Think small: Das Wie und Warum von kleineren Sitzungen

Verschlanken und vereinfachen lautet die Devise. Egal, ob du bei einem kleinen Start-up oder in einem großen internationalen Konzern arbeitest: Auch dein Unternehmen setzt 2018 wahrscheinlich auf schlanke, flexible und anpassungsfähige Strukturen. Beim Kurzfassen, Budgetstraffen und Optimieren der Arbeitsabläufe solltest du jedoch nicht vergessen, auf deine Meetings zu achten.

Warum kleinere Meetings organisieren?

Der Vorteil von kleineren Meetings ist klar. Als erstes solltest du dich der Frage widmen, wer an deinem Meeting teilnehmen soll. Wer muss dabei sein? Wessen Input ist wertvoll? Wer bringt eine andere Perspektive zu den jeweiligen Punkten mit ins Meeting? Wer nur die wichtigsten Personen einlädt, die alle am Ergebnis des Meetings interessiert sind, geht sicher, dass die Teilnehmer informiert sind und zielführend diskutieren. Und im Gegenzug sitzt niemand gerne in einem Meeting, in dem der eigene Input weder gebraucht wird noch relevant ist. Der Vorteil: keiner wird im Anschluss das Gefühl haben mit einem sinnlosen Meeting seine Zeit vergeuden zu haben während dringendere Arbeit liegen bleibt.

Kleinere Meetings motivieren die Teilnehmer. Eine Gallup-Umfrage brachte kürzlich ans Licht, dass sich Mitarbeiter in kleinen Unternehmen (10 Personen oder weniger) am stärksten engagieren. Gleichzeitig engagierten sich Mitarbeiter in größeren Unternehmen weniger. Dasselbe gilt für Meetings: Je größer die Teilnehmerzahl, desto geringer die Chance, dass sich die Anwesenden persönlich verpflichtet fühlen, für einen erfolgreichen Ablauf oder gute Ergebnisse zu sorgen.

Hinzu kommt: Mit kleinen Meetings ist man meist schneller fertig und konstruktiver sind sie auch. Wenn man sich auf weniger Stimmen konzentrieren muss, schreiten Diskussionen schneller voran. In kleinen Gruppen legt man Strategien außerdem rascher fest und einigt sich schneller.

Wann ist die Zeit reif für kleinere Meetings?

Es gibt viele Arten von Meetings, denen ein Downsizing guttun würde, wie Brainstorming Sessions oder Strategiekonferenzen. Andere hingegen würden von einer Verkleinerung nicht profitieren. Team Updates und Informationsmeetings, in denen meist einseitig kommuniziert wird, leben davon, dass möglichst viele dabei sind.

Wie organisiert man kleine Meetings?

Wie klein sollte ein solches Meeting also sein? Die Magische Zahl lautet sieben Teilnehmer, wobei ein oder zwei Personen mehr oder weniger der Sache auch keinen Abbruch tun. Mit weniger als fünf Anwesenden kann es schwer werden, das Meeting zum Laufen zu bringen und eine leidenschaftliche Diskussion zu entfachen. Bei mehr als neun Teilnehmern kann es gut sein, dass nicht jeder die Chance haben wird, einen sinnvollen Beitrag zu leisten. Du könntest dich auch an die „Zwei-Pizza-Regel“ von Jeff Bezos halten. Der Amazon-CEO ist großer Verfechter von kleinen Meetings und glaubt: Wenn man mehr als zwei Pizzas braucht, um jeden am Konferenztisch satt zu kriegen, dann sind zu viele Teilnehmer im Meeting. Du musst natürlich nicht wirklich zwei Pizzas bestellen, um die Regel zu befolgen. Wobei … warum eigentlich nicht?

Eine Änderung herbeiführen

Wenn du in einem großen Unternehmen arbeitest, in dem eine große Teilnehmerzahl die Meetingnorm ist, kann es sein, dass du beim Downsizen vorsichtig vorgehen musst. Die Vorteile von kleineren Meetings überwiegen. Dennoch wird nicht jeder erfreut sein, wenn er von der Meetingliste gestrichen wird. Ausserdem muss sichergestellt sein, dass auch der Kommunikationsfluss aufrechterhalten wird.

Informiere dein Team darüber, dass es eine Veränderung der Meetingkultur geben wird, und gib die Gründe dafür an. Wenn ein Mitarbeiter zu einer Konferenz dann nicht eingeladen wird, nimmt er oder sie es nicht persönlich.

Mach eine strategische Teilnehmerliste. Lade nicht automatisch Leute ein, nur weil sie Senior sind. Versuche, verschiedene Perspektiven an den Tisch zu holen, und vermeide es, Leute einzuladen, die bestehende Meinungen nur verstärken. Und lade nicht immer die gleiche kleine Gruppe zu jedem Meeting ein. Bring Abwechslung rein!

Definiere eine klare Kommunikationsstrategie. Schick Protokolle und Ergebnisse sofort nach dem Meeting herum und sorge dafür, dass sich die Teilnehmer dazu verpflichtet fühlen, die Erkenntnisse an ihr jeweiliges Team weiterzugeben.

Ein kleiner Schritt mit grosser Wirkung

Überleg dir, ob du dein nächstes Meeting nicht kleiner hältst. Vermutlich wird es kürzer und produktiver und die Teilnehmer sind engagierter. Wenn dich das noch nicht überzeugt, dann vielleicht das: In kleiner Runde gibt es niemals Streit über das letzte Stück Pizza.