Es ist an der Zeit, den Prozess der Haushaltsplanung und -prognose neu zu erfinden

Wenn es Ihnen so geht wie mir, dann werden Sie bei den Begriffen Budgetierung oder Prognosen entweder sofort einschlafen oder sich eifrig nach etwas anderem umsehen, was Sie sonst noch tun können. "Was ist das? Wir müssen das Budget für das nächste Jahr planen? Nicht, solange es Fenster gibt, die geputzt werden müssen, nein!"

Ob Sie es glauben oder nicht, es gibt in allen Organisationen Menschen - in der Regel Menschen mit dem Wort "Finanzen" in ihrer Berufsbezeichnung -, die Spaß an der Haushaltsplanung und der Erstellung von Prognosen haben. Was noch schwerer zu glauben ist, ist, dass diese Leute im Recht sind. Auch wenn es für viele von uns eine erhebliche vierteljährliche oder jährliche Unannehmlichkeit darstellen mag, bilden solide Budgetierung und Prognosen den Rahmen für die Zukunft aller Unternehmen.

Aber was genau beinhaltet die Budgetplanung und -prognose (oder BP&F, wie die Finanzfachleute sie gerne nennen)? Wie unterscheidet sich ein Budget von einem Plan oder einer Prognose?

• Die Planung ist die höchste Ebene all dieser Prozesse. Es handelt sich dabei meist um einen strukturierten Überblick über die finanziellen Ziele einer Organisation für die nächsten Jahre.

• Die nächsttiefere Ebene ist die Budgetierung - ein detaillierterer Blick darauf, wie das Unternehmen den Plan über einen kürzeren Zeitraum ausführen wird. Unternehmen neigen dazu, ihr Budget jährlich, entsprechend ihrem Geschäftsjahr, zuzuweisen. Häufig werden die Budgets jedoch vierteljährlich oder sogar monatlich überprüft und angepasst, je nachdem, wie das Unternehmen seine Ziele erreicht. Budgets umfassen Posten wie Einnahmen, Ausgaben, Cashflow und Schuldenabbau.

• Bei der Prognoserechnung werden Planung und Budgetierung mit der historischen Leistung und den aktuellen Wirtschafts- und Marktbedingungen kombiniert, um eine finanzielle Vorhersage der Leistung eines Unternehmens für die nächsten Quartale oder Jahre zu erstellen.

Die Alten sind nicht immer die Besten

Excel wird dieses Jahr 35 Jahre alt. In den dreieinhalb Jahrzehnten, seit Microsoft es erstmals für den Macintosh auf den Markt gebracht hat (Windows folgte erst zwei Jahre später), hat Excel zweifellos seinen Ruf als eines der besten Business-Tools und -Software aller Zeiten gefestigt. Aber das ist noch lange keine Entschuldigung dafür, dass Sie Excel immer noch für Ihre Budgetierung, Planung und Prognosen verwenden.

Obwohl Cloud-basierte SAAS-Lösungen die Effizienz in allen Unternehmen verbessert haben, geben 70 Prozent der Unternehmen zu, dass sie sich immer noch stark auf Tabellenkalkulationen für BP&F-Berichte verlassen (https://www.workday.com/content/dam/web/uk/documents/reports/fsn-pbf-report-2017.pdf), wobei 40 Prozent ausschließlich Tabellenkalkulationen verwenden. Ersetzen Sie den Monitor durch ein Hauptbuchpapier, und diese Unternehmen verwalten ihre Finanzen auf dieselbe Weise, wie es Manager vor mehr als 100 Jahren taten.

"Wenn es nicht kaputt ist, sollte man es nicht reparieren", könnte man sagen. Nur weil etwas nicht defekt ist, heißt das nicht, dass es nicht noch erheblich verbessert werden kann. Das Hauptproblem bei der Durchführung von BP&F mit Tabellenkalkulationen besteht darin, dass sie enorm statisch und reaktiv sind. Die jährliche Erstellung von Berichten, Planungen und Prognosen mag zwar vor Jahrzehnten gut funktioniert haben, ist aber in einfach nicht mehr zweckmäßig (https://www.forbes.com/sites/sunniegiles/2018/05/09/how-vuca-is-reshaping-the-business-environment-and-what-it-means-for-innovation/#384a2244eb8d). Märkte, Wettbewerb, Trends und das gesellschaftspolitische Umfeld verändern sich heute schnell und unvorhersehbar.

Moderne cloudbasierte Systeme ermöglichen es Unternehmen, Budgets, Pläne und Prognosen fast in Echtzeit zu aktualisieren und zu überprüfen, anstatt sich auf Berichte zu verlassen, die einige Quartale zuvor erstellt wurden, als die Welt noch ganz anders aussah. Ein allzu aktuelles Beispiel sind Unternehmen, die ihre Pläne und Strategien auf Daten stützen, die vor der Einführung von COVID erstellt wurden, und sich wundern, warum ihre Prognosen so weit von den aktuellen Einnahmen entfernt waren.

