Che cos'è una riunione di progetto?

Cos'è un progetto?

Per sembrare un po' smielato, un progetto è tutto ciò che si vuole che sia. Ma in un contesto aziendale, tende a essere il termine usato per descrivere un'attività che deve essere svolta. Per esempio, un team di prodotto potrebbe voler creare una nuova funzionalità e creare un progetto per farlo.

Spesso coinvolge più persone che lavorano in collaborazione e può trattarsi di un unico grande progetto o di più progetti più piccoli che culminano in un obiettivo finale.

Molte aziende hanno un mix di progetti a breve e a lungo termine. Quelli più brevi possono essere attività trimestrali, mentre i progetti a lungo termine possono essere KPI annuali.

Cosa succede in una riunione di progetto?

Iniziate pensando alla fase del progetto in cui si svolge la riunione. Se la riunione è all'inizio, dovrete fare un giro di presentazioni e spiegare cosa sta succedendo. Se si tratta di un check-in, potete andare dritti al punto.

Una volta completate le presentazioni e magari anche un rompighiaccio, la prima riunione deve parlare dell'obiettivo. Cosa deve essere fatto? Chi lo farà? Qual è la scadenza? L'utilizzo di un sistema di ticketing è un buon modo per gestire questo aspetto. È possibile creare il progetto come ticket principale e ogni parte di esso come sotto-ticket. In questo modo è molto facile tenere traccia di ciò che sta accadendo.

Ora, per quanto riguarda la riunione stessa, assicuratevi di avere una struttura chiara. Se si tratta di un check-in regolare, assicuratevi che le persone lo sappiano e siano preparate. Avranno delle domande, quindi siate pronti a rispondere e ad ascoltare le idee che potrebbero contribuire a migliorare l'andamento del progetto. Potrebbero avere idee a cui non avete pensato.

Dovreste anche chiedere un feedback per assicurarvi che ciò che chiedete loro di fare sia chiaro e, in caso contrario, pensare a come chiarire le cose nelle sessioni future.

Cercate di non forzare nessuno a fare qualcosa che non si sente a proprio agio. È molto più probabile che le persone che condividono i vostri obiettivi producano risultati migliori.

Come si programma la riunione di progetto?

I progetti hanno forme e dimensioni diverse, ma una cosa che rimane invariata è la difficoltà di riunire le persone. Doodle rende tutto più semplice.

Con Sondaggio di gruppo potete mettere in agenda tutte le riunioni del vostro progetto in pochissimo tempo. È sufficiente selezionare una serie di orari in cui si è liberi e inviarla alle persone di cui si ha bisogno. Loro decideranno cosa va bene per loro e voi avrete un orario per incontrarvi.

Con Doodle Professional è possibile aggiungere il proprio marchio agli inviti alle riunioni (ideale per i progetti che coinvolgono i clienti), eliminare gli annunci e inviare promemoria per le riunioni.

Non preoccupatevi se dovete riunirvi online: con Doodle potete aggiungere il vostro strumento di videoconferenza preferito e i suoi link verranno automaticamente aggiunti agli inviti che invierete.

Con Doodle è facile organizzare rapidamente una riunione di progetto. Niente e-mail, niente stress, solo più tempo libero per concentrarsi su cose più importanti. Provatelo gratuitamente oggi stesso.