Acht Schritte zu einem schrecklichen Meeting

Es gibt mittelmäßige Meetings und es gibt schlechte Meetings. Meetings, bei denen man sich fragt, wie man es überhaupt schafft, so ein schlechtes Meeting abzuhalten. Das Ärgerliche an solchen Meetings: sie sind wenig produktiv und am Ende nichts als Zeitverschwendung für den Organisator und alle Teilnehmer. Wir zeigen in acht simplen Schritten, was man tun muss, damit das Meeting in einem Desaster endet. Und wenn man sie gekonnt vermeidet mit einem guten Meeting belohnt wird.

#1 Ein schlechtes Meeting ist besser als keins

Man kann kein schlechtes Meeting abhalten, wenn es kein Meeting gibt. Die schlimmsten Meetings fangen schon damit an, dass sie unnötig sind. Gibt es eine einfache Frage, die man schnell direkt besprechen könnte? Plane lieber ein Meeting! Hast du eine Ankündigung zu machen, die auch einfach per E-Mail verschickt werden könnte? Kündige lieber ein Meeting an! Im Idealfall kommen alle Teilnehmer zu einem Meeting zusammen, um sich zu fragen, was denn der eigentliche Grund für das Meeting ist.

#2 Je mehr, desto besser

Dieses Motto gilt für vieles -und hält man sich daran, ist es auch Garant für ein schlechtes Meeting. Wenn die Hälfte der Teilnehmer nicht weiss, worum es geht und für die andere Hälfte das Thema gar nicht relevant ist, dann hast du es geschafft! Möglichst viele Personen mit einem Meeting von der Arbeit abzuhalten, ohne dass es für sie einen Mehrwert hat. Du könntest natürlich nur die richtigen Leute inladen und sie bitten relevante Informationen an die jeweiligen Teams weiterzugeben. Aber dann würde sich niemand mehr langweilen im Meeting.

#3 Technische Schwierigkeiten sind unvermeidlich 

Man könnte sie vermeiden, indem du dir vor dem Meeting 10 Minuten Zeit nimmst, um die Technik zu installieren und alles zu testen. Aber warum den Teilnehmern vorenthalten, wie du verzweifelt verschiedene Kabel in deinen Laptop steckst und schweissgebadet auf einen schwarzen Bildschirm starrst? Ihnen würde entgehen, wie jemand von der IT dir zu Hilfe kommt und nach 2 Sekunden die Präsentation auf dem Projektor erscheint. Das ist der Stoff, aus dem schreckliche Meetings gemacht sind!

#4 Überraschungsthemen

Sorge für einen Überraschungsmoment! Versäume es, die Agenda frühzeitig an alle Teilnehmer zu schicken. So zwingst du die Teilnehmer unvorbereitet ins Meeting zu kommen und spontan zu sein. Oder sich nicht am Meeting zu beteiligen. In jedem Fall legst du so einen weiteren Grundstein für ein schlechtes Meeting und vermutlich werdet ihr wenig effizient sein.

#5 Die Agenda ist nur ein Vorschlag

Hast du die Agenda doch frühzeitig an alle Teilnehmer geschickt, so dass sie sich vorbereiten konnten, solltest du versuchen diese möglichst zu ignorieren. Weiche dazu schon früh von der Agenda ab und fokussiere dich auf Themen, die während eurer Besprechung auftauchen. Nach etwa 15 Minuten ausserplanmässiger Diskussion werden die ersten Teilnehmer sicher unruhig werden und sogar fragen, ob man zur Agenda zurückkehren könnte. So weisst du, dass du auf einem guten Weg bist, ein schlechtes Meeting abzuhalten.

#6 Niemand mag Fristen

Also halte dich nicht daran. Plane das Meeting für 30 Minuten und überziehe mindestens 25 Minuten. Wer noch andere Arbeit zu erledigen hat, ein weiteres Meeting geplant hat oder einfach nur in den Feierabend möchte, wird dir sicher auch noch länger zuhören wollen.

#7 Beende das Meeting abrupt

Hast du Punkt 6 beachtet und das Meeting zeitlich schon überzogen? Hattest du vorher alle Zeit der Welt, stelle nun sicher, dass das Meeting möglich abrupt endet. Um Entscheidungen zu treffen oder weitere Massnahmen zu skizzieren ist keine Zeit mehr. Seid ihr wider Erwarten doch erfolgreich und ihr macht Fortschritte, dann solltest du diesen Prozess unterbinden und das Meeting schnellstmöglich beenden, denn..

#8 Organisiere ein weiteres Meeting

Hast du die Schritte 1-7 befolgt, war das Meeting bisher wenig erfolgreich und das Wesentliche muss noch besprochen werden. Es wird Zeit für ein weiteres schlechtes Meeting!

Extra Tipp

Und um das nächste Meeting wirklich ganz unproduktiv zu machen, versuche doch einmal es ganz herkömmlich per E-Mail oder Telefon zu organisieren. Je mehr Teilnehmer es für das Meeting gibt, umso mehr E-Mails werden reinkommen mit Antworten wie “Dienstag ginge, Mittwoch um drei ist aber besser“und „Oh gerade gesehen, Mittwoch kann ich nicht, aber Donnerstag um eins?“ Geschafft! Und ihr habt nach 73 E-Mails einen Termin gefunden? Dann vergiss nicht noch einmal an alle zu schreiben, dass du den Termin verschieben musst, weil du leider diesen einen wichtigen Termin im Kalender übersehen hast.

Natürlich zeigt dieser Artikel wie es nicht sein sollte. Also vermeide diese Fehler und mache dein nächstes Meeting zu einem guten Meeting. Mit Doodle und unseren vielen hilfreichen Artikeln auf dem Blog, wie man gute Meetings organisiert.