni aveva una durata compresa tra 30 minuti e un'ora. Il 40% delle riunioni è durato più di un'ora.

In Europa, invece, quasi due terzi (67%) delle riunioni sono durate più di un'ora. La durata da 30 minuti a un'ora è stata la seconda più diffusa, con circa il 29% delle riunioni.

Sede:

Seguendo la tendenza degli ultimi anni, le riunioni virtuali sono ancora la forma di riunione più comune in Nord America.

Il 42% delle riunioni si è svolto esclusivamente online. Le riunioni ibride (in cui c'era un mix di persone di persona e telefonate) sono state le seconde più popolari, con il 38%.

In Europa si è assistito a un più rapido ritorno alla situazione pre-COVID.

Le riunioni di persona sono state le più comuni e hanno rappresentato poco meno della metà di tutte le riunioni (44%). Un quarto degli incontri è stato ibrido e solo un quinto (21%) si è svolto esclusivamente online.

Con tutti questi formati ormai comuni, Doodle aiuta a navigare in questa nuova complessità di programmazione.

Potreste essere qualcuno che sta cercando di combinare riunioni online e di persona. Per esempio, volete che i colleghi che risiedono all'estero partecipino agli eventi aziendali. I sondaggi di gruppo facilitano questa operazione.

Possono anche aumentare la produttività, essere più efficaci dal punto di vista dei costi, aiutare le aziende a raggiungere obiettivi ecologici e a mettere tutti i membri di un'azienda sulla stessa pagina con facilità.

Chi organizza più riunioni?

La programmazione non è una cosa che amiamo, ma è qualcosa che tutti dobbiamo fare. In un primo Doodle, siamo riusciti a capire chi organizza il maggior numero di riunioni.

Nel nostro sondaggio abbiamo parlato con assistenti esecutivi, imprenditori e leader aziendali.

Gli assistenti esecutivi tendevano a prenotare riunioni più grandi. Il 28% di tutti gli eventi che hanno organizzato erano per più di 10 persone.

Rispetto agli imprenditori, solo il 16% delle riunioni prenotate era per più di 10 persone.

La maggior parte delle riunioni prenotate dagli amministratori (50%) e dai dirigenti d'azienda (56%) sono state organizzate con più di una settimana di anticipo.

Gli imprenditori, invece, prenotano molte più riunioni con meno di sei giorni di preavviso (35%) rispetto agli amministratori (che prenotano solo il 19% nello stesso periodo).

Alcuni fatti interessanti sulle riunioni

Facendo un passo indietro rispetto a dove e chi organizza le riunioni, ecco alcune tendenze interessanti nel mondo delle riunioni.

Più tardi viene emesso l'invito, più breve è la durata della riunione.

Se le persone vengono invitate con più di un mese di anticipo, le riunioni durano spesso più di un'ora, mentre se vengono invitate entro una settimana, le riunioni durano spesso tra i 30 e i 60 minuti.

Più lunga è la riunione, più è probabile che si svolga in un luogo fisico.

Il 63% delle riunioni di durata superiore a un'ora si è svolto in loco. Il 63% delle riunioni di durata superiore a un'ora si è svolto in sede, mentre oltre la metà (56%) delle riunioni online ha avuto una durata compresa tra 30 minuti e un'ora.

Più persone partecipano a una riunione, più a lungo dura.

Quando erano solo due le persone che si riunivano, solo il 15% durava più di un'ora. Quando partecipavano più di 10 persone, il 64% delle riunioni durava più di 60 minuti.

Gli strumenti di pianificazione rendono più facile programmare tutti i tipi di riunioni.

Il 44% degli organizzatori di riunioni ibride e il 38% di quelle online hanno usato Doodle per trovare e organizzare un orario.

È stato utile anche per le riunioni più grandi. Il 68% delle riunioni a cui partecipavano cinque o più persone ha utilizzato Doodle per coordinare l'organizzazione dell'evento.

Tutti parlano di IA... dove entra in gioco l'automazione?

Sarebbe sbagliato parlare di tecnologia di pianificazione quest'anno senza considerare l'intelligenza artificiale.

Il 2023 si è distinto per la rapidità e l'importanza assunta dall'intelligenza artificiale. Naturalmente, questa non esiste in modo isolato e ha visto confondersi molte cose che facilitano la nostra vita lavorativa.

In primo luogo, l'IA ci ha permesso di utilizzare l'automazione come mai prima d'ora.

Da decisioni aziendali difficili alla creazione di calendari di contenuti, compiti che prima richiedevano ore o addirittura giorni possono essere svolti in una frazione di tempo.

Inoltre, ha reso ancora più facile lavorare da remoto. Pensiamo a questo aspetto dal punto di vista della programmazione. Se riuscite ad automatizzare il vostro calendario, potete concentrarvi su attività più importanti e ottimizzare la vostra produttività.

Mentre il 2023 volge al termine, è lecito affermare che la nostra cultura delle riunioni continua a cambiare.

Indipendentemente dal modo in cui si desidera incontrarsi, per motivi professionali o personali, Doodle rende tutto più semplice.

In media, si possono risparmiare fino a 45 minuti a settimana rispetto alla programmazione manuale via e-mail.

Provatelo gratuitamente oggi stesso.