Manuale d'uso per i clienti

Avete un ruolo a contatto con i clienti? Vi sentite frustrati quando cercate di trovare il tempo per parlare con tutte le persone di cui avete bisogno? Sappiamo quanto questo possa essere un problema, ed è per questo che Doodle è qui per aiutarvi.

Con il nostro Client Facing Playbook intendiamo illustrare le sfide che dovete affrontare e come potete superarle.

Le principali sfide di programmazione

"Un cliente soddisfatto è la migliore strategia commerciale in assoluto " - Michael LeBoeuf, autore di best-seller e professore di management.

Il termine "client-facing" descrive una vasta gamma di professionisti e settori. Si tratta di responsabili del reclutamento e dell'acquisizione di talenti, consulenti finanziari, venditori di tecnologie e soluzioni, agenti immobiliari, consulenti e account manager.

Tutti questi ruoli devono affrontare problemi molto simili quando si tratta di riunioni.

• La maggior parte delle aziende si affida ancora a metodi non automatizzati e dispendiosi in termini di tempo per fissare le riunioni, come le chiamate telefoniche a casaccio o, peggio ancora, l'eterno gioco del ping pong delle e-mail. Non solo questo approccio manuale alla programmazione è lento, ma il continuo passaggio da un'attività all'altra, come il controllo degli orari e l'invio di e-mail sulla disponibilità mentre si cerca di ricercare nuove opportunità commerciali, può rendere i dipendenti meno produttivi di ben l'80%.

• *Incontrare le persone attraverso i fusi orari**. *Mentre le multinazionali sono già abituate a lavorare in più Paesi, continenti e fusi orari, anche le piccole e medie imprese si trovano sempre più spesso a dover affrontare questa sfida a causa di tendenze come l'aumento della forza lavoro a distanza e la gig economy.

• *Avere le persone giuste al momento giusto**.* Un terzo dei professionisti ritiene che la propria azienda subisca un impatto negativo a causa dell'assenza delle persone rilevanti alle riunioni. La mancanza di tutti i principali stakeholder e decisori nella stanza può rallentare progetti importanti, con un impatto sull'esperienza del cliente e sulla capacità di creare valore per i clienti.

• *Troppe riunioni sbagliate**.* L'economista americano Thomas Sowell una volta ha commentato: "Le persone che amano le riunioni non dovrebbero essere responsabili di nulla".

Secondo il nostro State of Meetings Report, circa il 70% dei professionisti impegnati negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Germania ritiene che le riunioni sbagliate costino loro tempo prezioso. Per l'89% degli intervistati, la causa del problema è la scarsa organizzazione. In troppe riunioni manca un ordine del giorno concreto, mentre la maggior parte delle preletture tende a essere letta nei primi 30 minuti della riunione vera e propria.

Come l'automazione del processo aiuta

L'utilizzo di un pianificatore come Doodle per automatizzare l'organizzazione delle riunioni offre numerosi vantaggi.

• *L'uccello mattiniero prende il verme**. *Una decina di anni fa, uno studio pubblicato sulla Harvard Business Review ha evidenziato l'importanza della regola della vendita di un'ora. Quando un venditore contatta un potenziale cliente entro un'ora dal primo contatto, ha una probabilità 60 volte maggiore di trasformare l'opportunità in un cliente rispetto a chi aspetta 24 ore prima di ricontattarlo. Da dieci anni a questa parte, la regola dell'ora è diventata la regola dei cinque minuti. Se contattate un nuovo lead entro cinque minuti, avete 100 volte più probabilità di raggiungerlo e 21 volte più probabilità di qualificarlo con successo rispetto a chi lascia passare solo 30 minuti.

• L'incredibile 78% dei clienti acquista dall'azienda che risponde per prima al loro interesse.

• *Costruire relazioni migliori**. *È cinque volte più economico mantenere un cliente attuale che attirarne uno nuovo, quindi concentratevi sempre sul mantenimento dei clienti esistenti. I motivi principali per cui i clienti interrompono i rapporti con l'agenzia, l'azienda o il fornitore attuale riguardano quasi sempre la relazione: si sentono trascurati, manca la fiducia, c'è un senso di apatia nei confronti della vostra azienda o del vostro servizio, oppure non percepiscono un legame umano positivo. Se c'è un modo per far sentire i clienti assolutamente non valorizzati, è quello di rendere impossibile per loro trovare un orario conveniente per gli incontri con voi e il vostro team.

L'utilizzo di un processo automatizzato per le riunioni consente di creare calendari personalizzati, grazie ai quali è possibile condividere la propria disponibilità con i clienti e consentire loro di programmare il tempo quando ne hanno bisogno. Questo li fa sentire speciali e toglie al vostro team l'onere della programmazione.

Come le funzioni di Doodle possono aiutare

Pagina di prenotazione

La nostra Pagina di prenotazione è essenzialmente un calendario unico e personalizzato, con slot di appuntamenti precompilati in base alle vostre regole predeterminate. Doodle crea un URL unico da condividere. Chiunque disponga di tale link può prenotare il proprio orario senza alcuno sforzo da parte dell'utente, il che rappresenta una svolta per i professionisti che si rivolgono ai clienti e che hanno un elevato volume di incontri con i clienti.

Doodle 1:1

Un ottimo strumento per i reclutatori. Create un incontro 1:1 con una serie di orari possibili e inviatelo al vostro ospite tramite e-mail o un URL specifico. Doodle si integra con il vostro calendario e le riunioni si sincronizzano automaticamente, assicurandovi di condividere sempre la vostra disponibilità in tempo reale. Quando gli ospiti selezionano il loro orario, questo viene bloccato nella vostra agenda e non viene più offerto come opzione agli altri invitati per evitare conflitti.

Gruppi Doodle

I Gruppi Doodle sono una delle funzioni più utilizzate perché eliminano l'interminabile scambio di e-mail. Si rivela utile quando si vogliono organizzare cose come le presentazioni ai clienti, gli approfondimenti trimestrali, le sessioni di brainstorming e le riunioni di reparto. Ciò che prima richiedeva 30 e-mail e 30 giorni ora può essere realizzato in pochi minuti.

Inoltre, mette fine ai problemi di fuso orario. Doodle identifica automaticamente il fuso orario locale degli ospiti e visualizza le opzioni nella loro ora locale, il che è particolarmente utile per le aziende con più sedi o con dipendenti remoti.

**Per saperne di più su ciò che Doodle può fare per voi, consultate il rapporto completo allegato a questa pagina.