Conseils et astuces pour planifier des réunions sur un lieu de travail distant

En 1966, The Futurist a publié un bulletin d'information qui faisait des prédictions sur la vie dans les années 2020. Des ménagères faisant leurs courses par vidéoconférence aux personnes payées pour ne pas travailler - les machines en ayant éliminé le besoin - certaines suggestions se rapprochent d'une comparaison optimiste avec le roman 1984 de George Orwell.

Si la technologie nous a beaucoup aidés ces dernières années, elle n'a pas éliminé le travail. Cela dit, elle l'a rendu plus facile et le travail à distance n'en est qu'un des moyens. À tel point que, selon un rapport de Remote.com, deux tiers des entreprises américaines prévoient de proposer des modalités de travail à distance ou flexibles au cours des cinq prochaines années.

Le travail flexible est excellent pour stimuler la productivité et le moral du personnel, mais comment s'assurer que vous êtes en contact avec votre équipe, que vous prenez des décisions efficaces et que vous obtenez des résultats commerciaux ? Voici quelques conseils pour bien planifier les réunions avec les employés à distance.

Commençons par la programmation

Lorsqu'il s'agit de planifier dans un lieu de travail éloigné, on ne saurait sous-estimer l'importance d'une communication claire.

Établissez un calendrier de réunions cohérent Doodle. Comme tout le monde travaille aux quatre coins du monde, les réunions avec votre équipe vous permettent de vous assurer que vous êtes au courant de ce qui se passe et vous aident à planifier et à prendre des décisions. Les réunions récurrentes ne doivent pas être difficiles à planifier. Trouvez un moment qui convient à tout le monde et fixez-le bien à l'avance pour que les gens puissent l'intégrer dans leur semaine. Cela permettra à chacun de savoir quand se dérouleront les réunions, de réduire le nombre de demandes de dernière minute et de s'assurer que tout le monde est prêt.

Choisissez l'outil de vidéoconférence qui vous convient. Il existe de nombreuses plateformes de réunion virtuelle, de Zoom à Google Meet. Chacune d'entre elles offre des fonctionnalités différentes, alors assurez-vous de choisir celle qui répond le mieux aux besoins de votre équipe, qui est facile à utiliser et qui s'intègre à votre flux de travail.

Utilisez les applications de planification. Des outils tels que Doodle peuvent vous aider à planifier des réunions et à réduire le va-et-vient d'e-mails pour trouver un moment qui convient à tout le monde. Par exemple, en tant que manager, vous pouvez créer une Page de réservation qui permettra à votre équipe de se connecter avec vous, mais uniquement lorsque vous êtes libre.

Avec des membres d'équipe situés dans différentes parties du monde, il est essentiel de maîtriser les différents fuseaux horaires. Doodle peut le faire automatiquement, ce qui contribue à rendre la planification encore plus transparente. Faites un sondage et voyez comme c'est facile.

Il est maintenant temps de préparer

Vous avez programmé vos réunions, mais comment vous assurer qu'elles donnent des résultats ? Pour stimuler la croissance, il est essentiel de veiller à ce qu'elles se déroulent de manière fluide et efficace.

Ayez un ordre du jour clair. Avant chaque réunion, prenez le temps de planifier et de créer un ordre du jour clair qui souligne le but et les objectifs de la réunion. Dans cet ordre du jour, vous devez déterminer le temps que vous souhaitez consacrer à chaque sujet et les classer par ordre de priorité, afin que l'essentiel soit couvert. Cela vous aidera à garder la réunion sur les rails et à vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Dans un environnement de travail à distance, il est facile de se laisser distraire. Vous pouvez les minimiser de différentes manières. Envisagez de mettre les participants en sourdine lorsqu'ils ne parlent pas et encouragez-les à utiliser des arrière-plans virtuels lorsqu'ils ont des activités en cours afin de les aider à rester concentrés sur ce qu'ils disent et sur ce qui se passe derrière eux.

Lorsque vous vous réunissez avec votre équipe, veillez à ce que quelqu'un prenne des notes. Cela vous aidera à créer des points d'action qui devront être complétés une fois que vous aurez terminé. Après chaque réunion, veillez à partager ces notes avec tous les participants. Ainsi, tout le monde sera sur la même longueur d'onde, aura accès aux informations discutées et les suivis nécessaires pourront être effectués.

Utilisez des sondages. Il est important pour la satisfaction des employés qu'ils se sentent valorisés. Dans les réunions, vous voulez vous assurer qu'ils sont engagés. Vous pouvez faire d'une pierre deux coups en utilisant des sondages dans vos réunions de groupe. C'est un excellent moyen d'obtenir un retour d'information et de sonder l'opinion de votre équipe et, grâce à de nombreux outils de vidéoconférence, il est facile de le faire instantanément.

Une fois les fondations en place, construisez.

Le travail à distance présente de nombreux avantages. Il permet une plus grande flexibilité, améliore l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et peut aider le personnel à rester productif. Cependant, il peut rendre plus difficile pour les employés de créer et d'entretenir des liens personnels avec leurs collègues. En tant que manager, vous pouvez faire quelques choses pour aider à rapprocher votre équipe.

Ne faites pas de toutes vos réunions des réunions de travail. Prévoyez des pauses café virtuelles ou des sessions où les membres de l'équipe peuvent se réunir et discuter de manière informelle. Non seulement c'est un excellent moyen de créer une camaraderie, mais cela peut aussi avoir un effet positif sur les affaires. Par exemple, cela peut aider les gens à se sentir plus à l'aise pour aller vers leurs collègues et poser des questions alors qu'ils auraient pu hésiter auparavant. À plus grande échelle et dans la mesure du possible, essayez de réunir les gens en personne pour une activité sociale comme un bowling ou un dîner. Vous pouvez faire un sondage rapide pour trouver un moment qui convienne à tout le monde.

Envisagez d'incorporer des exercices de renforcement de l'esprit d'équipe dans vos réunions virtuelles. Il ne s'agit pas forcément de quelque chose qui nécessite une grande planification, mais un brise-glace rapide peut aider les participants à se sentir un peu plus détendus avant de passer aux choses sérieuses. Cela peut être une façon amusante de promouvoir la collaboration, même dans un environnement de travail à domicile.

Signes non verbaux. Dans les réunions virtuelles, il peut être plus difficile de lire les signaux non verbaux. En fait, au cours de la pandémie de COVID-19, la "fatigue du zoom" a connu une croissance exponentielle. Veillez à prêter attention au langage corporel et au ton de la voix pendant les réunions virtuelles. Si vous remarquez que quelqu'un semble un peu stressé ou n'est pas tout à fait lui-même, allez le voir.

Les contrôles réguliers Check-in with staff sont importants, surtout dans un environnement distant. Prévoyez des entretiens réguliers 1:1 avec votre équipe. C'est un excellent moyen de garder le contact et de s'assurer que chacun se sent écouté et apprécié.