Programar una reunión en distintos husos horarios

Informes recientes sugieren que las organizaciones pasan hasta un 15 por ciento de su tiempo colectivo en reuniones. Esta estadística se eleva al 50% en el caso de los altos directivos. A pesar de ello, los ejecutivos consideran que más del 67% de las reuniones son un fracaso y hasta el 92% de los encuestados admite realizar varias tareas a la vez durante una reunión. Estas cifras explican fácilmente por qué puede resultar tan difícil programar reuniones con rapidez. En pocas palabras, a la gente simplemente no le entusiasman. Si usted es la persona designada para planificar el tiempo de reunión de un evento, es probable que los demás no le envidien su trabajo. Lo que probablemente complique aún más la situación es intentar programar la reunión en distintas zonas horarias.

Desde la llegada de la pandemia, el trabajo a distancia se está convirtiendo rápidamente en la norma y no en la excepción. Los nómadas digitales son la corriente dominante y es mucho más probable que las empresas tengan una plantilla distribuida internacionalmente. Como planificador de reuniones, encontrar una fecha y hora que funcione para todos puede llevar casi tanto tiempo como la propia reunión. He aquí algunos consejos que pueden facilitarle el trabajo.

1. 1. Compruebe si hay solapamiento de horarios

Puede parecer una obviedad a primera vista, pero puede ser una forma muy útil de reducir la ventana de programación sin causar conflictos entre los asistentes. Cuando te reúnes en distintos husos horarios, es probable que los participantes sólo tengan en común una parte de su jornada laboral. Si eres consciente de este solapamiento, te resultará más fácil reservar una hora de reunión que encaje en los planes de todos.

2. Utilizar un planificador de reuniones

Tradicionalmente, la gente intenta programar las reuniones mediante discusiones. Esto a menudo conduce a largas idas y venidas con los asistentes tratando de presionar por sus horas preferidas en un hilo de correo electrónico. Sin embargo, cuando se trata de coordinar una reunión a través de zonas horarias, hacerlo por correo electrónico o chat no sólo es ineficiente, sino que también puede ser contraproducente. La herramienta de programación en línea de Doodle, por ejemplo, automatiza gran parte del proceso de programación de un evento, reduciéndolo a minutos.

3. Deja que todos opinen

Una parte importante de llegar a un acuerdo sobre la hora de la reunión es asegurarse de que todo el mundo ha tenido la oportunidad de expresar sus preferencias. Una encuesta en línea es la forma ideal de hacerlo. Con el planificador de reuniones de Doodle, la función de encuesta viene incorporada. Puedes poner a disposición de los asistentes una serie de franjas horarias preseleccionadas. Después, cada uno de ellos podrá votar por la franja horaria que más le convenga. Una vez emitidos todos los votos, los resultados están a la vista de todos. De este modo, la responsabilidad de programar la reunión vuelve a recaer en los participantes, lo que elimina la presión sobre una sola persona.

4. Asegúrate de que tus calendarios están sincronizados

Si programas una reunión con mucha antelación, es posible que la gente no se acuerde de ella cuando llegue el momento. El último paso después de fijar una franja horaria es sincronizar la hora de la reunión en los planificadores y calendarios de todo el mundo para que quede grabada en piedra. Si eres usuario de Doodle, una buena forma de hacerlo es integrar tu calendario online en tu cuenta de Doodle. De esta forma, cuando hayas decidido la hora de la reunión, quedará marcada en tu calendario y no tendrás que preocuparte más. Esto es especialmente importante cuando tus asistentes se unen desde diferentes lugares y los calendarios de todos pueden mostrar la reunión en hora local.

Lo importante a la hora de programar una reunión en distintas zonas horarias es utilizar un mecanismo que alivie el proceso de programación. Lo importante es que los asistentes esperen con impaciencia la reunión y no se sientan molestos por haber tenido que desviarse de su camino para asistir a ella.

Más de 30 millones de personas confían en Doodle para organizar sus reuniones cada mes, precisamente porque Doodle lo hace rápido y sin complicaciones. Para obtener más información sobre cómo el planificador de reuniones de Doodle te facilita positivamente la programación, echa un vistazo a sus características o simplemente contáctanos. Estaremos encantados de ayudarle a empezar.