Wie man Kohortentraining ohne Hin und Her plant

Plane Kohortenschulungen ohne E-Mail-Pingpong, indem du dein Programm abbildest, jedem Schritt das richtige Werkzeug zuordnest, Fristen setzt und Erinnerungen automatisierst.

Die Herausforderung für Trainer/innen

Kohortentraining ist mit vielen Hindernissen verbunden. Zu den häufigsten Hindernissen gehören große Gruppen in verschiedenen Zeitzonen, begrenzte Sitzplätze, Vorbesprechungen, Bürozeiten, Zahlungseingänge und Lernende, die einen neuen Termin vereinbaren müssen. Der Versuch, all dies per E-Mail zu verwalten, führt zu Verwirrung, verpassten Nachrichten und halb gefüllten Räumen. Außerdem wird dadurch Zeit für die Erstellung von Inhalten und die Unterstützung der Lernenden verloren.

Warum dies für Trainer/innen wichtig ist

Dein Kalender ist der Motor deines Unternehmens. Je mehr Zeit du mit der Planung verbringst, desto weniger Zeit hast du für Unterricht, Coaching oder Verkauf. Schlechte Planung schadet auch dem Lernerlebnis. Wenn die Teilnehmer/innen nicht die richtige Zeit finden oder an der falschen Sitzung teilnehmen, sinkt ihre Zufriedenheit.

Eine saubere Planung sorgt für einen pünktlichen Beginn, volle Sitzungen, weniger Absagen, bessere Berichte und mehr Platz in deiner Woche für intensive Arbeit.

Plane den Zeitplan deiner Kohorte, bevor du die Lernenden einlädst

Beginne damit, deine Programmstruktur abzubilden und wähle dann aus, welches Doodle-Tool für jeden Teil zuständig ist.

Lege den Ablauf fest

• Woche 0: Webinar zur Vorbereitung + Q&A

• Woche 1-3: Live-Workshops mit begrenzter Teilnehmerzahl

• Wöchentlich: Sprechstunden für kleine Gruppen oder 1:1s

• Letzte Woche: Capstone-Präsentationen

Blockiere deine Trainerzeit

• Füge geschützte Trainingsblöcke zu deinem Kalender hinzu

• Verbinde Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar oder Apple Calendar, damit Doodle belegte Zeiten ausblendet

Wähle das richtige Doodle-Tool für jeden Schritt

Pro-Tipp: Benenne die Sitzungen, um Klarheit zu schaffen

Verwende saubere, einsehbare Muster:

• Kohorte 14 Workshop A

• Kohorte 14 Sprechstunde - Woche 2

• Kohorte 14 Schlussstein-Präsentationen

In Doodle Pro kannst du KI-generierte Sitzungsbeschreibungen verwenden, um Ziele, Vorbereitungsnotizen und Materialien hinzuzufügen.

Passe das Tool an den Schulungszeitpunkt an

Verwende Gruppenumfragen, um den Live-Auftakt festzulegen

Ziel: Wähle einen Live-Termin, an dem die meisten Lernenden teilnehmen können.

• Erstelle eine Gruppenumfrage mit 5-7 möglichen Terminen

• Lege eine Frist für die Antworten fest

• Sende sie an bis zu 1000 Teilnehmer/innen

• Schalte automatische Erinnerungen ein

• Sperre die endgültige Zeit, sobald die Abstimmung abgeschlossen ist

So entfällt das Rätselraten und die E-Mail-Jagd.

Verwende Anmeldeformulare für Workshops mit begrenzter Teilnehmerzahl

Ziel: Fülle mehrere Sitzungsoptionen ohne Überbuchung.

• Füge alle Workshop-Slots hinzu

• Lege Sitzplatzobergrenzen pro Sitzung fest

• Verstecke bei Bedarf Teilnehmerdetails

• Vorbereitungsnotizen und Materialien hinzufügen

• Einen Link mit allen Lernenden teilen

Die Lernenden wählen eine Zeit und Doodle setzt die Kapazität durch.

Verwende eine Buchungsseite für laufende Sprechstunden

Ziel: Lass die Lernenden auf Basis deines aktuellen Kalenders buchen.

• Verbinde deinen Kalender, so dass belegte Zeiten ausgeblendet werden

• Lege wöchentliche Zeitfenster für die Sprechstunde fest

• Füge Puffer und Buchungslimits hinzu

• Verbinde Zoom, Teams, Meet oder Webex

• Ziehe die Zahlung bei Bedarf mit Stripe ein

Einmal eingestellt, buchen sich die Lernenden selbst, ohne hin und her zu gehen.

Nutze 1:1, wenn du kuratierte Zeiten willst

Ziel: Biete eine kurze Liste mit handverlesenen Optionen an.

• Füge ein paar ausgewählte Zeiten hinzu

• Überlasse Doodle die Bestätigungen und Zeitzonen

• Verwende Stripe für bezahlte private Bewertungen, falls nötig

Nützlich für Wiederholungen, Feedback-Zyklen oder spezielle Coaching-Sitzungen.

