Come creare una politica di pagamento efficace

Parlare di soldi con i clienti non è sempre facile. Ma una politica di pagamento chiara e semplice può eliminare lo stress, sia per voi che per loro.

Che si tratti di sessioni online, chiamate di coaching o progetti freelance, una buona politica di pagamento protegge il vostro tempo, stabilisce le aspettative e aiuta tutti a rimanere sulla stessa lunghezza d'onda. Non si tratta solo di evitare conversazioni imbarazzanti. Si tratta di rendere la vostra attività più solida, i vostri orari più prevedibili e i vostri clienti più sicuri di quello che si aspettano.

Ecco come crearne una che funzioni davvero.

Perché la politica dei pagamenti è importante

Una politica di pagamento non significa essere severi. Si tratta di essere chiari.

Quando i clienti sanno come e quando pagare, c'è meno spazio per la confusione o per i problemi dell'ultimo minuto. Inoltre, dimostra che date importanza al vostro tempo e al loro. E, soprattutto, vi fornisce un punto di riferimento in caso di domande.

Pensate a un semplice accordo che aiuti tutti a sapere cosa ci si aspetta.

Con una politica solida in vigore, potrete:

• Evitare ritardi o mancati pagamenti

• Stabilire confini sani e professionali

• Ridurre al minimo i discorsi scomodi sul denaro

• Costruire fiducia e credibilità con i clienti

I clienti apprezzano la chiarezza. E voi vi sentirete più sicuri quando non vi troverete a risolvere le cose al volo.

Decidere quando e come farsi pagare

Prima di tutto: che tipo di modalità di pagamento si adatta al vostro modo di lavorare?

Chiedetevi:

• Voglio che i clienti paghino prima della sessione o dopo?

• Si tratta di una singola sessione o di una parte di un pacchetto continuativo?

• Permetto cancellazioni o riprogrammazioni?

• Cosa succede se qualcuno non si presenta o paga in ritardo?

Se non sapete da dove cominciare, ecco alcuni esempi comuni:

• Il pagamento è dovuto al momento della conferma della prenotazione

• Le cancellazioni devono essere effettuate con almeno 24 ore di anticipo.

• I no-show non vengono rimborsati

• I ritardi nei pagamenti possono comportare sessioni in pausa o costi aggiuntivi.

La vostra politica non deve necessariamente coprire tutti i casi estremi, ma deve coprire i punti fondamentali. Tenete presente che quanto più chiari sono i termini, tanto minori saranno le sorprese.

Semplici e facili da trovare

Le migliori polizze sono quelle che la gente vede e capisce.

Non c'è bisogno di un linguaggio giuridico o di lunghi documenti. Scrivete le clausole come le spieghereste in una conversazione. Siate diretti. Siate gentili. E rendetele parte dell'esperienza del cliente fin dall'inizio.

Ecco alcuni luoghi in cui condividere la vostra politica:

• Aggiungetela alla vostra pagina di prenotazione Doodle

• Includerla nell'e-mail di benvenuto o nel pacchetto di benvenuto

• Menzionarla durante la prima telefonata o sessione

• Aggiungere un breve riassunto nella firma delle e-mail o nelle fatture.

L'obiettivo è fare in modo che il cliente non debba cercarla. Se la vostra politica fa parte del normale processo, diventa facile e scontata.

Attenetevi ad essa, ma restate umani

Anche le migliori politiche saranno messe alla prova di tanto in tanto. Qualcuno dimentica una sessione. Qualcuno cancella all'ultimo minuto. La vita accade.

Avere una politica non significa non poter essere flessibili. Significa solo che avete un punto di partenza. Se volete fare un'eccezione una tantum, potete farlo senza creare confusione o stabilire un nuovo standard per il futuro.

E se vi attenete ai vostri termini con coerenza, anche i vostri clienti li rispetteranno.

Le politiche si basano sulla fiducia. Voi vi fidate che i vostri clienti rispettino il vostro tempo, e loro si fidano che voi vi presentiate e consegniate. Una buona politica di pagamento supporta entrambe le cose.

Semplificate i pagamenti per i vostri clienti

Più è facile pagarvi, più è probabile che i clienti si adeguino e paghino puntualmente.

Se il vostro processo prevede l'invio di una fattura separata dopo ogni sessione, è facile che le cose vadano perse. E seguire le fatture non pagate non è il compito preferito di nessuno.

Ecco dove Doodle e Stripe possono farvi risparmiare tempo e fatica.

Con Doodle, potete condividere una pagina di prenotazione che include la vostra disponibilità e il prezzo. I clienti scelgono l'orario, pagano tramite Stripe e ricevono una conferma automatica. È anche possibile utilizzare un collegamento 1:1 se si desidera scegliere l'orario insieme, ma raccogliere il pagamento anticipato.

Una volta impostato, non è necessario inviare promemoria o gestire i pagamenti mancati. È tutto gestito in background.

E per i vostri clienti? Bastano pochi clic per confermare e pagare. Nessun attrito. Nessuna confusione.

Creare fiducia, essere pagati e risparmiare tempo

Essere pagati deve sembrare una parte normale del vostro processo, non una battaglia. Con una politica di pagamento semplice, visibile e coerente, potete dedicare più tempo al vostro lavoro e meno alla ricerca dei pagamenti.

Avrete un aspetto più professionale. Vi sentirete più padroni della situazione. E i vostri clienti sapranno esattamente cosa aspettarsi, in ogni fase del processo.

Migliaia di imprenditori utilizzano già Doodle con Stripe per rendere la prenotazione e il pagamento parte di un unico processo. Volete vedere quanto può essere facile?