Hvordan byen Arvada forbedrede mødekoordinationen for at betjene en voksende by

En undersøgelse af Doodle-brugeroplevelsen

Det lille team i byrådet i Arvada, Colorado, har til opgave at opfylde de forskellige kommunale behov hos Arvadas mere end 100.000 indbyggere og tager sig af alt fra polititjenester til bæredygtighedsinitiativer. Da vi talte med Charise Canales, der arbejder med nabolagsengagement på Arvadas City Manager's kontor, var hun ærlig omkring den vigtige rolle, som møder spiller i hendes hverdag.

Hun fortalte os, at hendes rolle "typisk indebærer koordinering af en masse møder - ligesom ethvert kommunalt job gør det". Dertil kommer, at mange af disse møder er med eksterne interessenter, uanset om de er samarbejdspartnere i erhvervslivet eller private borgere.

At holde hyppige møder med forskellige grupper af eksterne inviterede kan hurtigt give planlægningshovedpine. Men byen Arvada strømliner deres planlægning med Doodle Premium. "Vi bruger Doodle konstant", siger Charise.

Doodle muliggør problemfri planlægning på tværs af kalendersoftware til eksterne møder

Interne møder hos City of Arvada er nemme at planlægge, fordi alle på kontoret bruger den samme kalender. Charise forklarer: "Vi kan bare trække alles kalendere frem og finde en tom plads". Møder med eksterne interessenter plejede at være mere udfordrende.

Charise husker, at hun forsøgte at organisere store eksterne møder via e-mail: "Det var bare en masse frem og tilbage: Det her tidspunkt passer mig - men ikke den her person. Det var den mørke middelalder. Nu? "Hvis det er eksterne interessenter", siger Charise, "så bruger vi Doodle.".

Med Doodle Premium bliver mødetidspunktet automatisk lagt ind i deltagernes kalendere, når en hurtig Doodle-afstemning har afgjort det. Charise anslår, at hendes team sparer 3 timer om ugen, nu hvor de er gået over til at planlægge eksterne møder via en Doodle-teamplan.

Kickoff til folketællingen i 2020

Jo større projektet er, jo mere hovedpine kan mødeplanlægning give. Og projekter bliver ikke meget større end en folketælling i en by! På City Manager's kontor er medarbejderne i gang med at forberede sig på folketællingen i 2020. For at komme i gang er de ved at danne et Complete Count-udvalg med omkring 70 samfundsledere, som skal øge bevidstheden om folketællingen i Arvada.

Som Charise indrømmer, "er det en udfordring at få så mange mennesker ind i et rum". Men Doodle Premium har gjort det muligt for dem at få bolden til at rulle hurtigt, og de har allerede med succes planlagt og afholdt komiteens første træningssession. Når det næste gang er tid til at tjekke ind med Complete Count-udvalget, er det en no-brainer: De vil bruge Doodle igen.

Påmindelser er en game changer

Når deltagere ikke reagerer på mødeinvitationer, er det et stort arbejde at jagte dem individuelt. For Charise plejede det at være en tidskrævende og frustrerende opgave at minde folk om at bekræfte deres mødedisponibilitet.

"Især", siger hun, "når vi havde virkelig store møder, og jeg kun kunne få et par stykker til at svare. Men med Doodle Premium kan hun sætte deadlines for hver mødeinvitation, hun sender ud, og sende automatiske påmindelser til alle, der ikke har udfyldt spørgeskemaet - uden ekstra arbejde fra hendes side.

Anvendelsesområder: Teammøder, eksterne interessenter, en-til-en-møder, træningssessioner