Planlægning gjort nemt: Bookinger, betalinger og opfølgning

Det er allerede meget at drive en virksomhed. Jeg plejede at bruge alt for meget tid på at arrangere møder, sende påmindelser og følge op på kunder, der endnu ikke havde betalt. Kan du nikke genkendende til det? Til sidst måtte jeg spørge mig selv, om det virkelig var den bedste måde at bruge min tid på. Det viste sig, at jeg ikke behøvede at blive ved med at gøre alt det manuelt.

Her er, hvordan jeg slap af med frem og tilbage og satte tingene op til bare at... fungere.

Bookinger uden frem og tilbage

Den største ændring kom, da jeg holdt op med at sende e-mails til folk for at spørge: "Hvornår passer det dig?" og begyndte at sende en bookingside i stedet.

Nu angiver jeg bare mine ledige timer én gang, og mine kunder booker det, der passer dem. Det hele dukker op i min kalender, så der er ikke brug for ekstra beskeder eller jonglering. Jeg tilføjede endda et par bufferregler for at holde afstand mellem opkaldene, og alene det reddede mig fra at brænde ud på Zoom.

At have en bookingside betyder, at jeg ikke behøver at forklare min tilgængelighed hver gang. Jeg sender et link, de vælger et tidspunkt, og det er det.

Bliv betalt, når du er booket

Det næste skridt? At sørge for, at jeg rent faktisk bliver betalt. Førhen ventede jeg på, at fakturaerne kom igennem (og lad os være ærlige, nogle gange glemte jeg at sende dem).

Nu er betalingen en del af flowet, når nogen booker. Ikke flere påmindelser. Ingen jagt. De booker. De betaler. Jeg dukker op. Den ene ændring gjorde min pengestrøm mere forudsigelig - og min arbejdsdag langt mindre frustrerende.

Indstil det én gang, og lad det køre

Efter en booking kommer al opfølgningen. Bekræftelser, påmindelser, takkemails - jeg plejede at sende dem alle sammen i hånden. Nu har jeg sat dem op til at blive sendt automatisk. Alle får, hvad de har brug for, uden at jeg rører ved noget. Det betyder færre udeblivelser og mindre tid brugt på at lege indbakke-tag. Jeg kan endda tilføje spørgsmål for at indsamle de oplysninger, jeg har brug for før et møde. Det hele er indbygget i tilmeldingsprocessen.

Og hvis jeg har travlt? Jeg opretter en begivenhed og får Doodle til at generere en mødebeskrivelse for mig. Nogle gange klikker jeg ikke engang to gange - jeg skriver bare, hvad jeg har brug for, og så er det klaret. Det er som at have en superhurtig hjælper, der allerede ved, hvad jeg vil have.

Hvorfor det er vigtigt, når du har travlt med at drive en virksomhed

Hvis du er freelancer, leder en nonprofit-organisation, har en sidegesjæft som underviser eller leder et teknisk team - så er din kalender din livline. Jo mere jeg kunne fjerne fra min tallerken, jo mere kunne jeg fokusere på det egentlige arbejde. Ikke administration. Ikke på at dobbelttjekke tider. Ikke på at rette fejl.

Da jeg først havde etableret det grundlæggende - en gratis software til planlægning af aftaler, der håndterer påmindelser og betalinger - begyndte jeg at få tid tilbage. Og ikke på en vag "tid er penge"-måde. Jeg mener timer hver uge, som jeg plejede at miste til administration.

Alt-i-et-værktøjet til travle mennesker

Jeg bruger Doodle. Fordi det kan alt det, jeg har talt om, og ikke beder mig om at springe over, hvor gærdet er lavest. Uanset om jeg skal lave en afstemning for at finde det bedste mødetidspunkt med en bestyrelse, oprette tilbagevendende begivenheder eller lade nye kunder booke og betale på én gang - så er jeg dækket ind.

Desuden kan jeg starte med den gratis version og vokse derfra. Det gjorde det nemt at teste og derefter holde fast i. Hvis du er klar til at stoppe med at jonglere med de små ting, er Doodle et forsøg værd.