¡Doodle Bot en Slack recibe el impulso de la IA con Book it!

En casi todas las empresas en las que he trabajado en los últimos años, siempre ha habido una constante: Slack era la plataforma de comunicación interna. Este es también el caso para todos los que trabajamos en Doodle. Así que si necesitamos comprobar las actualizaciones del estado de un proyecto, pedir materiales y activos, anunciar nuevas iniciativas de la empresa y de RRHH, o simplemente charlar con compañeros de equipo y colegas, todo se hace en Slack. Nadie envía correos electrónicos.

La vida laboral remota podría ser diez veces más fácil dando a las integraciones en Slack un impulso impulsado por la IA. Nuestro equipo de producto siempre está atento a lo que ocurre en los lugares de trabajo y añade nuevas funcionalidades a nuestra plataforma que se adaptan a las circunstancias cambiantes. Y eso es exactamente lo que han hecho. Nuestro querido Doodle Bot, que vive en Slack, cuenta ahora con la función Book it!.

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Aunque podría explayarme poéticamente sobre la belleza y sofisticación de esta nueva función, no le haría justicia. Así que me senté con una de nuestras jefas de producto, Netali Jakubovitz. Me ofreció algunas perspectivas frescas y sugerentes sobre la IA, la tecnología inteligente y cómo estos avances tecnológicos darán forma al nuevo futuro del trabajo.

He aquí algunos extractos de nuestra conversación.

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¿Cree que históricamente se ha restado importancia o se ha pasado por alto a la IA en la programación, en comparación con otros sectores? ¿Por qué cree que es así?.

Netali: La programación es algo muy personal e implica una serie de negociaciones. Una persona (el organizador) tiene que negociar con varias personas (a veces decenas) para ponerse de acuerdo sobre el tema de las reuniones, qué personas son las más importantes para asistir, qué resultados deben obtenerse y un día y una hora que funcionen para todos los participantes (en todas las zonas horarias). Y el consenso suele depender de las preferencias, comportamientos y prioridades personales.

Por ejemplo, nuestros datos indican que la gente suele elegir días y horas de reunión que en realidad entran en conflicto con su agenda (ya se han comprometido a asistir a otra reunión). Si hay que programar una reunión de grupo y la mayoría de los participantes están disponibles en una franja horaria determinada, a menudo vemos que la única persona cuya agenda está doblemente ocupada cambia la fecha de la reunión para poder atender a los otros 9 participantes.

Así que, aunque esto puede ocurrir a menudo, suele ser una decisión personal que el usuario ha tomado después de que la negociación de la reunión ya haya comenzado. Pero si ese usuario recibiera una sugerencia predictiva para reservar una reunión durante un tiempo que ya está comprometido con otra reunión, tendría exactamente el efecto contrario al deseado: el usuario percibiría la sugerencia como contraintuitiva y nada inteligente. Como el aprendizaje automático se basa en gran medida en la intuición humana, puede ser difícil enseñar a las máquinas a anticipar esos cambios de comportamiento.

¿Cómo cree que la IA (y las funciones inteligentes de la función Book it!) podrían ayudar a los trabajadores a distancia a hacer más productivas las reuniones virtuales?

Netali: En el lugar de trabajo, la gestión del tiempo siempre ha sido un factor clave para la productividad y el rendimiento de los empleados. Pero ahora es más importante que nunca, ya que muchos empleados tienen que pasar del trabajo a distancia ocasional al trabajo a distancia a tiempo completo. Ese fue el impulso que llevó a añadir la funcionalidad Book it! al Doodle Bot de Slack.

Hace años, el equipo de Doodle llevó a cabo un experimento sobre el comportamiento de los horarios. Observamos lo extenso, largo y variado que puede ser todo el proceso de programación, con y sin la ayuda de Doodle. Los resultados fueron contundentes. En el caso de reuniones de trabajo con entre seis y ocho participantes, programarlas sin Doodle podía llevar más de 30 minutos. Esa cifra se reduce significativamente (de 5 a 10 minutos) cuando se utiliza Doodle. Con nuestra nueva funcionalidad Book It en el Doodle Bot de Slack, los trabajadores remotos pueden ahorrar aún más tiempo. Por ejemplo, hemos calculado que se tarda, de media, 1 minuto y 38 segundos en reservar una reunión cuando se utiliza la función ¡Resérvala! (dentro del Bot de Doodle en Slack).

Este es un ejemplo perfecto de cómo la tecnología desempeñará un papel clave en el aumento de la productividad de los trabajadores remotos. Esos 10 o 20 minutos extra pueden reorientarse y reinvertirse en sesiones de brainstorming, planificación de cara a la próxima reunión virtual o redacción de un informe mensual de rendimiento. Y lo que es más importante, este tiempo ahorrado libera a los trabajadores de la carga y la rutina de la programación y les permite centrarse en colaborar y ser productivos en la propia reunión.

Predecir y sugerir los siguientes pasos (en el proceso de programación de reuniones) liberará a los usuarios de toda la carga de la planificación de reuniones y se extenderá más allá de la parte de programación a la colaboración que tiene lugar durante la reunión y el seguimiento posterior a la reunión. Al dejar que la IA se encargue de las tareas mundanas y lentas de programación, los trabajadores remotos podrán centrarse en interactuar de forma más personal con las personas con las que se reúnen. Todos salimos ganando.

¿Cómo será el futuro de la programación en Doodle? ¿Qué lugar ocupará la IA en la hoja de ruta del producto?.

Netali: Una de nuestras grandes visiones -tanto como empresa como producto SaaS- es poder influir en todo el ciclo de vida de las reuniones. Eso significa ir más allá del elemento de programación y también dar forma a la eficiencia y eficacia de las propias reuniones. Para ello, nos imaginamos un futuro en el que las reuniones creadas en Doodle proporcionarán sólidos análisis e información sobre la gestión de personas, la contratación y la incorporación, el rendimiento de los empleados y el desarrollo del talento.

¿Qué puede significar esto para las empresas? Un análisis detallado de las reuniones podría poner de manifiesto patrones y tendencias que podrían resultar valiosos para los equipos de RRHH, los gestores y los directivos. Por ejemplo, el análisis de reuniones podría revelar que un empleado participa en reuniones críticas e inicia proactivamente reuniones 1:1 con miembros del equipo, compañeros de otros departamentos, así como clientes y socios. ¿Este empleado también experimenta un aumento de la productividad? ¿Se considera que su trabajo es más creativo e innovador debido en gran parte a su mayor colaboración y a los comentarios de los demás? Todas estas preguntas pueden responderse mediante una sólida información sobre las reuniones.

Además, los equipos de RR.HH. podrían utilizar este tipo de análisis e información para comprender mejor los retos y prioridades de sus empleados y, posteriormente, diseñar un plan de mejora. Un análisis detallado de las reuniones que pueda indicar tendencias en productividad, compromiso, colaboración e incluso rendimiento será tremendamente valioso para las organizaciones.

Lo digital se ha convertido en un componente central de nuestras vidas. Esto es más cierto ahora que nunca. Por eso, la inteligencia artificial es una progresión natural, ya que hará nuestras vidas más sencillas y eficientes.

**Para saber más sobre cómo funciona la funcionalidad Book it! en el Doodle Bot, mira este vídeo.