Organizzazione di meeting in modo facile e senza stress grazie a Doodle

Chiunque lavori in una grande azienda, sa benissimo quanto possa essere difficile a volte cimentarsi nell’organizzazione di un meeting. In realtà aziendali di una certa grandezza infatti, soprattutto nel caso in cui si debba organizzare una riunione che coinvolga molti colleghi di diversi dipartimenti, spesso anche dislocati in diverse sedi e paesi, può diventare davvero complesso riuscire a trovare un momento in cui tutti siano disponibili e liberi da impegni. 

Ricevere inoltre un feedback istantaneo da tutti i partecipanti coinvolti tramite i mezzi di comunicazione tradizionale (mail, telefono, chat), è praticamente impossibile e ci si trova quindi a dover modificare più volte date e orari della riunione, rendendo il processo di organizzazione del meeting un’operazione lunga e macchinosa. Grazie a Doodle, organizzare una riunione non sarà più così stressante.

Come organizzare una riunione di lavoro con Doodle

In questa breve guida ti spiegheremo come organizzare una riunione di lavoro con i colleghi in maniera facile e intuitiva, tramite Doodle, utilizzando un esempio pratico. Ammettiamo che un manager del dipartimento logistica debba effettuare l’organizzazione di un meeting con tutti i manager della logistica delle varie divisioni dislocate in tutta Italia, per definire la strategia distributiva del nuovo prodotto appena lanciato in commercio. Riuscire a trovare una data e un orario che sia compatibile con gli impegni di tutti sarà semplicissimo grazie a Doodle. Dopo aver effettuato il login e cliccato su "Programma un evento", visualizzerai la seguente schermata in cui inserire tutti i dettagli della riunione.

Cliccando su “Avanti”, apparirà il calendario con tutti gli impegni e le riunioni segnate giorno per giorno. Scelto quindi un ventaglio di possibilità per la riunione (evidenziate dal rettangolo in rosso nell’immagine), potrai ora inviare l’invito al meeting aziendale a tutti i partecipanti desiderati in due diversi modi:

1. Secondo la prima modalità, dovrai solo cliccare su “Crea e condividi” e inviare manualmente (via mail, SMS, Facebook, Skype, etc.) a tutti i partecipanti il link diretto al sondaggio, che verrà visualizzato nella schermata successiva.

2. Con il secondo modo invece, potrai inserire gli indirizzi e-mail di tutti i partecipanti nel riquadro, manualmente, o direttamente dalla rubrica contatti. L’invito verrà automaticamente inviato via e-mail ai contatti selezionati.

Tutti i colleghi che abbiano ricevuto un invito al meeting aziendale potranno partecipare al sondaggio inserendo il proprio nome e la propria preferenza tra le possibilità date per l’organizzazione del meeting.

È importante notare che per utilizzare Doodle non è necessario avere un account. Tuttavia, se desideri collegare i tuoi calendari per vedere quando sei occupato o disponibile, dovrai registrarti e creare un account.