Es ist an der Zeit, den Prozess der Haushaltsplanung und -prognose neu zu erfinden

Wenn es Ihnen so geht wie mir, dann werden Sie bei den Begriffen Budgetierung oder Prognosen entweder sofort einschlafen oder sich eifrig nach etwas anderem umsehen, was Sie sonst noch tun können. "Was ist das? Wir müssen das Budget für das nächste Jahr planen? Nicht, solange es Fenster gibt, die geputzt werden müssen, nein!"

Ob Sie es glauben oder nicht, es gibt in allen Organisationen Menschen - in der Regel Menschen mit dem Wort "Finanzen" in ihrer Berufsbezeichnung -, die Spaß an der Haushaltsplanung und der Erstellung von Prognosen haben. Was noch schwerer zu glauben ist, ist, dass diese Leute im Recht sind. Auch wenn es für viele von uns eine erhebliche vierteljährliche oder jährliche Unannehmlichkeit darstellen mag, bilden solide Budgetierung und Prognosen den Rahmen für die Zukunft aller Unternehmen.

Aber was genau beinhaltet die Budgetplanung und -prognose (oder BP&F, wie die Finanzfachleute sie gerne nennen)? Wie unterscheidet sich ein Budget von einem Plan oder einer Prognose?

Die Alten sind nicht immer die Besten

Excel wird dieses Jahr 35 Jahre alt. In den dreieinhalb Jahrzehnten, seit Microsoft es erstmals für den Macintosh auf den Markt gebracht hat (Windows folgte erst zwei Jahre später), hat Excel zweifellos seinen Ruf als eines der besten Business-Tools und -Software aller Zeiten gefestigt. Aber das ist noch lange keine Entschuldigung dafür, dass Sie Excel immer noch für Ihre Budgetierung, Planung und Prognosen verwenden.

Obwohl Cloud-basierte SAAS-Lösungen die Effizienz in allen Unternehmen verbessert haben, geben 70 Prozent der Unternehmen zu, dass sie sich immer noch stark auf Tabellenkalkulationen für BP&F-Berichte verlassen (https://www.workday.com/content/dam/web/uk/documents/reports/fsn-pbf-report-2017.pdf), wobei 40 Prozent ausschließlich Tabellenkalkulationen verwenden. Ersetzen Sie den Monitor durch ein Hauptbuchpapier, und diese Unternehmen verwalten ihre Finanzen auf dieselbe Weise, wie es Manager vor mehr als 100 Jahren taten.

"Wenn es nicht kaputt ist, sollte man es nicht reparieren", könnte man sagen. Nur weil etwas nicht defekt ist, heißt das nicht, dass es nicht noch erheblich verbessert werden kann. Das Hauptproblem bei der Durchführung von BP&F mit Tabellenkalkulationen besteht darin, dass sie enorm statisch und reaktiv sind. Die jährliche Erstellung von Berichten, Planungen und Prognosen mag zwar vor Jahrzehnten gut funktioniert haben, ist aber in einfach nicht mehr zweckmäßig (https://www.forbes.com/sites/sunniegiles/2018/05/09/how-vuca-is-reshaping-the-business-environment-and-what-it-means-for-innovation/#384a2244eb8d). Märkte, Wettbewerb, Trends und das gesellschaftspolitische Umfeld verändern sich heute schnell und unvorhersehbar.

Moderne cloudbasierte Systeme ermöglichen es Unternehmen, Budgets, Pläne und Prognosen fast in Echtzeit zu aktualisieren und zu überprüfen, anstatt sich auf Berichte zu verlassen, die einige Quartale zuvor erstellt wurden, als die Welt noch ganz anders aussah. Ein allzu aktuelles Beispiel sind Unternehmen, die ihre Pläne und Strategien auf Daten stützen, die vor der Einführung von COVID erstellt wurden, und sich wundern, warum ihre Prognosen so weit von den aktuellen Einnahmen entfernt waren.

Die Vorteile moderner BP&F-Software gehen über rollierende Prognosen, aktuelle Budgets und kontinuierliche Planung hinaus; streuen Sie einige andere fortschrittliche Lösungen ein und beobachten Sie, wie Ihr gesamtes Finanzmanagement sicherer, flexibler und möglicherweise sogar wirtschaftlicher wird.

Wer nicht plant, plant zu scheitern

Moderne Cloud-basierte BP&F-Lösungen beschleunigen nicht nur den gesamten Prozess, sondern ermöglichen Unternehmen in Verbindung mit anderen Geschäftsanwendungen auch den Zugriff auf Unmengen von Daten, die analysiert werden können, um genauere und strategischere Entscheidungen treffen zu können. Die Prozesse werden kollaborativer und transparenter, und es gibt einen klaren Prüfpfad, falls Entscheidungen oder Änderungen überarbeitet werden müssen.

Von Kodak über Blockbuster bis hin zu Toys R Us - auf den Friedhöfen der Wirtschaft tummeln sich großartige Unternehmen, die nur ein wenig zu langsam waren, um zu erkennen, dass der Strom eine andere Richtung eingeschlagen hatte. Welche Maßnahmen kann Ihr Unternehmen ergreifen, damit Sie nicht zu diesen Unternehmen gehören?

Schließlich haben Unternehmen die Budgetplanung und -prognose traditionell wie eine dunkle Kunst behandelt, die nur von einem ausgewählten Kreis hinter verschlossenen Türen praktiziert wird. Wenn die Kommunikation rund um die Budgetplanung und -prognose verbessert wird und die Berichte leichter zugänglich sind, werden sich alle Beteiligten stärker in den Prozess einbringen. Und wenn die Bedeutung einer soliden Budgetierung und Planung für die Zukunft des Unternehmens klar dargelegt wird, werden vielleicht sogar Finanzignoranten wie ich aufmerksam, wenn das Budget für das nächste Jahr vorgelegt werden muss.

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