Des stratégies simples pour des réunions diversifiées

Lorsqu'il s'agit de diversité et d'inclusion sur le lieu de travail, les statistiques sont éloquentes : les lieux de travail ethniquement diversifiés ont 35 % plus de chances de surpasser leurs concurrents moins diversifiés, et les entreprises dont la composition des sexes est diversifiée ont 15 % plus de chances d'être plus performantes, selon une recherche de McKinsey. L'analyste de marché Josh Bersin trouve que les entreprises diversifiées ont 1,7 fois plus de chances d'être des leaders de l'innovation et la Harvard Business Review rapporte qu'elles ont 70 % plus de chances de conquérir de nouveaux marchés. De plus, l'agence de recrutement Glassdoor découvre que 67 % des demandeurs d'emploi considèrent la diversité comme un facteur important dans l'évaluation des lieux de travail potentiels. En plus de refléter le monde diversifié dans lequel nous vivons, les lieux de travail diversifiés sont plus désirables et plus compétitifs que leurs homologues. Et pourtant...

Prenons les États-Unis comme étude de cas : En 2016, Fortune a rapporté que seulement 4 % des postes de PDG des entreprises du classement Fortune 500 étaient occupés par des femmes. En fait, non seulement il y avait moins de femmes PDG que d'hommes PDG, mais il y avait moins de femmes PDG que d'hommes PDG nommés Dave. Et une étude récente a révélé que les Noirs américains ont 16 % de chances en moins d'être convoqués à un entretien d'embauche, un désavantage qui commence avant même qu'ils ne franchissent la porte. La situation est à peu près la même en dehors des États-Unis.

Quelle est donc la pierre d'achoppement en matière de diversité sur le lieu de travail ? La réponse longue est qu'il y a beaucoup de préjugés structurels et systémiques qui doivent être surmontés. Mais il existe aussi des stratégies pratiques, faciles à mettre en œuvre sur le lieu de travail, qui peuvent avoir un impact réel lorsqu'il s'agit de favoriser et d'entretenir un environnement de travail diversifié et inclusif. À tous les niveaux du lieu de travail, du recrutement à la promotion en passant par la tenue de réunions, il y a du travail à faire. Chez Doodle, il se trouve que les réunions sont notre domaine de prédilection, c'est pourquoi nous sommes ravis de partager nos idées pour créer et maintenir des réunions diverses et inclusives.

Avant la réunion

Le travail de création de réunions inclusives commence avant la réunion elle-même. Avec quelques préparatifs simples et pratiques, vous serez sur la bonne voie pour organiser des réunions où chacun se sent à l'aise et encouragé à participer.

Commencez par vérifier votre liste d'invités : la composition des participants aux principales réunions reflète-t-elle la diversité de votre lieu de travail ? Si ce n'est pas le cas, c'est une solution facile ! Changez les choses et invitez des participants différents - n'oubliez pas que des voix nouvelles peuvent apporter des idées nouvelles.

Mais que faire si vous avez déjà une liste d'invités diversifiée pour vos réunions, mais que vous voyez toujours les mêmes visages ? Vous devrez peut-être creuser un peu plus. Y a-t-il une raison pour laquelle certaines personnes ne se présentent pas à des réunions importantes ? Pourquoi certaines personnes arrivent-elles en retard ou s'éclipsent-elles tôt ? Pourquoi certaines personnes ne semblent jamais prendre la parole ? Essayez de comparer la réunion prévue avec un calendrier des fêtes religieuses et ethniques. Si vous fournissez des rafraîchissements lors des réunions, assurez-vous de répondre à une multitude d'exigences alimentaires culturelles et d'indiquer clairement les options végétariennes, halal et casher.

Tenez compte des parents qui travaillent lorsque vous programmez des réunions importantes : les réunions qui se déroulent tôt le matin et celles qui se terminent tard risquent d'entrer en conflit avec les obligations familiales. Faire l'effort d'inviter les participants à s'exprimer à l'avance sur l'ordre du jour de votre réunion peut les aider à se sentir inclus dans la réunion et investis dans son résultat, et vous éviter de négliger des questions qui pourraient être importantes pour d'autres. Enfin, si vous faites circuler autant de documents que possible avant la réunion, les participants pourront les consulter à leur rythme, ce qui signifie que les personnes handicapées ou ayant des besoins d'apprentissage divers n'auront pas de mal à suivre la réunion en cours.

Pendant la réunion

Vous vous êtes préparé et vous avez fait en sorte qu'un large éventail de personnes puissent non seulement assister à la réunion, mais aussi s'y sentir à l'aise. Mais, au moment de conclure, les mêmes voix ont dominé la discussion. Il s'agit d'un problème courant : dans une réunion typique de 8 personnes, 3 personnes font 70 % du discours. Et ces voix dominantes peuvent facilement noyer des points de vue plus variés. Lors de vos réunions, il est essentiel de donner le bon ton, afin que chacun puisse participer et sentir que sa contribution est appréciée. Si vous constatez que ce sont toujours les mêmes personnes qui prennent le contrôle de la réunion, envisagez d'établir des directives à l'échelle du lieu de travail qui interdisent les interruptions pendant les réunions. Si vous dirigez une réunion et remarquez qu'une personne l'interrompt fréquemment, il convient de l'interrompre poliment et d'aborder le problème avec elle plus tard. Si vous souhaitez obtenir un retour d'information sur une question essentielle, vous pouvez également faire un tour de table et demander l'avis de chaque participant à tour de rôle. Vous pouvez même essayer de poser une question et donner aux participants quelques minutes pour écrire leurs réponses avant de les partager. Cela donne à chacun le temps de préparer ses pensées et décourage le type d'environnement compétitif où les voix les plus fortes et les plus rapides sont les premières à être entendues.

En plus de se prémunir contre les interruptions, il est important d'amplifier les voix diverses et de s'assurer que les idées sont correctement attribuées. Cette stratégie peut être aussi simple que de répéter l'idée de quelqu'un et d'y associer son nom avec insistance - et, comme l'ont constaté les collaboratrices de la Maison Blanche d'Obama, elle peut porter ses fruits. Comme le rapporte le Washington Post :

Les collaboratrices ont adopté une stratégie de réunion qu'elles ont appelée "amplification" : Lorsqu'une femme présentait un point clé, d'autres femmes le répétaient, en donnant le crédit à son auteur. Cela obligeait les hommes présents dans la salle à reconnaître la contribution - et leur interdisait de s'approprier l'idée.

Au cours du premier mandat d'Obama, la plupart de ses cadres supérieurs étaient des hommes. Au cours de son second mandat, la moitié des départements de la Maison Blanche ont été présidés par des femmes. Il semble que cette stratégie, conçue pour rendre les contributions des femmes plus visibles, ait fonctionné.

Lorsque les lieux de travail sont diversifiés et inclusifs, tout le monde et tout le monde - y compris les résultats - en profite. Et, grâce à ces stratégies simples, une culture d'entreprise plus inclusive peut commencer par vos réunions. Après tout, une réunion où toutes les voix sont valorisées et entendues est une excellente réunion.