Doodle Zoom Integration steigert die Effizienz und erleichtert virtuelle Meetings

Remote Meetings sind zu meiner neuen Normalität geworden. Und ich bin nicht allein. Eine Umfrage von Miro ergab, dass 73 Prozent der Befragten in Unternehmen mindestens vier virtuelle Meetings in sieben Tagen hatten. Dies hat vor allem damit zu tun, dass Firmen immer globaler sind und sich wettbewerbsbedingt auf verschiedene Standorte verteilen. Auch Kunden und Partner sind nicht immer vor Ort zu finden.

Heute haben wir eine neue Integration mit Zoom, einem der vertrauenswürdigsten und beliebtesten Videokonferenz Tools der Welt, auf Doodle hinzugefügt, um das Remote Arbeiten zu vereinfachen, automatisieren und zu verbessern.

Was bedeutet diese Integration für Unternehmen? Um einen Eindruck zu bekommen habe ich mich mit unserem Produktmanager Timoteo Canonica zu einem Gespräch getroffen. Virtuell natürlich.

Was unterscheidet Zoom von anderen Videokonferenz Tools? Warum ist diese Zusammenarbeit und die Integration von Zoom bei Doodle so ein wichtiger Schritt?  

Timoteo: Die Zahlen sprechen für sich. Einem kürzlich erschienenen Artikel von CNBC zufolge hat Zoom allein im Jahr 2020 einen monatlichen Zuwachs von 2.2 Millionen aktiven Nutzern, während es im gesamten Jahr 2019 1.99 Millionen waren. Unternehmen setzen auf Zoom als Tool für Videokonferenzen – Teams im Vertrieb, Beratung, Marketing, Personalwesen und Projektmanagement nutzen Zoom in ihrer täglichen Arbeit. Bei Doodle nutzen wir Zoom ebenso für virtuelle Meetings und zur Durchführung unserer produktbezogenen Webinare. 

Gibt es deiner Meinung nach einen Zusammenhang von ineffizienter Planung und zum Beispiel Nicht-Erscheinen bei Meetings? 

Timoteo: Ja, da gibt es meiner Meinung nach einen klaren Zusammenhang. Ineffiziente Terminplanung mit zu vielen unsicheren Faktoren wirkt sich stark darauf aus, ob ein Meeting stattfindet und wer erscheint. Sitzen die Leute im gleichen Büro, gibt es immer jemanden, der daran erinnert, dass gleich das Meeting stattfindet und weiss, in welchem Raum. Was aber, wenn Meetings remote stattfinden? Ganz klar, hier brauchen wir eindeutige Rahmenbedingungen.

Es ist frustrierend, wenn Meetings nicht stattfinden, weil die Planung ineffizient war – der Organisator es versäumt hat, eine Kalendereinladung rauszuschicken oder einen Zoom Link zu erstellen. Gerade in Remote Zeiten ist es wichtig, dass es klare Strukturen gibt: das Wann und Wie wird entscheidend. 

Leider passiert es viel zu oft, dass Leute nicht zu vereinbarten Terminen erscheinen oder Meetings ganz ausfallen. Warum? Die meisten von uns haben eine hohes Arbeitspensum, lange Liste mit Aufgaben und Projekten zum Erledigen und klar umrissene Ziele, die sie in ihrer Rolle erfüllen müssen. Meetings spielen dabei eine grosse Rolle, sei es mit internen Teams, Interessengruppen, externen Kunden und Partnern – viele vergessen jedoch, dass ein gutes Meeting bei der Planung anfängt!

Ohne effiziente Planung passiert es  leider häufig, dass das Meeting im Arbeitsstress untergeht und Leute sich nicht finden. Im Nachhinein versuchen etwas zu retten und Meetings neu aufzusetzen oder Leute zu informieren, die nicht anwesend waren, kostet viel mehr Zeit als eine effiziente Planung zu Beginn.

Es fängt also bei der Planung an. Wie glaubst du, kann die Doodle Zoom-Integration dieses Problem lösen?

Timoteo: Viele versuchen so wenig Zeit wie möglich für die Planung des Meetings aufzuwenden. Das Meeting selbst wird als viel wichtiger angesehen. Und genau damit tun sie sich keinen Gefallen. Eine Kalendereinladung ist schnell verschickt. Wo soll das Meeting stattfinden? Das wird oft nicht definiert, damit erstmal der Termin steht. Es lohnt sich aber auch das vorab schon festzulegen. Gibt es Leute, die sich aus anderen Büros in das Meeting einwählen? Kunden, die nicht vor Ort sind? Da lohnt sich eine Videokonferenz! Der Organisator hat die Absicht später noch eine Videokonferenz-Link zu erstellen und die Kalendereinladung zu aktualisieren.

