Wie Sie mit der Doodle-Software Ihre Meetings schneller planen können

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Women with calendar graphic (right)

Besprechungen sind für den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich. Doch die Suche nach perfekten Besprechungszeiten, die für alle Beteiligten passen, kann mühsam und zeitaufwändig sein - vor allem bei der Planung von Gruppenbesprechungen.

Wenn Sie regelmäßig zahlreiche E-Mails verschicken, um günstige Termine für alle Beteiligten zu finden, könnte ein Verfügbarkeitsmanagement-Tool genau das Richtige für Sie sein. Sehen wir uns die Vorteile einer Verfügbarkeitsanalyse an und wie Sie verschiedene Doodle-Tools nutzen können, um ideale Besprechungszeiten für alle zu finden.

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Die Vorteile der Verfügbarkeitsmanagement-Software

Die Planung von Besprechungen kann sich manchmal wie ein logistischer Albtraum anfühlen, besonders wenn man mit mehreren Terminen jongliert. Hier erfahren Sie, wie ein Verfügbarkeitskalender von Vorteil sein kann.

Zeitersparnis: Bei der Planung von Besprechungen wird viel Zeit vergeudet. So verschwenden beispielsweise zwei von fünf Mitarbeitern in großen Unternehmen bis zu 30 Minuten mit der Suche nach einem verfügbaren Besprechungsort.

Eine Software zur Verfügbarkeitsermittlung kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, indem sie Ihnen ermöglicht, Veranstaltungsorte vor Besprechungen zu reservieren.

Sie kann auch die Zeit verkürzen, die für die Planung von Besprechungen benötigt wird. Mit der Availability Set Software können Sie mit wenigen Klicks Termine vereinbaren, ohne dass Sie E-Mails oder Telefonate hin- und herschieben müssen.

Erhöhte Flexibilität: Mit einem Tool für Verfügbarkeitseinstellungen können Sie den Parteien mehr Optionen für Besprechungszeiten anbieten, so dass es einfacher ist, einen geeigneten Zeitpunkt für alle zu finden.

Außerdem können Verfügbarkeits-Tools mit mobilen Apps allen Beteiligten ermöglichen, ihre Termine von überall aus zu verwalten.

Mit mobilen Apps können die Parteien von jedem beliebigen Ort aus Besprechungen ansetzen und Änderungen vornehmen. Dies kann besonders vorteilhaft sein, wenn Sie oft unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten.

Verbesserte Zusammenarbeit: Die Planung von Besprechungen, insbesondere von Gruppenbesprechungen, kann eine Herausforderung sein. Ein Tool zum Festlegen der Verfügbarkeit kann diese Aufgabe erleichtern, indem es die Zusammenarbeit vereinfacht.

Mit der Software für Verfügbarkeitseinstellungen können Sie mehrere Kalender synchronisieren, Zeitpläne koordinieren und den Beteiligten erlauben, ihre Verfügbarkeit festzulegen.

Green reminder graphic

Doodle kann Ihre Verfügbarkeit auf verschiedene Arten verwalten

Die Planung von Meetings kann stressig sein, aber ein Tool zur Verwaltung der Verfügbarkeit mit den richtigen Funktionen kann den Prozess zu einem Kinderspiel machen. Doodle bietet verschiedene Funktionen, die Ihnen die Terminplanung erleichtern.

Buchungsseite: Terminkonflikte können es schwierig machen, Treffen mit Kunden oder Kollegen zu vereinbaren. Mit der Buchungsseite von Doodle können Sie mit jedem einen Termin vereinbaren, ohne sich Gedanken über Doppelbelegungen zu machen.

Verbinden Sie einfach Ihren Kalender mit Doodle und geben Sie Ihre verfügbaren Zeiten ein.

Dann teilen Sie einfach einen Link zu Ihrer Buchungsseite, so dass Kunden oder Kollegen zu ihren bevorzugten Zeiten buchen können. Sobald dies geschehen ist, wird das Treffen in beiden Kalendern angezeigt.

Und das ist noch nicht alles, was die Buchungsseite bietet. Sie können die Anzahl der Buchungen begrenzen, um zu verhindern, dass Sie mit mehr Buchungen überschwemmt werden, als Sie bewältigen können. Außerdem können Sie Erinnerungen an Personen senden, die einen Termin gebucht haben, um ein Nichterscheinen zu verhindern.

Gruppenumfragen: Mehrere Personen zu fragen, wann sie verfügbar sind, oder zahlreiche Kalender zu durchsuchen, um geeignete Zeiten zu finden, kann mühsam und zeitaufwändig sein. Mit den Gruppenumfragen von Doodle müssen Sie nichts von alledem tun.

Erstellen Sie einfach eine Besprechung, geben Sie verschiedene Zeiten an und lassen Sie die Eingeladenen ihre bevorzugten Zeiten wählen. Und wenn die Teilnehmer nicht abstimmen, erinnert Doodle sie daran, dies zu tun.

1:1-Gespräche: Einzelgespräche sind eine hervorragende Möglichkeit, persönliche Beziehungen zu Kunden oder Kollegen zu pflegen. Im Gegensatz zu Gruppensitzungen, bei denen es um Themen geht, die viele Teilnehmer betreffen, konzentrieren sich Einzelgespräche auf die Probleme einer einzelnen Person, z. B. auf Herausforderungen, Erwartungen und Karriereziele.

Allerdings ist die Planung von Einzelgesprächen nicht ganz einfach.

Auch wenn die Planung von Einzelgesprächen einfacher zu sein scheint als die von Gruppengesprächen, bringen sie doch ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Wenn Sie zum Beispiel in einem kleinen Arbeitsbereich arbeiten, kann es schwierig sein, ein Einzelgespräch zu vereinbaren, um heikle Themen außerhalb der Hörweite anderer Personen zu besprechen.

Mit 1:1 von Doodle ist das kein Problem mehr. Bereiten Sie die Besprechungen im Voraus vor, indem Sie einen privaten Ort wählen und eine Agenda festlegen. Erstellen Sie einfach eine Besprechung, schlagen Sie Zeiten vor und lassen Sie die Teilnehmer wählen, was ihnen passt. Sobald sie dies getan haben, wird das Ereignis in Ihren beiden Kalendern angezeigt.

Integrationen: Durch die Synchronisierung mehrerer Kalender können Sie Termine mit Ihren Kunden oder Kollegen koordinieren. Doodle lässt sich nahtlos in gängige Kalenderdienste wie Google Calendar, Outlook Calendar und Apple Calendar integrieren und erleichtert so die Koordination.

Außerdem lässt sich Doodle in gängige Videokonferenzplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams integrieren, so dass Sie mit minimalem Aufwand automatisch Videokonferenz-Links erstellen können.

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Finden Sie verfügbare Besprechungszeiten auf einfache Art und Weise

Egal, ob Sie als Freiberufler regelmässig Einzelgespräche mit Kunden führen oder als Vertriebsmitarbeiter Besprechungen einfach buchen möchten - mit Doodle finden Sie schnell und effizient für alle Beteiligten passende Termine.

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