¿Qué es una reunión virtual?

A medida que el mundo se hace más pequeño, las reuniones virtuales se han convertido en un elemento básico para conectar a personas de distintos lugares, facilitar la colaboración y fomentar debates productivos.

Las reuniones virtuales han revolucionado nuestra forma de comunicarnos, ya sea para trabajar a distancia, hacer negocios con socios internacionales o simplemente mantenernos en contacto con amigos y familiares.

Hoy analizaremos qué es una reunión virtual, cómo planificarla y compartiremos consejos para que la suya sea un éxito.

¿Qué es una reunión virtual?

Más o menos lo que dice en la lata, es una reunión en línea en la que los participantes se conectan a través de plataformas de videoconferencia para colaborar en tiempo real.

A diferencia de las reuniones presenciales tradicionales, las reuniones virtuales permiten reunir fácilmente a personas de distintos lugares, rompiendo las barreras geográficas y ahorrando tiempo y gastos de viaje.

A través de conexiones de vídeo y audio, los participantes pueden entablar debates, compartir pantallas, presentar diapositivas y trabajar juntos en proyectos sin problemas.

¿Es lo mismo una reunión virtual que Zoom?

Aunque Zoom es una popular plataforma de videoconferencia, no es más que una de las muchas herramientas disponibles para reunirse en línea.

Las reuniones virtuales abarcan un concepto más amplio, que incluye varias plataformas como Microsoft Teams, Google Meet, Webex y otras. Todos estos proveedores ofrecen funciones similares que permiten a los participantes conectarse a distancia y colaborar eficazmente.

Cómo celebrar una reunión virtual

Planifique con antelación: Determine la finalidad y los objetivos de la reunión, identifique a los participantes necesarios y seleccione una plataforma de reuniones virtuales adecuada.

Establezca el orden del día: Elabore un orden del día claro y conciso en el que se indiquen los temas que se van a tratar, el tiempo asignado a cada punto y los preparativos previos necesarios.

Pruebe la tecnología: Asegúrate de que todos los participantes tienen acceso a la tecnología necesaria y prueba las capacidades de vídeo, audio y pantalla compartida antes de la reunión para evitar fallos técnicos.

Involucrar a los participantes: Fomente la participación activa ofreciendo oportunidades para que todos contribuyan, hagan preguntas y compartan sus puntos de vista.

Establezca un protocolo: Establezca normas básicas para la reunión, como silenciar los micrófonos cuando no se esté hablando, utilizar el chat para hacer preguntas y respetar las opiniones de los demás.

Comparta los materiales: Distribuya los documentos o materiales pertinentes con antelación para que los participantes puedan revisarlos y llegar preparados al debate.

Seguimiento: Después de la reunión, envíe un resumen de los puntos clave debatidos, los puntos de acción y cualquier tarea de seguimiento para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo.

Cómo funcionan las reuniones virtuales en la práctica

Imaginemos un equipo de marketing que colabora en una nueva campaña en distintas zonas horarias.

Programan una reunión virtual en la que discuten los objetivos de la campaña, comparten ideas creativas a través de la pantalla compartida y hacen una lluvia de ideas sobre estrategias para llegar a su público objetivo.

El equipo utiliza una plataforma de reuniones virtuales para colaborar en tiempo real, lo que garantiza que se escuche la opinión de todos y fomenta un sentimiento de unidad a pesar de la distancia física.

Uso de Doodle para organizar reuniones virtuales sin esfuerzo

Ahora que ya sabes qué hacer en una reunión virtual, ¿cómo organizarla?

Doodle ofrece una plataforma fácil de usar que permite a los participantes indicar su disponibilidad, eliminando las idas y venidas por correo electrónico para encontrar una hora adecuada. Con ella, puedes coordinar fácilmente los horarios, enviar invitaciones y recibir comentarios instantáneos sobre la mejor hora de reunión para todos los participantes.

Es más, se integra con todas las herramientas de videoconferencia favoritas del mundo. Esto significa que una reunión virtual está a sólo un clic de distancia.

Ahorra tiempo y maximiza la productividad aprovechando las funciones de programación de Doodle para tus reuniones virtuales.