Was passiert? Nichts. Das Meeting startet in ein paar Minuten und die Teilnehmenden stellen fest, dass sie gar keine Möglichkeit haben teilzunehmen, da es keinen Link gibt. Das ist ärgerlich. Denn jetzt den Organisator zu erreichen ist schwierig,  schnell noch einen Link erstellen in der Eile und kommunizieren? Das heisst, die Zoom Website aufrufen, sich einloggen, eine neue Besprechung erstellen, den Zoom Link kopieren und die Kalendereinladung aktualisieren. Ganz schön viele Schritte, wenn man gerade eigentlich keine Zeit hat. So, und da sind wir bei der neuen Doodle Zoom Integration!

Der Zoom Link wird beim Erstellen der Kalendereinladung automatisch hinzugefügt. Ohne einen zusätzlichen Schritt steht fest, wo und wie Leute an dem Meeting teilnehmen können. Und damit haben wir die zwei wichtigsten Punkte in der Planung abgedeckt, die ein Nicht-Erscheinen verhindern: der Termin steht im Kalender und es gibt einen Link zum Teilnehmen. Oh, und nicht zu vergessen, dass die Teilnehmenden ein paar Minuten vor dem Meeting noch versuchen müssen an einen Link zu kommen. Klare Win-Win Situation für alle. 

Remote Arbeiten und Teams, die von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten, sind heutzutage Normalität. Gerade jetzt, mit der besonderen Situation durch den Corona-Virus arbeiten wir fast alle von unterschiedlichen Orten aus – im Home Office. Kann die Zoom Integration dabei helfen die physischen Barrieren zu überwinden und den Teams ein Gefühl der Zugehörigkeit und der Gemeinschaft zu geben?

Timoteo: Viele Unternehmen haben komplett umgestellt auf Home Office und die Mitarbeitenden befinden sich einer ungewohnten und völlig einzigartigen Situation. Das Remote Arbeiten wird für eine unbestimmte Zeit andauern. Der physische Abstand zu Teammitgliedern, direkten Vorgesetzten und Kollegen ist gross, daher spielt der soziale Aspekt nun eine wichtige Rolle. Soziale Interaktion findet nicht mehr automatisch statt. Als Unternehmen ist es nun wichtig, dass alle gleichermassen präsent sind, von der Führungsebene bis hin zu den direkten Kollegen. Ein Videokonferenz Tool, wie Zoom, ist da unerlässlich. Es hilft diese Herausforderung zu meistern.

Laut einer Studie von GigaOm Research fühlen sich 87 Prozent der Mitarbeitenden, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, mehr mit ihren Teams und dem gesamten Prozess verbunden, wenn sie Videokonferenzen nutzen. Videokonferenzen bieten die Möglichkeit, dass sich verteilte Teams stärker verbunden und eingebunden fühlen. Die Planung von virtuellen Zusammenkünften mit Videokonferenzen zu verstärken ist nun mit der Zoom Integration möglich.

Videokonferenzen machen die Zusammenarbeit einfacher – den Bildschirm teilen für eine Präsentation geht mit einem Klick, kurz helfen und zeigen können, wo in dem neuen Programm der Report zu finden ist, macht es auch viel einfacher.  Daneben spielt jedoch der soziale Aspekt eine grosse Rolle – sich einfach zu sehen.

Die Doodle Zoom Integration ermöglicht es mit den Kollegen eine virtuelle Kaffeerunde einzurichten oder 1:1 Meetings mit Kollegen. Statt am Morgen in der Büroküche ist es nun die Videokonferenz. Und ganz ehrlich, es freut uns alle, wenn wir voneinander etwas erfahren, uns über etwas anderes als Arbeit austauschen und alle, die mit ihrem Familien daheim sind, werden nicht verhindern können, dass auch ihre Kinder mal durchs Bild laufen und vielleicht für das ein oder andere schmunzeln sorgen. Genau das, was wir jetzt brauchen.

Führungsteams und HR sind jetzt besonders gefragt digitale Tools einzusetzen, um die Arbeitsplatzkultur zu erhalten und zu stärken. Anstatt Gruppensitzungen (wie das wöchentliche All-Hands, die kurze morgendliche Teamsitzung und  das Freitagsbier) abzusagen, sollten sie einfach virtuell durchgeführt werden. Die Mitarbeitenden zu ermutigen, sich mit ihrem Lieblingsgetränk in die gesellige (virtuelle) Runde zu begeben, ist jetzt genauso wichtig, wie die Zusammenarbeit der Teams sicherzustellen.

Wie die Doodle Zoom Integration funktioniert? Sowie mehr Informationen, wie sich das Nicht-Erscheinen bei Meetings oder der Ausfall reduzieren lässt und wie die Zusammenarbeit von Remote Teams verbessert werden kann, findest du in diesem Video 

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