6 razones para que los educadores crean en el poder de las herramientas de programación en línea

Como sabe cualquiera que haya trabajado en el mundo académico: las reuniones son una parte esencial de la vida académica. Facilitan la interacción directa con los estudiantes y otros miembros del profesorado. También son necesarias para organizar las numerosas actividades administrativas que sustentan la vida académica. Y, por supuesto, forman parte integrante de los distintos niveles de toma de decisiones de los comités que tienen lugar en las universidades.

Los estudios indican que el profesorado puede pasar hasta el 30% de su tiempo en reuniones. La reciente transición de muchas instituciones académicas a las clases en línea es otra de las razones por las que programar reuniones individuales y reuniones de grupo de forma rápida y eficaz es tan importante en estos momentos.

Aunque las reuniones forman parte integral de la vida académica, el proceso de programar reuniones puede ser muy doloroso. Lo sé por experiencia propia, ya que, como profesor universitario, a veces me ha llevado varios días de idas y venidas reservar una sola reunión.

Sin embargo, aunque los educadores suelen lamentar el tiempo dedicado a las tareas administrativas, concertar citas no tiene por qué ser tan complicado. Las herramientas de programación en línea pueden agilizar todo el proceso y reservar una reunión en cuestión de minutos.

Como soy un usuario activo de Doodle, he pensado que sería útil compartir seis razones por las que los educadores, entre los que me incluyo, deberían creer en el poder de las herramientas de programación en línea.

Razón nº 1: Reduce la necesidad de innumerables correos electrónicos de ida y vuelta.

Una de las razones por las que los educadores (de todos los niveles) recurren al software de programación en línea es para reducir el flujo constante de correos electrónicos que supone programar, y a menudo reprogramar, las reuniones. Establecer la disponibilidad, elegir una hora y confirmar los detalles lleva inevitablemente más tiempo del previsto desde el principio.

Los innumerables correos electrónicos de ida y vuelta no sólo afectan al profesorado y al personal, sino también a los estudiantes. El tiempo perdido en tareas administrativas evitables es agotador para todos los implicados y aumenta el riesgo de confusión. Hacer un seguimiento de las respuestas de todos por correo electrónico es un proceso largo, interminable y mentalmente agotador.

Como las hojas de inscripción físicas ya no son una opción para los cursos que han pasado a impartirse en línea, los educadores están aprendiendo rápidamente que las cadenas de correo electrónico no sirven para coordinar las citas de tipo "hora de oficina". La capacidad de utilizar una herramienta de programación en línea para enviar invitaciones de calendario a toda la clase, lo que permite crear reuniones sin intercambios de correos electrónicos ni correr el riesgo de reservar dos veces una franja horaria, puede transformar todo el proceso de programación.

Motivo nº 2: Programar reuniones según sus propias condiciones

La siguiente gran ventaja de tener una centralizada (https://doodle.com/en/features/) es la posibilidad de bloquear periodos de tiempo específicos en su calendario reservados para reuniones con estudiantes. Sin horas fijas de reunión en la oficina, existe el peligro de que las citas individuales empiecen rápidamente a salpicar su calendario, dispersas a lo largo de su semana y dejando pocos huecos de tiempo, si es que deja alguno, para preparar las clases o llevar a cabo otras demandas de investigación.

De hecho, una de las principales dificultades para seguir siendo productivo en otras tareas académicas y de investigación durante los periodos de docencia tiene menos que ver con el tiempo total asociado a las reuniones con los estudiantes que con las constantes interrupciones para tratar asuntos individuales de los alumnos. Disponer de un horario específico para las reuniones con los estudiantes facilita la segmentación del tiempo, despejando la agenda para poder dedicar más tiempo a resolver las dudas de los alumnos. También le permite dedicar un tiempo específico a otras actividades, como la preparación de las clases y la investigación.

Motivo nº 3: Evitar que las reuniones invadan otros compromisos

Otra forma en que las herramientas de programación de citas evitan que las reuniones invadan otros compromisos es mediante la posibilidad de definir las horas de inicio y finalización. En primer lugar, establecer de antemano que la reunión sólo durará un tiempo determinado (por ejemplo, 30 minutos o 15 minutos) ayuda a evitar situaciones en las que los estudiantes pueden prolongar las conversaciones más allá de la duración establecida de la reunión, discutiendo material tangencial o haciendo preguntas repetidas que con un esfuerzo limitado habrían podido encontrar fácilmente las respuestas por sí mismos.

Contar con franjas horarias predeterminadas establece una expectativa sobre la duración de la reunión, lo que ayuda a garantizar que los estudiantes acudan a la reunión preparados para debatir sobre los temas con los que tienen dificultades o las áreas que no entienden del material del curso. Las franjas horarias predefinidas también crean un entendimiento compartido de que el profesorado probablemente tenga otra reunión inmediatamente después, lo que ayuda a poner fin a cualquier reunión que empiece a alargarse innecesariamente.

