Byen Arvada

En undersøgelse af Doodles brugeroplevelse

Det lille team i byrådet i Arvada, Colorado, har til opgave at opfylde de forskellige kommunale behov hos Arvadas mere end 100.000 indbyggere, og de tager sig af alt fra polititjenester til bæredygtighedsinitiativer. Da vi talte med Charise Canales, som er ansvarlig for naboskab i Arvadas City Manager's kontor, var hun meget åben om den vigtige rolle, møder spiller i hendes hverdag. Hun fortalte os, at hendes rolle "typisk involverer koordinering af en masse møder - ligesom ethvert kommunalt job gør". Dertil kommer, at mange af disse møder er med eksterne interessenter, hvad enten de er samarbejdspartnere eller private borgere. At holde hyppige møder med forskellige grupper af eksterne inviterede kan hurtigt give hovedbrud i planlægningen. Men City of Arvada strømliner deres planlægning med Doodle Premium. Charise siger: "Vi bruger Doodle konstant.

Doodle muliggør smidig planlægning på tværs af kalendersoftware til eksterne møder

Interne møder hos City of Arvada er nemme at planlægge, fordi alle på kontoret bruger den samme kalender. Charise forklarer: "Vi kan bare trække alles kalender frem og finde en ledig plads". Møder med eksterne interessenter plejede at være mere udfordrende. Carise husker, hvordan hun forsøgte at organisere store eksterne møder via e-mail: "Det var bare en masse frem og tilbage, som: Det her tidspunkt passer mig - men det passer ikke denne person. Det var den mørke middelalder. Nu? "Hvis det er eksterne interessenter," siger Charise, "så bruger vi Doodle. Med Doodle Premium, når en hurtig Doodle-afstemning har bestemt et mødetidspunkt, bliver det automatisk lagt ind i deltagernes kalendere. Charise anslår, at hendes team sparer 3 timer om ugen, nu hvor de er gået over til at planlægge eksterne møder via en Doodle-teamplan.

Kickoff til folketællingen i 2020

Jo større projektet er, jo mere hovedpine kan mødeplanlægningen give. Og der findes ikke meget større projekter end en folketælling i en by! På City Manager's kontor forbereder personalet sig på folketællingen i 2020. For at komme i gang er de ved at danne en Complete Count Committee med omkring 70 ledere fra lokalsamfundet, som skal øge bevidstheden om folketællingen i Arvada. Som Charise indrømmer, "er det en udfordring at få så mange mennesker ind i et rum". Men Doodle Premium har gjort det muligt for dem at få bolden til at rulle hurtigt, og de har allerede planlagt og afholdt udvalgets første træningssession. Når det næste gang er tid til at tjekke ind hos Complete Count Committee, er det en no-brainer: De vil bruge Doodle igen.

Påmindelser er en game changer

Når deltagere ikke svarer på invitationer til møder, er det et stort arbejde at opsøge dem individuelt. For Charise plejede det at være en tidskrævende og frustrerende opgave at minde folk om, at de skulle bekræfte deres tilgængelighed til møder. "Især," siger hun, "når vi havde virkelig store møder, og jeg kun kunne få et par personer til at svare. Men med Doodle Premium kan hun sætte deadlines for hver mødeinvitation, hun sender ud, og sende automatiske påmindelser til alle, der ikke har udfyldt afstemningen - uden ekstra arbejde fra hendes side.

Anvendelsesområder: Teammøder, eksterne interessenter, en-til-en, træningssessioner