Planification plus efficace des réunions interfonctionnelles

Les réunions interfonctionnelles sont l'occasion de réaliser de véritables progrès - mais comment réunir tout le monde dans la même salle (virtuelle) ? C'est là que les choses se gâtent.

Si vous travaillez dans le secteur des technologies de l'information, vous ne connaissez que trop bien ce problème. Des calendriers, des outils, des départements et des priorités différents. Et d'une manière ou d'une autre, c'est toujours à vous qu'il revient de démêler l'écheveau.

Voyons pourquoi la planification est plus difficile qu'elle ne devrait l'être, et comment vous pouvez la rendre beaucoup plus facile.

Pourquoi les équipes informatiques ont-elles du mal à organiser des réunions transversales ?

Les professionnels de l'informatique sont souvent la force tranquille qui maintient tout ensemble. Vous ne gérez pas seulement des systèmes, mais aussi des personnes, des processus et des plates-formes.

Cela signifie que c'est généralement vous qui aidez les autres services à trouver des outils, à obtenir un accès ou à résoudre les conflits de calendrier. Et lorsqu'il s'agit de coordonner des réunions interfonctionnelles, vous avez probablement été pris dans cette boucle :

• Le marketing a besoin de l'apport du produit

• Le produit a besoin des données des ventes

• Les ventes ont besoin de l'informatique pour tout mettre en place

• Tout le monde se trouve dans un fuseau horaire différent

Ajoutez à cela le travail à distance, les calendriers chargés et les délais serrés, et vous obtenez une recette pour l'épuisement avant même que la réunion n'ait lieu.

Ce qui rend la planification si compliquée

Il ne s'agit pas seulement de trouver une heure, mais de trouver un équilibre entre les attentes, la sécurité et la gestion du temps. Et pour l'informatique, cela signifie qu'il faut penser à l'avance pour éviter les problèmes ultérieurs.

Voici une brève analyse des obstacles les plus courants :

Plus l'entreprise est grande, plus il y a de pièces en mouvement. Et chaque retard ajoute de la pression, non seulement sur les calendriers des projets, mais aussi sur les personnes qui tentent de les gérer.

Comment simplifier la planification sans perdre le contrôle ?

La clé n'est pas d'ajouter des outils supplémentaires. Il s'agit de donner aux gens un moyen plus clair et plus rapide de choisir une heure, sans avoir besoin d'une autre chaîne de messages.

Voici ce qui fonctionne pour les équipes informatiques :

• Utilisez des outils qui fonctionnent dans tous les services - Évitez les options liées à un seul fournisseur de calendrier.

• Laissez les participants choisir parmi des horaires prédéfinis - Il est plus rapide et plus facile de choisir que de négocier.

• Traitez les grands groupes à l'aide de sondages - particulièrement utile lorsque plusieurs services sont concernés.

• Gardez la sécurité à l'esprit - Assurez-vous que votre plateforme de planification répond aux normes de l'entreprise.

Il ne s'agit pas seulement de planification. Il s'agit de gagner du temps, de réduire le stress et de permettre à votre équipe de se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Doodle : Une meilleure façon de planifier des réunions entre équipes

Doodle facilite la coordination entre les départements, que vous réserviez pour cinq ou cinquante personnes.

Voici comment Doodle s'intègre dans un flux de travail informatique :

• Sondage de Groupe: Vous avez besoin de l'avis de plusieurs parties prenantes ? Laissez-les voter pour une heure qui leur convient. Vous avez besoin d'un compte Doodle pour créer un sondage, mais les participants n'ont pas besoin de se connecter.

• 1:1: Proposez quelques créneaux horaires disponibles et laissez votre collègue choisir - parfait pour l'assistance interne ou l'intégration.

• Page de Réservation: Définissez votre disponibilité une fois pour toutes et partagez-la avec d'autres. Idéal pour les demandes répétées ou si vous êtes la personne de référence pour plusieurs équipes.

• Planificateur d’Événements: Organisez des sessions de formation ou des fenêtres de maintenance programmées et laissez les gens choisir leur créneau.

• Doodle s'adapte automatiquement aux fuseaux horaires. Ainsi, que votre équipe se trouve à New York, Berlin ou Singapour, tout le monde voit l'heure locale correcte.

• Les utilisateurs conservent un contrôle total sur leurs données et leurs paramètres de confidentialité, ce qui est particulièrement important lorsque la conformité est une priorité.

Et oui, la sécurité est assurée. Doodle offre une protection au niveau de l'entreprise, de sorte que vous n'avez pas à vous soucier de la conformité ou de la confidentialité des données. Vous pouvez lui faire confiance pour gérer votre planning en toute sécurité.

Pourquoi l'informatique doit-elle ouvrir la voie à une planification plus intelligente ?

Vous connaissez les systèmes, vous connaissez les gens et vous savez à quoi ressemble le chaos lorsque les choses ne fonctionnent pas.

Lorsque le service informatique prend l'initiative de simplifier la planification, tout le monde en profite :

• Moins de tickets internes

• Moins de temps perdu en coordination

• Plus de temps pour le travail réel sur le projet

• Une expérience plus professionnelle et plus fiable dans tous les départements

Vous faites preuve de leadership et vous renforcez la confiance dans les outils que vous recommandez.

Commencez à organiser des réunions qui fonctionnent réellement

Vous n'avez pas besoin d'être l'intermédiaire pour chaque conflit de calendrier. Avec Doodle, vous pouvez mettre en place un moyen pour que les gens réservent du temps, répondent à des sondages ou s'inscrivent sans problème.

C'est rapide. C'est clair. Et ça marche vraiment.