Consejos y trucos para planificar reuniones en un lugar de trabajo remoto

En 1966, The Futurist publicó un boletín que hacía predicciones sobre la vida en la década de 2020. Desde amas de casa que compran por videollamada hasta personas a las que se paga por no trabajar -ya que las máquinas han eliminado esa necesidad-, algunas sugerencias se acercan a una comparación optimista de 1984 de George Orwell.

Por mucho que la tecnología nos haya ayudado en los últimos años, no ha eliminado el trabajo. Dicho esto, lo ha hecho más fácil y el trabajo a distancia es sólo una de las maneras. Tanto es así que, según un informe de Remote.com, dos tercios de las empresas estadounidenses tienen previsto ofrecer modalidades de trabajo a distancia o flexibles en los próximos cinco años.

El trabajo flexible es estupendo para aumentar la productividad y la moral del personal, pero ¿cómo asegurarse de que conecta con su equipo, toma decisiones eficaces e impulsa los resultados empresariales? He aquí algunos consejos para planificar reuniones con empleados a distancia.

Ahora es el momento de preparar

Ya ha programado las reuniones, pero ¿cómo se asegura de que den resultados? Garantizar que se desarrollen con fluidez y eficacia va a ser vital para impulsar el crecimiento.

Tenga una agenda clara. Antes de cada reunión, dedique algún tiempo a planificar y crear un orden del día claro que describa el propósito y los objetivos de la reunión. En él debes establecer cuánto tiempo quieres dedicar a cada tema y ordenarlos por prioridades, de modo que se cubra lo esencial. Esto ayudará a mantener el ritmo de la reunión y garantizará que todo el mundo esté de acuerdo.

En un entorno de trabajo a distancia, es fácil distraerse. Puedes minimizarlas de varias maneras. Considera la posibilidad de silenciar a los participantes cuando no estén hablando y anímales a utilizar fondos virtuales cuando tengan cosas entre manos para ayudarles a mantener la concentración en lo que están diciendo y no en lo que ocurre detrás de ellos.

Cuando te reúnas con tu equipo, asegúrate siempre de que alguien levanta acta. Esto te ayudará a crear puntos de acción que deben completarse una vez hayáis terminado. Después de cada reunión, asegúrate de compartir estas notas con todos los participantes. Así te asegurarás de que todo el mundo está de acuerdo, tiene acceso a la información discutida y puede hacer el seguimiento necesario.

Utiliza encuestas. Es importante para la satisfacción de los empleados que se sientan valorados. En las reuniones, hay que asegurarse de que participan. Puedes matar dos pájaros de un tiro utilizando encuestas en tus reuniones de grupo. Puede ser una forma estupenda de conocer la opinión de tu equipo y, con muchas herramientas de videoconferencia, es fácil hacerlo al instante.