Die Vorteile moderner BP&F-Software gehen über rollierende Prognosen, aktuelle Budgets und kontinuierliche Planung hinaus; streuen Sie einige andere fortschrittliche Lösungen ein und beobachten Sie, wie Ihr gesamtes Finanzmanagement sicherer, flexibler und möglicherweise sogar wirtschaftlicher wird.

• Apps wie Wave, Expensify, Spendesk oder Rydoo beschleunigen und automatisieren die Kostenerfassung und das Scannen von Belegen sowohl für Mitarbeiter als auch für Finanzabteilungen.

• Lösungen wie LivePlan und Aha! helfen Anwendern, bessere und agilere Geschäftspläne zu erstellen.

• BP&F sind komplizierte, vielschichtige Projekte - Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello und Monday.com können helfen, diese zu verfolgen und Reibungsverluste zu reduzieren.

• BP&F sind außerdem häufig mit Meetings verbunden, da sich die Finanz- und Strategieabteilung regelmäßig mit allen Budgetverantwortlichen oder Abteilungsleitern zusammensetzen muss. Die Verwendung von Enterprise Scheduling Software wie Doodle erspart Ihnen stundenlange Lauferei, und die Integration von Slack und Zoom beschleunigt den Prozess noch weiter.

• Es gibt auch zahlreiche branchenspezifische Apps wie Restaurateur oder InventoryTracker, die BP&F-Fachleuten einen Einblick in den Bestand, die Lieferkette und die Logistik geben.

Wer nicht plant, plant zu scheitern

Moderne Cloud-basierte BP&F-Lösungen beschleunigen nicht nur den gesamten Prozess, sondern ermöglichen Unternehmen in Verbindung mit anderen Geschäftsanwendungen auch den Zugriff auf Unmengen von Daten, die analysiert werden können, um genauere und strategischere Entscheidungen treffen zu können. Die Prozesse werden kollaborativer und transparenter, und es gibt einen klaren Prüfpfad, falls Entscheidungen oder Änderungen überarbeitet werden müssen.

Von Kodak über Blockbuster bis hin zu Toys R Us - auf den Friedhöfen der Wirtschaft tummeln sich großartige Unternehmen, die nur ein wenig zu langsam waren, um zu erkennen, dass der Strom eine andere Richtung eingeschlagen hatte. Welche Maßnahmen kann Ihr Unternehmen ergreifen, damit Sie nicht zu diesen Unternehmen gehören?

• BP&F muss auf Vorstandsebene höchste Priorität haben, und das gesamte Unternehmen muss sich dafür einsetzen, ein nachhaltiges und stabiles Wachstumsmodell zu finden.

• Angefangen bei der obersten Führungsebene muss das Unternehmen auch klare Vereinbarungen über die Entscheidungsfindung in Bezug auf BP&F treffen. Alle Unternehmen täten gut daran, ihre operativen, finanziellen und strategischen Abteilungen enger miteinander zu verknüpfen, aber es müssen auch klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festgelegt werden.

• Wählen Sie Vorhersagezeiträume, die den spezifischen Geschäftszyklen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche entsprechen. Planen Sie Analysen und Aktualisierungen rund um kritische Zeiträume im Kalender.

• Betrachten Sie BP&F als eine unternehmensweite Kompetenz und Verantwortung und beziehen Sie andere Finanzdaten wie Jahresabschlüsse, Jahresberichte und KPIs mit ein.

• Wählen Sie eine BP&F-Software, die so viele manuelle Prozesse wie möglich automatisiert, um Zeit und Geld zu sparen, Ressourcen zu reduzieren und mehr relevante und umsetzbare Daten zu erhalten.

• Nutzen Sie die Software, um mehr Was-wäre-wenn-Analysen durchzuführen. Auch wenn das heutige Geschäftsumfeld unvorhersehbar ist, können sich Unternehmen dennoch auf das Unerwartete vorbereiten.

Schließlich haben Unternehmen die Budgetplanung und -prognose traditionell wie eine dunkle Kunst behandelt, die nur von einem ausgewählten Kreis hinter verschlossenen Türen praktiziert wird. Wenn die Kommunikation rund um die Budgetplanung und -prognose verbessert wird und die Berichte leichter zugänglich sind, werden sich alle Beteiligten stärker in den Prozess einbringen. Und wenn die Bedeutung einer soliden Budgetierung und Planung für die Zukunft des Unternehmens klar dargelegt wird, werden vielleicht sogar Finanzignoranten wie ich aufmerksam, wenn das Budget für das nächste Jahr vorgelegt werden muss.

Um zu verstehen, wie Doodle die Planung wichtiger Vorstandssitzungen nahtlos und mühelos gestalten kann, erfahren Sie mehr über die Funktionsweise unseres Produkts.