Establecer la agenda: dos consejos rápidos para agitarla

Es uno de los principios básicos para celebrar una gran reunión: fijar un orden del día. Un orden del día ajustado mantiene las reuniones en el buen camino y dentro del tema, permite una preparación eficaz, fomenta la participación en la reunión y garantiza que se traten todos los temas clave. Pero eso ya lo sabías, ¿verdad? Suponemos que si estás leyendo el blog de Doodle ya conoces el arte de establecer el orden del día de una reunión. Y probablemente ya estés haciendo circular tus agendas antes de la reunión con la función de mensajería de Doodle Premium, porque sabes que tus invitados estarán mejor preparados si han tenido tiempo de pensar en los puntos clave de la reunión. No obstante, si quieres subir el nivel de tus reuniones en 2019, el orden del día puede ser un buen punto de partida. Aquí tienes dos ideas sencillas para darle un giro a tu agenda:

Deja que otra persona establezca el orden del día

Aquí está la cosa sobre las agendas: por lo general son establecidas por la misma persona y, a menudo, esa persona está empleada a nivel gerencial. Esto significa que la dirección decide las cuestiones a debatir y los puntos de acción, de modo que el orden del día "desciende" de los empleados de alto nivel al resto del equipo. Pero cultivar conversaciones dinámicas, en las que las ideas fluyan hacia arriba y hacia abajo entre la dirección y los empleados, es clave para crear y mantener una cultura de trabajo dinámica, comunicativa y receptiva. Intente diversificar el flujo de información modificando el orden del día de las reuniones: le funciona al inversor de capital riesgo y antiguo consejero delegado Ben Horowitz. Horowitz se toma la molestia de mantener reuniones individuales con sus empleados y, en ellas, son ellos los que fijan el orden del día. Se trata de un simple giro en el procedimiento típico de reunión que permite a Horowitz controlar las prioridades y preocupaciones de sus empleados, y estimula un flujo dinámico de ideas y comentarios en el lugar de trabajo.

¡Para, Colabora y Escucha!

Vale: dejar que otra persona fije ocasionalmente el orden del día de una reunión individual o de un pequeño grupo puede estar bien. Pero no hay forma de que esa medida funcione en una reunión de todos los empleados o en una asamblea general, ¿verdad? Pues no. ¿Por qué no pruebas a crear un orden del día colaborativo para tu próxima reunión de todo el equipo? Funciona así: establece un orden del día flexible y distribúyelo antes de la reunión. Celebra la reunión en una sala grande con muchas pizarras blancas o con papel pegado en las paredes, una pizarra u hoja de papel para cada punto del orden del día. Haz que tu equipo recorra la sala y añada comentarios, preguntas e incluso garabatos debajo de cada punto. Perfecciona el orden del día basándote en las aportaciones de tu equipo: ahora el orden del día de la reunión aborda las preocupaciones de tu equipo, se ajusta a sus prioridades y responde a todas sus preguntas.

Y ya está. Dos estrategias sencillas para dinamizar tus reuniones. Ya puedes ir tachando "Agitar la próxima reunión" de tu agenda...