6 clevere Wege, wie Marketingteams Projekte schneller planen können

Marketing geht schnell - aber Planung? Nicht immer.

Egal, ob du eine Kampagne startest, einen Produktsprint durchführst oder eine neue Channel-Strategie einführst, die größten Verzögerungen passieren meist, bevor die Arbeit beginnt. Telefonate planen. Ziele abstimmen. Feedback einholen.

Hier die gute Nachricht: Es muss nicht so schwer sein.

Diese sechs Tipps helfen dir, schneller von einer chaotischen Planung zu einer reibungslosen Ausführung zu kommen.

Kurzreferenz: Clevere Planung auf einen Blick

1. Ersetze das Hin und Her bei der Terminplanung durch Sign-up Sheets

Du versuchst, mit mehr als zwei Personen zu planen? Dann ist das Chaos vorprogrammiert. Anstelle von endlosen "Kannst du Mittwoch?"-Nachrichten kannst du einen Anmeldebogen mit vordefinierten Zeitfenstern anbieten und die Leute sich selbst eintragen lassen.

Ein echter Gewinn: Jeder sieht, was verfügbar ist, wählt einen Termin aus und geht weiter. Du bleibst aus dem Kalender-Pingpong heraus.

2. Lege einen wiederkehrenden Rhythmus für die Planung fest

Beständigkeit verringert die Reibung. Richte wiederkehrende Sitzungen ein für:

• Monatliche Kampagnenplanung

• Wöchentliche Synchronisierung mit Design/Inhalten

• Vierteljährliche teamübergreifende Check-ins

Lege sie einmalig mit Booking Pages fest, und dein Team weiß, was es zu erwarten hat.

Ein echter Gewinn: Du musst dich nicht mehr abmühen, um immer wieder das gleiche Treffen zu vereinbaren.

3. Nutze Booking Pages mit Gastgebern für personalisierten Zugang

Manche Meetings erfordern den direkten Zugang zu bestimmten Personen - z. B. einem Designverantwortlichen, einem Datenanalysten oder einem externen Freiberufler. Hier kommen Booking Pages mit Gastgebern ins Spiel.

Jede Person kann ihre eigene Verfügbarkeit einstellen und andere können direkt bei ihr buchen - ohne Hin- und Hergeschiebe. Ideal für:

• 1:1-Gespräche mit Stakeholdern

• Überprüfung von Inhalten durch Freelancer

• Interne Experten-Check-ins

• Vorgeplante Freigaben

Ein echter Gewinn: Dein Team bekommt die Expertenzeit, die es braucht - und zwar dann, wenn es für beide Seiten funktioniert.

4. Beginne mit einem klaren, gemeinsamen Auftrag

Zu viele Teams gehen direkt zum "Was" über, ohne sich über das "Warum" zu verständigen. Erstelle ein zentrales Briefing mit:

• Ziel

• Zielgruppe

• Zeitplan

• Verantwortliche(r)

• Aufgaben

Dann teile sie frühzeitig. Du kannst sie sogar direkt in ein Anmeldeformular oder eine Einladung zu einem Treffen einfügen.

Ein echter Gewinn: Abgestimmte Erwartungen bedeuten weniger Rückschritte - und weniger Überraschungen.

5. Standardisiere deine Planungstools

Wenn dein Team die Planungsdokumente jedes Mal von Grund auf neu erstellen muss, kommst du nur langsam voran. Erstelle wiederverwendbare Vorlagen für:

• Kampagnenbriefings

• Asset-Listen

• Checklisten für den Start

• Zeitpläne für die Überprüfung

Hänge diese Vorlagen an deine Einladungen oder Anmeldebögen in der Beschreibung an. Auf diese Weise sind die Teilnehmer vorbereitet.

Ein echter Gewinn: Schnelleres Anlaufen. Sauberere Übergaben. Weniger Blockierer.

6. Überprüfungen im Voraus buchen, bevor die Arbeit beginnt

Warte nicht mit der Planung von Genehmigungen, bis du sie brauchst - so wird der Zeitplan gesprengt. Stattdessen:

• Plane die Besprechungen mit den Interessenvertretern bereits während der Startphase ein.

• Verwende Anmeldeformulare mit begrenzter Kapazität für Feedback-Sitzungen

• Füge Buchungsseiten für 1:1-Follow-ups mit Entscheidungsträgern hinzu.

Ein echter Gewinn: Das Feedback kommt pünktlich und das Projekt gerät nicht auf der Ziellinie ins Stocken.

Sign-up Sheets vs. Booking Pages - was ist der Unterschied?

Tipps für die Zusammenarbeit mit Gastgebern

• Bitte die Gastgeber, die Verfügbarkeit wöchentlich zu aktualisieren

• Füge Puffer hinzu, um eine Überlastung zu vermeiden

• Kontrolliere über die Zugriffseinstellungen, wer buchen kann

• Verwende benutzerdefinierte Felder, um den Kontext vor dem Treffen zu erfassen

Bonustipp: Verbinde deine Tools

Doodle lässt sich in deinen Kalender integrieren, also:

• Einladungen landen direkt in den Kalendern der Teilnehmer

• Terminverschiebungen werden automatisch synchronisiert

• Erinnerungen reduzieren das Nichterscheinen

Ein echter Gewinn: Keine überraschenden Treffen. Weniger Versäumnisse. Maximaler Fluss.

Schlussgedanken: Struktur macht Geschwindigkeit möglich

Marketing wird nicht langsamer. Aber dein Planungsprozess könnte es sein.

Mit ein bisschen Struktur und Tools wie Doodle, die die Besprechungen entzerren, kann dein Team schneller arbeiten, Termine einhalten und mehr Zeit für das eigentliche Marketing aufwenden.