Praktische Tipps, um Kohorten auf Kurs zu halten

• Lege Antwortfristen für Gruppenumfragen und Anmeldebögen fest

• Füge Puffer (10-15 Minuten) zwischen den Treffen ein

• Biete Morgen- und Nachmittagstreffen für unterschiedliche Zeitzonen an

• Schalte automatische Erinnerungen ein (24 Stunden + 60 Minuten vorher)

• Füge Materialien direkt in Bestätigungen ein

• Beschränke deine Buchungsseite auf bestimmte Zeitfenster

• Ziehe die Zahlung im Voraus ein, wenn es angebracht ist

• Verschicke Einladungen direkt aus Doodle an große Gruppen

• Füge ein Branding hinzu, um in Unternehmen Vertrauen zu schaffen

• Automatisiere Systeme mit Zapier-Integrationen

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Zu viele Zeitoptionen anbieten

• Wechsel des Tools mitten in der Kohorte

• Vergessen von Zeitzonen

• Überspringen von Puffern

• Zahlungen nach der Buchung entgegennehmen

• Unklare Sitzungsnamen verwenden

• Einladungen in letzter Minute verschicken

• Offenlegung von Teilnehmerlisten in Unternehmensgruppen

Tools und Lösungen, auf die sich Trainer/innen verlassen können

• Gruppenumfragen

Ermitteln Sie die beste Live-Zeit für große Gruppen.

• Anmeldebögen

Füge mehrere Zeitfenster mit Sitzplatzbegrenzungen hinzu und verhindere Überbuchungen.

• Buchungsseite

Lasse Lernende selbst Sprechzeiten buchen, füge Puffer hinzu, verbinde Kalender und sammle Stripe-Zahlungen.

• 1:1

Biete kuratierte Zeiten für Einzelpersonen mit automatischen Bestätigungen an.

• Kalenderintegrationen

Halte die Verfügbarkeit in Google Calendar, Outlook und Apple Calendar genau fest.

• Videokonferenzen

Füge automatisch Links zu Zoom, Teams, Google Meet oder Cisco Webex hinzu.

• Pro- und Teams-Funktionen

KI-Beschreibungen, individuelles Branding, Ausblenden von Teilnehmerdetails, Senden an große Gruppen und Sicherheit auf Unternehmensniveau.

• Zapier-Automatisierung

Schicke Buchungen an dein CRM, LMS, E-Mail-System oder Slack.

Ein einfaches Playbook, das du kopieren kannst

Vor der Einschreibung

• Erstelle deinen Stundenplan

• Erstelle eine Gruppenumfrage zum Start

• Bereite Anmeldeformulare für Workshops vor

Während der Einschreibung

• Versende eine Gruppenumfrage mit einer Antwortfrist

• Veröffentliche den Link zum Anmeldungsformular

• Bürozeiten über die Buchungsseite öffnen

Nach der Bestätigung

• Sperre die Startzeit

• Erinnerungen einschalten

• Materialien mit KI-Beschreibungen hinzufügen

Während der Übergabe

• Anmeldeformulare überwachen

• 1:1 für Nachholtermine verwenden

• Automatische Synchronisierung von Videolinks und Kalendern

Nach der Kohorte

• Ein Anmeldeformular als reine Textumfrage verwenden

• Anwesenheitsdaten exportieren

• Vorlagen für die nächste Kohorte aktualisieren

Beispiele aus der Praxis von Trainer-Szenarien

Verkaufsförderung für Unternehmen in drei Regionen

• Kickoff über Gruppenumfrage

• Wöchentliche Workshops über Anmeldeformulare

• Manager-Coaching über die Buchungsseite

• Zahlungen optional, es sei denn, es werden öffentliche Kohorten durchgeführt

Coaching-Akademie mit bezahlten Einzelsitzungen

• Workshops über das Anmeldeformular

• 45-minütiges Privatcoaching über die Buchungsseite + Stripe

• 1:1 Links für Nachholtermine

Software Onboarding Trainer für Kunden

• Discovery Calls über die Buchungsseite

• Rollenbasierte Workshops über das Sign-up Sheet

• Capstones mit versteckten Teilnehmerdetails

Wichtige Erkenntnisse

• Plane deine Kohorte frühzeitig

• Nutze Gruppenumfragen, Anmeldebögen, die Buchungsseite und 1:1 absichtlich

• Automatisiere Erinnerungen und Fristen

• Füge Puffer und klare Bezeichnungen hinzu

• Verbinde Kalender und Video-Tools

• Ziehe Zahlungen mit Stripe ein, wenn die Sitzungen begrenzt sind

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Du brauchst nicht ein Dutzend Tools, um Kohortentrainings zu planen, ohne dass es ein Hin und Her gibt. Mit Doodle kannst du jeden Teil deines Programms auf die richtige Planungsmethode abstimmen, deinen Kalender genau halten und den Lernenden ein reibungsloses Erlebnis bieten. Mit Gruppenumfragen kannst du den Starttermin festlegen, mit Anmeldeformularen die Sitzungen mit begrenzter Teilnehmerzahl, mit der Buchungsseite die Sprechzeiten und mit 1:1 die Auswahlmöglichkeiten.

Bist du bereit, deine nächste Kohorte einfacher zu gestalten? Erstelle ein Doodle und sieh dir an, wie Ausbilder/innen jede Woche Stunden einsparen und dafür sorgen, dass die Sitzungen voll und pünktlich sind.