La naturaleza fija de las franjas horarias también puede ayudar a garantizar que los estudiantes sean puntuales y respetuosos con su tiempo. Aunque empezar cinco minutos tarde puede no parecer una desviación sustancial de la hora acordada, conocer de antemano la hora de finalización fija añade una motivación adicional para que lleguen a tiempo.

Motivo nº 4: Conocer con antelación el tema de la reunión

Uno de los retos históricos de las reuniones con estudiantes es la variedad de preguntas que pueden plantearse con la expectativa de obtener respuestas inmediatas. Aunque muchas de las preguntas de los estudiantes son de naturaleza rutinaria, inevitablemente hay algunos temas que pueden coger desprevenido incluso a un educador experimentado. Las preguntas sobre aspectos concretos del plan de estudios o los entresijos de los conceptos del curso pueden ser difíciles de recordar en el momento.

Una de las principales ventajas de las herramientas de programación de reuniones en línea es la posibilidad de incluir un campo de texto para anotar por adelantado las preguntas específicas de los estudiantes. Saber qué temas se tratarán en la reunión no sólo ofrece la oportunidad de prepararse con antelación, sino que también reduce la necesidad de preocuparse por cómo se desarrollarán las reuniones.

Razón nº 5: Obtenga una visión clara de sus reuniones: no se preocupe nunca por olvidar una cita.

Uno de los riesgos de programar reuniones por correo electrónico es olvidarse de una cita. Con los compromisos dispersos en diferentes cadenas de correo electrónico, es fácil pasar por alto una reunión, programar varias al mismo tiempo o dedicar mucho tiempo y energía mental a hacer un seguimiento de los distintos compromisos. Organizar las reuniones en un lugar centralizado ayuda mucho a evitar estos problemas.

Mediante el uso de una herramienta de programación en línea, es posible ver todas las reuniones en un solo lugar, revisar rápidamente la programación diaria para asegurarse de que no se olvida ninguna y, a su vez, evitar tener que dedicar tiempo a recordar la programación de antemano. Las integraciones con otro software de calendario también ayudan a garantizar que las reuniones programadas permanezcan sincronizadas con las citas existentes en tu calendario, y que recibas las notificaciones periódicas de tus reuniones para recordarte las citas.

Motivo nº 6: Reducir la barrera de las reuniones individuales cara a cara.

Uno de los beneficios menos obvios, pero potencialmente más importantes de una herramienta de programación fácil de usar y robusta es la reducción de las barreras para que los estudiantes organicen interacciones directas con el profesorado. Con el reciente auge del aprendizaje a distancia, las oportunidades tradicionales para que los estudiantes aclaren dudas sobre conceptos o tareas del curso se han reducido considerablemente. Ya no siempre es posible que los estudiantes verifiquen el material con sus compañeros o hagan preguntas administrativas sencillas después de clase.

Ofrecer a los estudiantes la opción de reservar citas en línea no sólo facilita el proceso de programación, sino que también significa que programar reuniones con el profesorado es más atractivo, lo que aumenta la probabilidad de que incluso los estudiantes más aislados se sientan cómodos a la hora de concertar una cita para aclarar material. De hecho, el simple hecho de publicar las citas para las horas de oficina proporciona a los estudiantes la sensación de tener un acceso más fácil al profesorado, lo que es especialmente importante para las clases en línea, que de otro modo tienden a parecer impersonales. Estas citas individuales también permiten discusiones más personales que las que se pueden mantener en un horario de oficina sin cita previa, lo que permite a los estudiantes sacar a colación temas con los que se habrían sentido incómodos delante de sus compañeros.

El software de programación de reuniones más fácil de usar.

Doodle ofrece una de las plataformas más sencillas, y a la vez más completas, para programar reuniones de oficina en el mundo académico. Desde ofrecer franjas horarias de citas, perfectas para programar reuniones de estudiantes, hasta identificar las horas en las que pueden reunirse varios miembros de un comité docente, Doodle elimina la dificultad de organizar reuniones.

Para saber cómo Doodle puede hacer que el proceso de programación no suponga ningún esfuerzo para tu institución académica, ponte en contacto con uno de los expertos en programación de Doodle.

Autor: Gareth Keeves

Gareth es profesor de estrategia en la Universidad Rice y en la Universidad de California, Davis. Se doctoró en estrategia por la Universidad de Michigan. Disfruta reuniéndose con estudiantes y aprendiendo nuevas formas de mejorar la experiencia educativa en línea.