Playbook til kunderne

Er du i en rolle med kundekontakt? Bliver du frustreret over at skulle finde tid til at tale med alle de mennesker, du skal tale med? Vi ved, hvor stort et problem det kan være, og derfor er Doodle her for at hjælpe dig.

I vores Client Facing Playbook har vi til formål at beskrive de udfordringer, du står over for, og hvordan du kan overvinde dem.

De største udfordringer i forbindelse med planlægning

"En tilfreds kunde er den bedste forretningsstrategi af alle. " - Michael LeBoeuf, bestsellerforfatter og managementprofessor.

Udtrykket "kundevendt" beskriver en lang række faggrupper og sektorer. Dette omfatter rekrutterings- og talentansvarlige, finansielle rådgivere, salg af teknologi og løsninger, ejendomsmæglere, konsulenter og account managers.

Alle disse roller står over for meget ensartede problemer, når det gælder møder.

• *Den uendelige e-mail frem og tilbage**. * De fleste virksomheder benytter sig stadig af tidskrævende og ikke-automatiserede metoder til at få møderne i bøgerne, f.eks. tilfældige telefonopkald eller, endnu værre, den evige omgang e-mail ping pong. Ikke alene er denne manuelle tilgang til planlægning langsom, men det konstante skift mellem forskellige opgaver, som f.eks. at tjekke tidsplaner og sende e-mails om tilgængelighed, mens man forsøger at undersøge nye forretningsmuligheder, kan gøre medarbejderne hele 80 % mindre produktive.

• * Møder folk på tværs af tidszoner**. * Mens multinationale virksomheder allerede er vant til de forstyrrelser, der er forbundet med at arbejde på tværs af flere lande, kontinenter og tidszoner, er det i stigende grad en udfordring, som selv små og mellemstore virksomheder må tage op på grund af tendenser som f.eks. fremkomsten af fjernarbejdskraft og gig-økonomi.

• *Få de rigtige folk til rette tid**.* En tredjedel af de professionelle mener, at deres virksomhed påvirkes negativt af, at de relevante personer er fraværende til møder. Hvis ikke alle de vigtigste interessenter og beslutningstagere er til stede i lokalet, kan det forsinke vigtige projekter og påvirke din kundeoplevelse og din evne til at skabe værdi for dine kunder.

• *For mange dårlige møder**.* Den amerikanske økonom Thomas Sowell har engang kommenteret: "Folk, der nyder møder, bør ikke have ansvaret for noget som helst."

Ifølge vores State of Meetings Report mener omkring 70 % af travle fagfolk i USA, Storbritannien og Tyskland, at dårlige møder koster dem værdifuld tid. For 89 procent af de adspurgte er dårlig organisering årsagen til problemet. Alt for mange møder mangler en konkret dagsorden, og de fleste forhåndsreferater bliver oftest læst i løbet af de første 30 minutter af det egentlige møde.

Hvordan det hjælper at automatisere processen

Der er en række fordele ved at bruge en planlægger som Doodle til at automatisere den måde, du organiserer dine møder på.

• **Den tidlige fugl fanger ormenCOPY00. For ti år siden fremhævede en undersøgelse, der blev offentliggjort i Harvard Business Review, vigtigheden af en times salgsregel. Når en sælger kontakter en potentiel kunde inden for en time efter den første kontakt, er der 60 gange større sandsynlighed for, at muligheden bliver til en kunde, end hvis sælgeren venter hele 24 timer med at følge op. I de ti år, der er gået siden, er en-timers-reglen blevet til fem-minutters-reglen. Hvis du kontakter et nyt lead inden for fem minutter, er der 100 gange større sandsynlighed for at nå dem og 21 gange større sandsynlighed for at kvalificere dem, end hvis du lader det gå 30 minutter.

• Indbegribelige 78 procent af kunderne køber fra den virksomhed, der først reagerer på deres interesse.

• *Byg bedre relationer op**. *Det er fem gange billigere at fastholde en nuværende kunde end at tiltrække en ny, så fokuser hele tiden på at pleje eksisterende kunder. Hovedårsagerne til, at kunderne afbryder forbindelsen med deres nuværende bureau, firma eller leverandør, er næsten altid relateret til forholdet: de føler sig forsømt, der er mangel på tillid, der er en følelse af apati over for din virksomhed eller tjenesteydelse, eller de føler ikke en positiv menneskelig forbindelse. Hvis der er én måde at få kunderne til at føle sig fuldstændig uværdsat på, er det ved at gøre det umuligt for dem at finde en passende tid til møder med dig og dit team.

Ved at bruge en automatiseret mødeproces kan du oprette brugerdefinerede kalendere, hvorved du kan dele din tilgængelighed med kunderne og give dem mulighed for at planlægge tid, når de har brug for det. Det får dem til at føle sig specielle og fjerner planlægningsbyrden fra dit team.

Hvordan Doodle-funktioner kan hjælpe

Booking-side

Vores Booking Page er i bund og grund en unik personlig kalender med tidsrum, der er udfyldt på forhånd i henhold til dine forudbestemte regler. Doodle opretter en unik URL, som du kan dele. Alle med dette link kan booke tid i din kalender uden nogen indsats fra din side, hvilket gør det til en game-changer for professionelle med kundekontakt med en stor mængde kundemøder.

Doodle 1:1s

Et fantastisk værktøj for rekrutteringsfolk. Opret et 1:1-møde med en række mulige mødetidspunkter, og send det til din gæst via e-mail eller en specifik URL. Doodle integreres med din kalender, og møderne synkroniseres automatisk, så du altid deler din tilgængelighed i realtid. Når gæsterne vælger deres slot, bliver det blokeret i din kalender og tilbydes ikke længere som en mulighed for andre inviterede for at undgå konflikter.

Doodle-grupper

Doodle Groups er en af de mest anvendte funktioner, fordi den gør det slut med den endeløse frem og tilbage-henvendelse af e-mails. Den kommer til sin ret, når du ønsker at organisere ting som f.eks. kundepræsentationer, kvartalsvise dybdeboringer, brainstorming-sessioner og afdelingsmøder. Det, der tidligere tog 30 e-mails og 30 dage, kan nu klares på få minutter.

Desuden gør det også en ende på hovedpine med tidszoner. Doodle identificerer automatisk gæsternes lokale tidszoner og viser mulighederne i deres lokale tid, hvilket er særligt nyttigt for virksomheder med flere lokationer eller medarbejdere på afstand.

Du kan finde endnu mere om, hvad Doodle kan gøre for dig, i den fulde rapport, der er vedhæftet denne side.