Bästa praxis för schemaläggning för handledare och lärare som arbetar på distans

Distanslärare och handledare spelar en avgörande roll i dagens utbildningsväsende. Det gäller särskilt för elever som behöver extra hjälp, ett flexibelt tempo eller individuellt stöd som vanliga skolor inte alltid kan erbjuda. Oavsett om du hjälper någon att förbereda sig inför prov, bygga upp självförtroendet i ett svårt ämne eller helt enkelt komma ikapp efter att ha hamnat efter, så är ditt arbete viktigt.

Men hur värdefulla dina möten än är, kan det snabbt bli överväldigande att hantera din kalender. Tidszoner, videverktyg, uteblivna deltagare och ändringar i sista minuten kan snabbt hopa sig om man inte har ett enkelt system på plats.

Här är några av de bästa metoderna för schemaläggning som hjälper distanslärare att hålla ordning, behålla sin mentala hälsa och spara tid.

1. Fastställ arbetstider och rasttider

Att ge privatlektioner online ger dig flexibilitet, men det betyder inte att du måste vara tillgänglig hela dagen. Ange tydligt vilka arbetstider du föredrar och glöm inte att planera in korta pauser mellan lektionerna. Att undervisa lektion efter lektion kan verka effektivt, men det leder ofta till utmattning.

Doodle-tips: Lägg in bufferttid mellan sessionerna så att du hinner ställa i ordning, hämta något att dricka eller förbereda dig inför nästa elev. Det ställer du in direkt i din bokningssida.

2. Gör din bokningssida lätt att hitta

Om folk inte vet hur de bokar dig så skickar de meddelanden i stället – och det betyder mer fram och tillbaka. Dela länken till din bokningssida på de ställen där dina elever redan finns.

Smarta ställen att lägga upp inlägg på: Din webbplats, e-postsignatur, skolans intranät, WhatsApp-grupp eller biografi på sociala medier.

3. Använd enhetliga sessionstyper

Genom att erbjuda tydliga alternativ blir det lättare att hantera ditt schema. Håll dig till standardlängder på lektionerna, till exempel 30 eller 60 minuter, så att eleverna vet vad de kan förvänta sig. Det underlättar också för dig att planera din dag utan besvärliga luckor eller lektioner som överlappar varandra.

Doodle-tips: Skapa olika bokningssidor för varje sessionstyp. Du kanske till exempel erbjuder en avstämning på 30 minuter eller en djupfokussession på 60 minuter. När du väl har skapat dem kan du återanvända dem när som helst utan att börja om från början.

4. Meddela eleverna när en plats blir ledig

Om någon avbokar i sista minuten behöver du inte förlora den tiden. Meddela dina övriga elever att en plats har blivit ledig.

Snabbt drag: Lägg upp din bokningssida i gruppchatten eller klasskanalen med ett enkelt ”last minute-session ledig nu!”-meddelande.

5. Planera utifrån skolkalendrar och högsäsonger

Många studenter är upptagna under tentaveckor, skollov eller större evenemang. Att försöka boka in möten under dessa perioder leder ofta till att deltagarna uteblir eller avbokar i sista minuten.

Smart vana: Boka in de lediga dagarna i förväg och använd dem till administrativa uppgifter, förberedelser eller för att ta en paus.

6. Samla in information inför mötet

Att sätta igång en lektion utan att veta vad eleven behöver är slöseri med tid. Ställ viktiga frågor när eleven bokar, till exempel vilket ämne hen behöver hjälp med eller vilket verktyg hen använder.

Doodle-tips: Lägg till egna frågor i din bokningssida så att du alltid har det du behöver innan samtalet börjar.

7. Ställ in formatet

Vissa studenter föredrar ett telefonsamtal, andra en Zoom-länk, men vänta inte med att bestämma dig till sista minuten. Du bör bestämma dig och ordna det i god tid.

Doodle-tips: Ange mötesformat och plats (t.ex. Zoom eller Google Meet) när du skapar sessionen, så att det står klart redan från början.

8. Samla in betalningar automatiskt

Du förtjänar att få betalt för din tid, och förskottsbetalning gör det lättare för eleverna att binda sig. Vid distansundervisning undviker man dessutom besvärliga uppföljningar och processen blir smidigare.

Med Doodle + Stripe, kan du ta betalt redan vid bokningstillfället. Vill du erbjuda kostnadsfria introduktionssessioner? Du kan stänga av betalningsfunktionen även för dessa sessioner.

9. Använd påminnelser för att minska antalet uteblivna besök

Även elever med de bästa avsikter glömmer saker. En snabb påminnelse dagen före eller till och med en timme före kan verkligen hjälpa.

Inbyggd hjälp: Doodle skickar automatiska påminnelser inför varje möte, så att du slipper tänka på det själv.

10. Återanvänd dina gruppomröstningar

Om du undervisar grupper, till exempel i konversationskurser eller små klasser för examensförberedelse, Gruppomröstning är ett utmärkt sätt att hitta den tid som passar alla bäst. När du väl har skapat en behöver du inte göra om det varje gång.

Doodle-tips: Duplicera tidigare gruppomröstningar för att spara tid och hålla ditt schemaläggande konsekvent vecka för vecka.

11. Håll koll på dina vanor

Om du hela tiden måste boka om ett visst tidsfönster, eller om samma dag ständigt blir inställd, är det värt att notera. Du behöver inte fortsätta att erbjuda något som inte längre fungerar.

Ett riktigt bra tips: Din kalender bör spegla vad som fungerar just nu, inte vad som fungerade förra terminen.

Du behöver inte sköta allt manuellt

Planeringen bör inte kräva mer energi än själva undervisningen. När din uppläggning är enkel och konsekvent är det mer troligt att dina elever kommer till lektionerna, håller ordning och får ut så mycket som möjligt av dem.

Prova Doodle och gör schemaläggningen till den enklaste delen av din privatundervisning.