Le riunioni sono essenziali per il successo di qualsiasi azienda. Ma trovare gli orari perfetti per le riunioni, che vadano bene per tutti, può essere noioso e richiedere molto tempo, soprattutto quando si programmano riunioni di gruppo.

Se inviate regolarmente numerose e-mail per cercare di trovare orari di riunione comodi per tutti, uno strumento di disponibilità potrebbe essere quello che vi serve. Vediamo quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un software per i set di disponibilità e come è possibile utilizzare vari strumenti Doodle per trovare gli orari di riunione ideali per tutti.

I vantaggi del software per la definizione della disponibilità

Pianificare le riunioni può sembrare un incubo logistico, soprattutto quando ci si deve destreggiare tra più impegni. Ecco come può essere utile un calendario delle disponibilità.

Risparmio di tempo: Si perde molto tempo a programmare le riunioni. Per esempio, due lavoratori su cinque nelle grandi organizzazioni perdono fino a 30 minuti per cercare una sede disponibile per le riunioni.

Il software per la definizione della disponibilità può aiutarvi a risparmiare tempo consentendovi di prenotare le sedi prima delle riunioni.

Può anche ridurre il tempo necessario per programmare le riunioni. Con il software per la definizione della disponibilità, è possibile organizzare l'orario con pochi clic, eliminando la necessità di inviare e-mail o telefonate.

Maggiore flessibilità: Uno strumento per la definizione della disponibilità può consentire di fornire alle parti più opzioni di orario per le riunioni, rendendo più facile trovare un orario adatto a tutti.

Inoltre, gli strumenti per la definizione della disponibilità dotati di app per dispositivi mobili possono consentire a tutte le parti di gestire i propri orari da qualsiasi luogo.

Con le app mobili, le parti possono impostare le riunioni e apportare modifiche da qualsiasi luogo. Ciò può essere particolarmente vantaggioso se si è spesso in viaggio o si lavora da remoto.

Maggiore collaborazione: Pianificare da soli le riunioni, soprattutto quelle di gruppo, può essere impegnativo. Uno strumento di pianificazione della disponibilità può ridurre l'onere facilitando la collaborazione.

Con un software per l'impostazione della disponibilità, è possibile sincronizzare più calendari, coordinare gli orari e consentire alle parti di impostare la propria disponibilità.

Doodle può gestire la vostra disponibilità in vari modi

Pianificare le riunioni può essere stressante, ma uno strumento di gestione della disponibilità con le giuste caratteristiche può rendere il processo un gioco da ragazzi. Ecco le varie funzioni offerte da Doodle che possono eliminare la seccatura della pianificazione.

Pagina di prenotazione: Gli orari contrastanti possono rendere difficile organizzare riunioni con clienti o colleghi. Con la Pagina di prenotazione di Doodle, è possibile fissare un appuntamento con chiunque senza preoccuparsi di una doppia prenotazione.

È sufficiente collegare il proprio calendario a Doodle e impostare le ore disponibili.

Poi basta condividere un link alla vostra pagina di prenotazione, per consentire ai clienti o ai colleghi di prenotarsi all'orario che preferiscono. Una volta effettuata, la riunione apparirà su entrambi i calendari.

La funzione Pagina di prenotazione non offre solo questo. È possibile limitare il numero di prenotazioni per evitare di essere sommersi da un numero di persone superiore alle proprie possibilità. Inoltre, è possibile inviare promemoria alle persone che effettuano prenotazioni per evitare che non si presentino.

Sondaggi di gruppo: Chiedere a più persone di dichiarare quando sono disponibili o scansionare numerosi calendari per trovare orari adatti può essere noioso e richiede tempo. Con Group Polls di Doodle, non dovrete fare nulla di tutto ciò.

È sufficiente creare una riunione, elencare vari orari e consentire agli invitati di scegliere l'orario preferito. Inoltre, se gli invitati non votano, Doodle ricorderà loro di farlo.

Gli incontri one-to-one sono un modo eccellente per coltivare relazioni personali con clienti o colleghi. A differenza delle riunioni di gruppo, che si concentrano su questioni che interessano molti partecipanti, gli incontri one-to-one si concentrano sui problemi di un singolo individuo, come le sfide, le aspettative e gli obiettivi di carriera.

Tuttavia, programmare incontri individuali non è semplice.

Anche se può sembrare più facile che programmare incontri di gruppo, i colloqui individuali comportano problemi specifici. Per esempio, se lavorate in un ambiente di lavoro piccolo, organizzare un incontro individuale per discutere di questioni delicate al di fuori delle orecchie di altre persone può risultare difficile.

Doodle 1:1 può rendere il processo più semplice. Preparate le riunioni in anticipo scegliendo un luogo privato e impostando un ordine del giorno. È sufficiente creare una riunione, proporre un orario e consentire ai partecipanti di scegliere quello che preferiscono. Una volta scelto, l'evento apparirà sui calendari di entrambi.

Integrazioni: La sincronizzazione di più calendari può consentire di coordinare gli orari con i clienti o i colleghi. Doodle si integra perfettamente con i servizi di calendario più diffusi, come Google Calendar, Outlook Calendar e Apple Calendar, facilitando il coordinamento.

Inoltre, si integra con le piattaforme di videoconferenza più diffuse, come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams, consentendo di creare automaticamente collegamenti di videoconferenza con il minimo sforzo.

Trovare gli orari di riunione disponibili in modo semplice

Che siate liberi professionisti che programmano regolarmente riunioni individuali con i clienti o venditori che vogliono semplificare la prenotazione delle riunioni, Doodle può rendere veloce ed efficiente la ricerca di orari di riunione convenienti per tutte le parti.

Volete eliminare la seccatura di trovare gli orari di riunione disponibili? Iscrivetevi a Doodle oggi stesso.